Автор: Пользователь скрыл имя, 08 Ноября 2012 в 09:41, курсовая работа
Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. На данный момент автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много.
Введение……………………………………………………………………………..3
Описание объекта исследования…………………………………………………...5
Перечень критериев систематизированных по группам, предъявляемых к программному обеспечению для автоматизации…………………………………...…….8
Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки……………………………………………………………………………………..…9
Поиск программных продуктов…………………………………………………...11
Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик…………….…14
Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным требованиям и системно – техническим характеристикам……………………………..20
Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением, выбор программного обеспечения для системы ДО……………………………………………22
Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации……………………………………………………………………………..24
Заключение…………………………………………………………………………26
Список использованной литературы и источников……………………………...30
В качестве экспертов выступали сотрудники ЗАО «ИППЖТ». После того как каждый эксперт проставил свои оценки, были подсчитаны суммарные баллы по каждому виду требований.
Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным требованиям и системно – техническим характеристикам.
Таким образом, проставив экспертные оценки пяти программным продуктам, подведем итог: программная система «Золушка» набрала наименьшее количество баллов, наибольшее количество баллов получила автоматизированная система 1С. Документооборот.
На основании этого, возможным вариантом автоматизированной системы ЗАО «ИППЖТ» может быть 1С. Документооборот.
Программа «1С Документооборот 8» решает задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников на предприятии, организации документооборота и контроля исполнительской дисциплины:
Из описанного круга решаемых проблем становится ясно, что данная система 1С. Документооборот достаточно объемна. В конфигурации программы "1С:Документооборот 8" коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:
Архитектура системы 1С:Документооборот поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением, выбор программного обеспечения для системы ДО.
DocsVision Делопроизводство
Затраты на покупку: |
Количество лицензий -10 Базовая редакция – 45 000 руб Расширенная редакция - 85 000 руб. Корпоративная редакция - 120 000 руб. Быстрый старт – 85 000 руб. SharePoint редакция – 85 000 руб. 4600 руб. за каждое дополнительное место (базовая и расширенная редакция). 6400 руб. за каждое дополнительное место (корпоративная редакция) 5500 руб. за каждое
дополнительное место (SharePoi |
Приобретени ПО: |
5500 руб. (10 раб.мест) |
DIRECTUM
Затраты на покупку: |
Серверная лицензия системы Редакция Lite - 7 900 руб. Редакция Standard - 14 700 руб. Редакция Enterprise - 25 500 руб. Клиентская лицензия Базовые модули Редакция Lite - 3 200 руб. Редакция Standard - 5 900 руб. Редакция Enterprise - 10 200 руб. Пакет 20 клиентских лицензий Базовые модули Редакция Lite - 60 800 руб. Редакция Standard -112 100 руб. Редакция Enterprise - 193 800 руб. |
Приобретени ПО: |
6500 руб. (10 раб.мест) |
1С.Документооборот
Затраты на покупку: |
Программа – от 30 000 руб. ИТС ПРОФ – от 6 693 руб. Абонентское обслуживание программы 1С – от 2 160 руб. в квартал. Разовые работы по 1С – от 800 руб./час. Методическое издание – 300 руб. |
Приобретени ПО: |
39 953 руб. (10 раб.мест) |
Рассмотрев приведенные цены на программные продукты, можно сделать следующие выводы:
Следуя из вышесказанного – программный продукт DocsVision Делопроизводство является самым малозатратным в финансовом плане, это делает его более привлекательным в отношении к другим программным продуктам, но он не сможет удовлетворить все потребности в работе с электронным документооборотом ЗАО «ИППЖТ», поэтому свой выбор я остановила на 1С. Документооборот. Эта программа удовлетворяет необходимым требованиям при ведении электронного документооборота, таким образом, это оправдает высокую цену 1С. Документооборот.
Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.
Для оценки экономической эффективности при внедрении системы автоматизации необходимо определить измеряемые параметры: объем документооборота, время на выполнение операций с документами, при этом берем данные до внедрения системы и после внедрения системы.
Выполняемые операции |
Среднее время выполнения до внедрения системы, мин. |
Среднее время выполнения после внедрения системы, мин. |
Число сотрудников, выполняющих операцию |
Ежемесячное количество операций |
Суммарные затраты времени до внедрения системы, чел.-дни. |
Суммарные затраты времени после внедрения системы, чел.-дни. |
составление приказа по личному составу |
30 |
15 |
1 |
16 |
30 |
15 |
документирование процедуры приема на работу |
30 |
15 |
1 |
16 |
9 |
4 |
документирование процедуры перемещения на другую работу |
25 |
5 |
2 |
60 |
25 |
5 |
документирование процедуры поощрения |
20 |
10 |
3 |
250 |
69 |
28 |
документирование процедуры увольнения |
30 |
15 |
3 |
35 |
9 |
4 |
подготовка отчетной и отчетно-справочной документации |
240 |
30 |
2 |
50 |
200 |
25 |
ведение табеля учета рабочего времени |
60 |
20 |
1 |
30 |
60 |
20 |
ИТОГО |
435 |
110 |
13 |
457 |
402 |
101 |
Итак, определив итоговые суммарные затраты времени, получаем следующие результаты:
Таким образом, определив итоговые суммарные затраты времени, далее, не проводя никаких математических вычислений, можно сделать вывод, что внедрение автоматизированной системы в ЗАО «ИППЖТ» является положительным результатом, т.к. сокращается время для выполнения операции с документами, а значит повышается эффективность и качество работы. Также уменьшается необходимость в большой штатной численности сотрудников, выполняющих операции с документами, и это приводит к увеличению заработной платы сотрудникам, что также является положительным фактом.
В ЗАО «ИППЖТ» система 1С. Документооборот используется пока преимущественно в качестве программы для регистрации входящих и исходящих документов. Регистрация производится централизовано в приемной офис-менеджера ЗАО «ИППЖТ». Но доступ к самой системе имеют практически все сотрудники организации. Пока полностью все возможности системы не задействованы. Но в дальнейшем планируется полностью перейти на документооборот по данной системе.
Заключение
В результате проведенного исследования мною осуществлена попытка проведения выбора системы автоматизации документационного обеспечения управления для ЗАО «Ижевское Предприятие Промышленного Железнодорожного Транспорта».
Следующие задачи были решены:
8. Дана оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации. Для этого составлена таблица, где приведены наиболее значимые операции по работе с кадровой документацией, по которым проставляются данные до внедрения автоматизированной системы в работу и после внедрения.
Проанализировав все этапы исследования, можно отметить, что каждая организация, учреждение или предприятие проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых компьютерных технологий.
Основные факторы
Список использованной литературы и источников
Информация о работе Выбор системы автоматизации документооборота