Выбор системы автоматизации документооборота

 

В качестве экспертов выступали  сотрудники ЗАО «ИППЖТ». После того как каждый эксперт проставил свои оценки, были подсчитаны суммарные баллы по каждому виду требований.

 

Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным требованиям и системно – техническим характеристикам.

 

Таким образом, проставив экспертные оценки пяти программным продуктам, подведем итог: программная система «Золушка» набрала наименьшее количество баллов, наибольшее количество баллов получила автоматизированная система 1С. Документооборот.

На основании этого, возможным вариантом автоматизированной системы ЗАО «ИППЖТ» может быть 1С. Документооборот.

Программа «1С  Документооборот 8» решает задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников на предприятии, организации документооборота и контроля исполнительской дисциплины:

• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
• поддержка ведения бумажного делопроизводства и документооборота;
• учет и анализ рабочего времени сотрудников;
• полнотекстовый поиск любых данных.

Из описанного круга решаемых проблем становится ясно, что данная система 1С. Документооборот достаточно объемна. В конфигурации программы "1С:Документооборот 8" коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Архитектура системы 1С:Документооборот поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

 

Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и  внедрением, выбор программного обеспечения для системы ДО.

DocsVision Делопроизводство

Затраты на покупку:	Количество лицензий -10 Базовая редакция – 45 000 руб Расширенная редакция - 85 000 руб. Корпоративная редакция - 120 000 руб. Быстрый старт – 85 000 руб. SharePoint  редакция – 85 000 руб. 4600 руб. за каждое  дополнительное место (базовая  и расширенная редакция). 6400 руб. за каждое  дополнительное место (корпоративная редакция) 5500 руб. за каждое  дополнительное место (SharePoint  редакция)
Приобретени ПО:	5500 руб. (10 раб.мест)

 

DIRECTUM

Затраты на покупку:	Серверная лицензия системы Редакция Lite - 7 900 руб.   Редакция Standard - 14 700 руб. Редакция Enterprise - 25 500 руб. Клиентская лицензия Базовые модули Редакция Lite -  3 200 руб. Редакция Standard - 5 900 руб. Редакция Enterprise - 10 200 руб. Пакет 20 клиентских лицензий Базовые модули  Редакция Lite - 60 800 руб. Редакция Standard -112 100 руб.  Редакция Enterprise - 193 800 руб.
Приобретени ПО:	6500 руб. (10 раб.мест)

 

1С.Документооборот

Затраты на покупку:	Программа – от 30 000 руб. ИТС ПРОФ – от 6 693 руб. Абонентское обслуживание программы 1С – от 2 160 руб. в квартал. Разовые работы по 1С – от 800 руб./час. Методическое издание  – 300 руб.
Приобретени ПО:	39 953 руб. (10 раб.мест)

 

Рассмотрев приведенные  цены на программные продукты, можно  сделать следующие выводы:

• самым дорогим программным продуктом является 1С. Делопроизводство;
• самым малозатратным в финансовом плане является программный продукт DocsVision Делопроизводство.

Следуя из вышесказанного – программный продукт DocsVision Делопроизводство является самым малозатратным в  финансовом плане, это делает его  более привлекательным в отношении к другим программным продуктам, но он не сможет удовлетворить все потребности в работе с электронным документооборотом  ЗАО «ИППЖТ», поэтому свой выбор я остановила на 1С. Документооборот. Эта программа удовлетворяет необходимым требованиям при ведении электронного документооборота, таким образом, это оправдает высокую цену 1С. Документооборот.

 

 

Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.

 

Для оценки экономической эффективности при внедрении системы автоматизации необходимо определить измеряемые параметры: объем документооборота, время на выполнение операций с документами, при этом берем данные до внедрения системы и после внедрения системы.

