Выбор системы автоматизации документооборота

Содержание

Введение……………………………………………………………………………..3

Описание объекта исследования…………………………………………………...5

Перечень критериев систематизированных по группам, предъявляемых к программному обеспечению для автоматизации…………………………………...…….8

Выбор системы  весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки……………………………………………………………………………………..…9

Поиск программных  продуктов…………………………………………………...11

Оценка программных  продуктов с точки зрения предъявляемых  основных функциональных требований и  системно-технических характеристик…………….…14

Отбор программных  продуктов, удовлетворяющих функциональным требованиям и системно – техническим характеристикам……………………………..20

Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением  и внедрением, выбор программного обеспечения для системы ДО……………………………………………22

Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации……………………………………………………………………………..24

Заключение…………………………………………………………………………26

Приложение 1………………………………………………………………………28

Приложение 2………………………………………………………………………29

Список использованной литературы и источников……………………………...30

 

 

Введение

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации  внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

На данный момент автоматизация документооборота также  необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется  традиционным способом:

- документы теряются;

- накапливается множество  документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает  в чужие руки;

- тратится масса рабочего  времени на поиск нужного документа  и формирование тематической  подборки документов;

- создается несколько  копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратится немало средств;

- на подготовку и  согласование документов тратится  много времени. 

Внедрение системы  электронного документооборота позволяет  решить все эти проблемы, а также:

- обеспечит слаженную  работу всех подразделений;

- упростит работу с  документами, повысит ее эффективность; 

- повысит производительность  труда сотрудников за счет  сокращения времени создания, обработки  и поиска документов;

- повысит оперативность  доступа к информации;

- позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Данной курсовая работа помогает определить необходимость  автоматизации документооборота в ЗАО «Ижевское Предприятие Промышленного Железнодорожного Транспорта» (далее – ЗАО «ИППЖТ»), а также определить  некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота.

Цель данной работы: выбрать систему автоматизации документационного обеспечения управления для ЗАО «ИППЖТ».

В соответствии с  целью определяем следующие задачи:

• Определить организационную структуру ЗАО «ИППЖТ», её функции;
• Определить уровень автоматизации ЗАО «ИППЖТ»;
• Ознакомиться с программными продуктами для автоматизации ЗАО «ИППЖТ»;
• Провести отбор программных продуктов с помощью экспертных оценок по критериям;
• Сделать выбор оптимального варианта программного обеспечения ЗАО «ИППЖТ»;
• Дать оценку экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.

В работе использовались следующие методы изучения: метод экспертных оценок, который наглядно представлен в работе, метод наблюдения (при прохождении практики), метод сбора и анализа нормативных документов администрации.

Для достижения цели работы мною были изучены печатные издания по технологии работы с документами, журналы «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера» изучена информация с сайтов тех программных продуктов, которые рассматриваются в курсовой работе, также используется такая литература как Галахов В.В., Корнеев И.К. «Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы» и Левин А.Ш. «Самоучитель работы на компьютере»

 

Описание объекта исследования

 

ЗАО "Ижевское Предприятие Промышленного Железнодорожного Транспорта" (ЗАО «ИППЖТ»)  - создано в 1961 году. Одно из немногих стабильно работающих транспортных предприятий Удмуртской Республики, оказывающих услуги по подаче-уборке вагонов, проведению погрузочно-разгрузочных работ, экспедированию грузов, а также по ремонту железнодорожных путей. Компания имеет собственный подвижной парк, а также парк путейской техники.

ЗАО «ИППЖТ» состоит из 7 структурных подразделений.

Возглавляет ЗАО «ИППЖТ»  генеральный директор, который имеет  одного заместителя. Все 7 подразделений связаны друг с другом информационными и документационными потоками. Между ними происходит ежедневный обмен текущей информацией.

