Анализ и разработка системы автоматизации документооборота для предприятия ООО «Элси-Медиа»

     Введение 

     Задача  накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством  на всех этапах его развития. В течение  долгого времени основными инструментами  для ее решения были мозг, язык и  слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть “бумажной информатикой”.

     Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин (ЭВМ). Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

     Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

     При решении очередной задачи система  нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база (информационная, или база данных) находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.

     Хранение  информации в памяти ЭВМ придает  этой информации принципиально новое  качество динамичности, т.е. способности  к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати, которыми снабжены современные ЭВМ, позволяют в случае необходимости быстро представить любую выборку из этой информации в форме представления на бумаге.

     По  мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления соответствующими объектами, в которых, как правило, не ограничиваются одной ЭВМ, а в составе двух и более ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.

     В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в  качестве инструмента для делопроизводства и рационализации труда. Их использование  позволяет сократить время, требуемое  на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для предприятия прямой экономический эффект.

     Разумеется, для раскрытия всех потенциальных  возможностей, которые несет в  себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных  и аппаратных средств максимально  соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность предприятий в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

     Целью данной выпускной работы является анализ и разработка системы автоматизации  документооборота для предприятия  ООО «Элси-Медиа».

     Компания  «ЭЛСИ» была основана в апреле 1999 года.

     Она сегодня охватывает практически  все направления выбранной сферы  деятельности, а именно:

     • продажа компьютеров и комплектующих  любой сложности;

     • продажа любой оргтехники;

     • продажа расходных материалов и  бумаги;

     Одним из прогрессивных направлений работы компании является расширение сети региональных филиалов и представительств.

 

      Глава 1. Принципы автоматизации делопроизводства 

     С точки зрения системы автоматизации  делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

     Автоматизированные  системы делопроизводства делятся  на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

     В настоящее время основная концепция  автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

     Из  важнейших характеристик СУЭД специалисты  обычно выделяют следующие:

     программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

     поддержка распределенной обработки информации;

     возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

     открытость  архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

     типы  документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

     коллективная  работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

     возможность работы по "свободной" схеме (без  жесткой фиксации маршрутов);

     средства  для определения маршрутных схем прохождения документов;

     возможности контроля за прохождением документов;

     способ  оповещения должностных лиц;

     особенности настройки продукта для нужд конкретного  заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

     средства  регламентации доступа и криптозащиты;

     средства  оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

     ориентация  на традиционную российскую концепцию  документооборота.

     Системы управления электронными архивами характеризуются  следующими функциями:

     ВВОД.

     Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

     ХРАНЕНИЕ.

     Централизованное  хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

     возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

     организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

     высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

     экономию  средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

     возможность централизованного развития вычислительных средств. 

     1.1 Выявление и моделирование бизнес – процессов 

     Создаваемая модель бизнес-процессов организации  строится на базе построенных бизнес-процессов  по результатам обследования деятельности организации, проводимого на уровне подразделений.

     На  этом этапе проводится обследование подразделений, в результате которого выявляются выполняемые в них  основные функции, их вход и выход. Эти  функции распределяются по бизнес-процессам, проходящим через каждое подразделение. В результате формируются и уточняются общие списки бизнес-процессов и функций по подразделениям, списки входных и выходных документов и другие характеристики, и вся эта информация наполняет каждый бизнес-процесс конкретным содержанием.

     В процессе отображения бизнес-процессов  по уровням организационной иерархии формируется и уточняется общий  список бизнес-процессов, и могут  появиться новые бизнес-процессы.

     Главной целью создания модели бизнес-процессов  предприятия является детализация описания деятельности организации. От уровня описания реализации общих бизнес-процессов в организации и списковых моделей в подразделениях до уровня детальных моделей подразделений, позволяющих выделить все функции подразделений, обрабатываемые документы, основные данные, описать регламент работы персонала и создать в итоге функциональную модель организации и концептуальную модель данных.

     Выявленные  в процессе обследования подразделения  функции распределяются по бизнес-процессам  этого подразделения, наполняя их конкретными работами данного подразделения. При этом описания бизнес-процессов могут дополняться и уточняться. В моделях описываются и детализируются бизнес-процессы, функции, информационные потоки, входные и выходные документы, взаимодействие внутри организации и с внешними объектами, данные, бизнес - правила, роли персонала и регламент, их взаимосвязи, временные и прочие характеристики.

     Модель  бизнес-процессов ООО «Элси», создана в средстве анализа (Upper CASE), предназначенном для построения и анализа моделей предметной области (BPwin (Logic Works)). На основе созданной в Bpwin системе, можно построить отчеты, диаграммы.

     BPwin – это мощный инструмент моделирования,  который используется для анализа,  документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес - процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высоко затратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации. 

       

     Детальное рассмотрение механизма работы ООО «Элси»:

 

       

     Закупка товара. В главном офисе с главного склада на данное подразделение "Элси" выписывается товар. Сопроводительные документы: сверка приема на тех.обслуживание, расходная накладная. Там получается товар и привозится сюда. Здесь производится оприходование товара. Сопроводительные документы: накладная на приход товара. Сотрудники склада сравнивают расходную накладную и приходную, если они чего-то не досчитывают, необходимо из нашего прихода удалить позицию, а в главном офисе сделать «Возврат от покупателя» данного подразделения "Элси". Словом, расход в главном офисе = приход в рассматриваемом подразделении.