Выполняемые операции	Среднее время выполнения до внедрения системы, мин.	Среднее время выполнения после внедрения системы, мин.	Число сотрудников, выполняющих операцию	Ежемесячное     количество операций	Суммарные            затраты времени до внедрения системы, чел.-дни.	Суммарные           затраты времени   после   внедрения системы, чел.-дни.
составление приказа по личному составу	30	15	1	16	30	15
документирование процедуры приема на работу	30	15	1	16	9	4
документирование процедуры перемещения на другую работу	25	5	2	60	25	5
документирование процедуры поощрения	20	10	3	250	69	28
документирование процедуры увольнения	30	15	3	35	9	4
подготовка отчетной и отчетно-справочной документации	240	30	2	50	200	25
ведение табеля учета рабочего времени	60	20	1	30	60	20
ИТОГО	435	110	13	457	402	101

 

Итак, определив итоговые суммарные затраты времени, получаем следующие результаты:

• до внедрения АС = 402
• после внедрения АС = 101.

Таким образом, определив итоговые суммарные затраты времени, далее, не проводя никаких математических вычислений, можно сделать вывод, что внедрение автоматизированной системы в ЗАО «ИППЖТ» является положительным результатом, т.к. сокращается время для выполнения операции с документами, а значит повышается эффективность и качество работы. Также уменьшается необходимость в большой штатной численности сотрудников, выполняющих операции с документами, и это приводит к увеличению заработной платы сотрудникам, что также является положительным фактом.

В ЗАО «ИППЖТ» система 1С. Документооборот используется пока преимущественно в качестве программы для регистрации входящих и исходящих документов. Регистрация производится централизовано в приемной офис-менеджера ЗАО «ИППЖТ». Но доступ к самой системе имеют практически все сотрудники организации. Пока полностью все возможности системы не задействованы. Но в дальнейшем планируется полностью перейти на документооборот по данной системе.

 

Заключение

 

В результате проведенного исследования мною осуществлена попытка проведения выбора системы автоматизации документационного обеспечения управления для ЗАО «Ижевское Предприятие Промышленного Железнодорожного Транспорта».

Следующие задачи были решены:

1. Изучена организационная структура предприятия, проанализированы её функции.
2. Выделены проблемы, возникающие при работе с бумажными документами.
3. Составлена схема структуры информационных технологий ДОУ; рассмотрены программные средства: системное ПО и прикладное ПО.
4. Составлен перечень делопроизводственных процессов, подлежащих автоматизации.
5. Рассмотрены программные продукты для автоматизации службы ДОУ; проанализированы возможности каждой автоматизированной системы.
6. Составлена таблица для отбора программных продуктов с помощью экспертных оценок по критериям, а также проставлены оценки по каждому варианту программного обеспечения. Критерии определены по функциональным и системно-техническим требованиям.
7. Получив суммарную оценку по каждому варианту программного обеспечения, выявлен программный продукт, получивший наибольшую суммарную оценку - это и есть оптимальный вариант программного обеспечения ДОУ.

8. Дана оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации. Для этого составлена таблица, где приведены наиболее значимые операции по работе с кадровой документацией, по которым проставляются данные до внедрения автоматизированной системы в работу и после внедрения.

Проанализировав все этапы исследования, можно отметить, что каждая организация, учреждение или предприятие проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых компьютерных технологий.

Основные факторы эффективности  автоматизации документооборота с использованием предлагаемого программного решения:

• Экономия организационно-технических затрат, связанных с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними.
• Упорядочение технологии работы с документами. Внедрение единой компьютерной технологии позволяет учреждению перейти на единую систему делопроизводства и документооборота.
• Ускорение прохождения документов в учреждении за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций.
• Полный контроль над документами и работой персонала с ними. Средства системы позволяют осуществлять как оперативный контроль за деятельностью предприятия, так и аналитическую обработку накапливаемых данных о документах и работе с ними персонала.

 

Список использованной литературы и источников

 

1. Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. - 2006. - №10.
2. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.
3. Левин А.Ш. Самоучитель работы на компьютере. 9-е изд. - СПб.: Питер, 2006.
4. Серов Г.А. Знакомство с интегрированными системами кадрового учета и делопроизводства // Секретарское дело. - 2003. - № 8.
5. Постановление Государственного комитета статистики Российской Федерации № 1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
6. www.directum.ru
7. www.notice.ru
8. www.olimp.udm.ru
9. www.docvision.com
10. http://v8.1c.ru/doc8/