Делопроизводством в ЗАО «ИППЖТ» занимаются офис-менеджер и начальник отдела кадров. Они осуществляет работу с письменными и устными обращениями граждан, входящими и исходящими документами, архивирования исполненных документов.

Начальник отдела кадров осуществляет работу с обращениями  граждан, офис-менеджер производят учет  входящей и исходящей корреспонденции, а также осуществляют контроль исполнения.

Все документы поступают  в приемную ЗАО «ИППЖТ» офис-менеджеру и регистрируются (централизованная система документооборота). Затем документ отдается на резолюцию генеральному директору. Генеральный директор ставит резолюцию в зависимости от тематики документа одному из начальников структурных подразделений, а начальник в свою очередь назначает исполнителя. Затем документ поступает исполнителю, и он готовит проект документа, который согласовывает с начальником структурного подразделения, а затем утверждает его у генерального директора. Затем документ отправляют через офис-менеджера нужному корреспонденту.

Дела формируются согласно номенклатуре дел.

При завершении дел в  делопроизводстве на них составляется опись, и дела сдаются в архив ЗАО «ИППЖТ».

В ЗАО «ИППЖТ» имеется служба безопасности, в задачи которой входит защита от несанкционированного доступа к конфиденциальным документам. Кроме того с каждым сотрудником проводится инструктаж по работе с такими документами. В ЗАО «ИППЖТ» ведется большая работа с персональными данными граждан, поэтому с каждого гражданина берется согласие на обработку его персональных данных.

При ведении бумажного документооборота в ЗАО «ИППЖТ» возникают следующие проблемы:

• неизбежная потеря документов, а значит информации;
• попадание документов и информации, содержащейся в них, в чужие руки;
• накопление «мусора» из множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
• большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;
• избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами; противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающих решения;
• бесконтрольность исполнителей, практически невозможно осуществить в короткие сроки доведение поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей;

- невозможность восстановления истории работы с документами;

• непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
• избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного и того же документа¹.

Поэтому в ЗАО «ИППЖТ» возникает необходимость автоматизации документооборота.

Теперь определим структуру информационных технологий ЗАО «ИППЖТ».

Составными компонентами компьютера являются:

 

1	Системный блок	MB GA-954GZM-S2 S775, DDR-533,SATAII, PCI-E
		CPU INTER Pentium E2140 (1,6 GHz) 1024, 800 MHz
		RAM DDR – II 1 Gb
		HDD 80 Gb WD800AAJS Serial ATA II, 7200 rpm
		DVD-RW/ + RW Sony NEC BLACK AD-7190A
		Glacialech Igloo 5057 (1B1S) [PP/A]
2	Монитор	Samsung SyncMaster 940N ЖК (TFT TN) 19", 1280x1024, 300 кд/м2, 700:1, 5 мс, 160°/160°, VGA
3	Клавиатура	Logitech Deluxe 250 Keyboard
4	Мышь	Logitech (P/N, оптическая)
5	Принтер	Brother MFC-7420R
7	Сканер	Brother MFC-7420R
8	Копир	Kyocera mita KM-1525

    В ЗАО «ИППЖТ» используется следующий сервер баз данных: 2 процессора по 4 ядра, интеллектуальная память 3 Гц – каждое ядро, 6Гб оперативная память, 1 ТБ – объем винчестера (каждый) – параллельно пишется на 2 винчестера, чтобы не потерялась информация (аппаратное зеркалирование данных).

Pentium 4, 3 Гц, 1Гб – памяти, 250 Гб внешней памяти – рабочая станция.

Windows Server 2008 R 2 – сервер. Windows ХР – рабочая станция.

С технической точки зрения здесь все хорошо. Программное и техническое обеспечение на необходимом уровне. Обеспечивает все потребности организации. Максимально эффективно задействовать имеющиеся ресурсы.

 

Перечень предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к системе автоматизации ДОУ.

Для реализации вычислительных технологий необходимы программные средства:

• системное программное обеспечение
• прикладное программное обеспечение (ПО).

Системное ПО:

1. Операционная система – Windows хр;
2. Драйверы - программа, которая позволяет расширять возможности DOS по управлению устройствами ввода-вывода (клавиатурой, жестким диском и др.), оперативной памятью и т.д.
3. Программы - оболочки - системные программы, которые обеспечивают более удобный и наглядный способ общения с компьютером: Aston shell, Talisman, Desktop , WinStep, Windows Explorer , Microsoft Bob и др.
4. Антивирусные программы - предназначены для предотвращения заражения компьютерным вирусом и ликвидации последствий заражения вирусом (Kaspersky).

Прикладное ПО:

1. Программа Microsoft Office - включает в себя систему подготовки текстовых документов (Word), систему подготовки табличных документов (Excel), систему управления БД для обеспечения хранения больших объемов структурированной информации MS SQL 2000 и MS Access.
2. Программы Архивации - предназначены для созданий копий файлов в сжатом виде (WinRAR 3.70 RU)
3. Средства электронных коммуникаций – предназначены для доступа ко всем ресурсам Интернет (Microsoft Outlok Express)
4. Система оптического распознавания Fine Reader 6.0 Professional.

Таким образом, при выборе системы автоматизации ДОУ необходимо изучить штатно-организационную структуру организации, установить задачи и функции ДОУ, а также определить уровень автоматизации ДОУ. В состав системы должен входить набор взаимосвязанных подсистем, которые позволяют вести учет и оперативно получать информацию для управленческих решений.

 

 Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки.

Для того, чтобы выбрать какой-либо продукт для начала представим систему критериев по которым мы их будем отбирать. Оценка проводится по критериям: функциональным и системно-техническим. Критерии разместим в таблице с указанием минимального и максимального бала:

 

Критерии	Количество баллов
1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ	От 0 до 100
1.1. Делопроизводство	От 0 до 50
1.1.1. регистрация документов	От 0 до 10
1.1.2. контроль исполнения	От 0 до 10
1.1.3. поиск регистрационной  карточки	От 0 до 10
1.1.4. ведение номенклатуры  дел	От 0 до 10
1.1.5. подготовка статистических данных	От 0 до 5
1.1.6. учет передачи  подлинников и копий	От 0 до 5
1.2. Электронный архив	От 0 до 20
1.2.1 Полнофункциональный  поиск	От 0 до 20
1.3. Обеспечение задач электронного документооборота	От 0 до 30
1.3.1. ЭЦП	От 0 до 15
1.3.2. Средства криптозащиты	От 0 до 5
1.3.3. Регистрация документов,  поступивших по электронным каналам  связи.	От 0 до 10
2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ  ТРЕБОВАНИЯ	От 0 до 100
2.1. Программная реализация	От 0 до 30
2.1.1. Технология клиент-сервер	От 0 до 10
2.1.2. Технология интернет/интранет	От 0 до 5
2.1.3. Поддержка стандартов открытых  систем	От 0 до 5
2.1.4. Наличие средств разработки  приложений	От 0 до 5
2.1.5. Приятный интерфейс	От 0 до 5
2.2 Сетевая ОС для клиентской части	От 0 до 20
2.3. Эксплуатационные требования	От 0 до 30
2.3.1. Надежность	От 0 до 5
2.3.2. Безопасность системы	От 0 до 5
2.3.3. Администрирование системы	От 0 до 5
2.3.4. Количество одновременно работающих пользователей – до 100 человек	От 0 до 5
2.3.5. Средний объем документопотока  (в год) - до 7000	От 0 до 5
2.3.6. Ориентировочная цена системы  (50 рабочих мест)	От 0 до 5
2.4. Адаптационные возможности	От 0 до 20
2.4.1. Простота установки	От 0 до 5
2.4.2. Удобство настройки системы	От 0 до 10
2.4.3. Возможность развития системы.	От 0 до 5