Система управленческого финансового учета на торговом предприятии

 

Продолжение таблицы 2

1	2	3	4
Степень точности	Множество приблизительных  оценок	Незначительные  отклонения в отчетности	Незначительные  отклонения в отчетности
Конфиденциальность информации	Носит конфиденциальный характер и требует защиты	Публичная	Налоговая тайна

Оценивать эффективность  бизнеса на основании данных регламентированного  учета сложно, а иногда и невозможно (например, если предприятие оптимизирует налогообложение) [39]. Поэтому в большинстве компаний в дополнение к регламентированному учету ведется управленческий учет, который призван ответить на самые насущные вопросы собственников и руководителей бизнеса: «Сколько денег принесла фирма в прошлом месяце?», «Какие подразделения сработали «в плюс», а какие – «в минус»?», «Какова рентабельность того или иного бизнеса?» и т.д.

Управленческий учет  возник на стыке двух культур –  финансового учета и менеджмента. Менеджмент всегда нуждался в информации, но финансовый учет, по мере развития и  усложнения деловой среды, давал  менеджерам все меньше необходимой  информации. Поэтому управленческий учет возник не просто в развитие бухгалтерского учета, а как новая самостоятельная  дисциплина. Управленческий учет использует не только фактические данные о совершенных  операциях, но и аналитические, оценочные  данные, а также данные о возможных  событиях в будущем (планы и бюджеты), представляет руководителю не только количественную, но и качественную (неформальную) информацию. 

Управленческий учет появился в США в конце 50-х годов. Он развился из учета расходов (англ, cost accounting) в результате необходимости повышения оперативного учета себестоимости продукции и обеспечения процесса управления производством соответствующей информацией. Американский экономист Чарльз Хорнгрен определял, что учет производственных расходов и калькуляция себестоимости продукции осуществляются для трех главных целей: оперативного планирования и контроля; определения себестоимости продукции; принятия специальных решений. В связи с таким подходом этот раздел учетной деятельности стал называться вместо «учета расходов» управленческим учетом. В Германии и раде других стран данная концепция получила наименование контроллинга. [22]

Вышеизложенное позволяет заключить: в современных условиях информация, предоставляемая руководителям и менеджерам, должна быть оперативной, высокого качества и удовлетворять потребностям как внешних, так и внутренних пользователей информации. Это означает, что генерируемая управленческим учетом информация должна быть экономичной (эффект от ее использования должен быть выше затрат на подготовку) и, вместе с тем, удовлетворять информационным запросам ее пользователей на разных уровнях управленческой иерархии. Предоставляемая информация должна быть необходимой, существенной и целесообразной, исключающей лишние показатели. Кроме того, необходимо, чтобы информация формировалась с наименьшими затратами труда и времени [28]. Все это обуславливает необходимость ведения управленческого учета на любом предприятии, независимо от его специфики и отраслевой принадлежности.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Учетная политика и план счетов управленческого финансового учета

 

Учетная политика

Для целей различных видов  учета информация, формируемая посредством  той или иной учетной политики, может различаться методами ее подготовки, что наглядно отражено в таблице Приложения 1. Здесь видно, что принципы и правила ведения указанных видов учета различны: пункты (п. 21-27), имеющие отражение исключительно в сфере управленческого учета. В отличие от финансового и налогового видов учета управленческий учет законодательно не регламентируется и ведется в соответствии с информационными запросами менеджеров конкретной организации. Управленческий учет может осуществляться с использованием принципов международных стандартов финансовой отчетности и внутренних регламентов, разработанных организацией самостоятельно. Анализ сведений, приведенных в таблице Приложения 1, позволяет заключить, что для целей систематизации информации помимо финансовой и налоговой учетной политики, организации необходима учетная политика, разработанная в цепях управленческого учета.

Из таблицы приложения 1 видно, что большинство положений  учетной политики управленческого  учета определятся экономическим  смыслом и внутренней политикой  организации.

План счетов

Любая хозяйственная операция обязательно обладает двойственностью  и взаимностью. Для сохранения этих свойств и контроля за записями хозяйственных операций на счетах в бухгалтерском учете используется способ двойной записи. Двойная запись представляет собой запись, в результате которой каждая хозяйственная операция отражается на счетах учета дважды: в дебет одного счета и одновременно в кредит другого взаимосвязанного с ним счета на одинаковую сумму [38].

Типовая программа управленческого финансового учета «1С:Управляющий» также использует метод двойной записи, что позволяет отследить источники получения и направления расходования средств, а также устранить человеческий фактор и избежать ошибок в учете.

Проводки формируются  при проведении документов, и данные скапливаются на регистрах, которые  после проведения регламентных операций формируют отчетность. Поскольку  управленческая финансовая отчетность выполняет другие функции, нежели регламентированная бухгалтерская, план счетов управленческого  учета отличается от планов счетов бухгалтерского и налогового учета не только количеством счетов и их упрощенностью, но и аналитикой в разрезе каждого конкретного счета. В приложении 2 представлена аналитическая таблица, в которой сопоставлены счета управленческого учета, и их аналогии в бухгалтерском учете.

В корне иерархии управленческого  плана счетов выделяются четыре группы счетов: «СРЕДСТВА», «ИСТОЧНИКИ», «РАСЧЕТЫ» и «ЗАКРЫВАЮЩИЕСЯ СЧЕТА».

Счета, входящие в группу «СРЕДСТВА», говоря бухгалтерским языком, являются активными, то есть предназначены для отражения состояния и движения хозяйственных средств. Хозяйственные средства показываются в активе баланса. Счета группы «ИСТОЧНИКИ» отражают пассив баланса. Счета группы «РАСЧЕТЫ» являются аналогичными активно-пассивным счетам бухгалтерского плана счетов. [41]

Первые три группы - это  разделы баланса, и мы можем видеть их в отчете «Управленческий Баланс«. Четвертая группа, «ЗАКРЫВАЮЩИЕСЯ СЧЕТА», появляется в балансе только тогда, когда регламентные операции или начальные остатки введены некорректно (в отчете она отражается под именем «Разница между активом и пассивом»).

При рассмотрении таблицы в приложении 2, становятся понятными основные принципы формирования системы управленческого финансового учета.

Основное отличие управленческого  плана счетов, реализованного в ПП «1С:Управляющий» от бухгалтерского плана счетов – его обобщенность, например, счета расчетов сгруппированы по видам контрагентов, не ведется аналитика по договорам и документам расчетов. Также в управленческом учете нет деления имущества на основные средства и нематериальные активы, кроме того, нет критериев по которым тот или иной актив относится к имуществу, а не материалам.

Это позволяет упростить  ведение учета, избавиться от лишних данных и построить удобную информационную систему, которой может пользоваться руководитель для принятия тактических  и стратегических управленческих решений.

Таким образом,   управленческий план счетов позволяет построить баланс предприятия, с помощью которого руководитель может контролировать реальные остатки материальных активов, капитал, прибыль, а также состояние дебиторской и кредиторской задолженности.

В главе 2. будут рассмотрены  особенности системы сбора учетной информации для управленческого финансового учета в торговых организациях.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава II Практика формирования системы управленческого финансового учета на торговом предприятии

1. Место управленческого финансового учета в системе информационного обеспечения принятия управленческих решений в торговле

 

В торговле, прежде всего, следует  учитывать, что она представляет собой предпринимательство, которое  непосредственно связано с проведением  операций купли-продажи и услугами, которые она призвана оказывать  потребителям товарной продукции. Выделяют два типа торговли: оптовая торговля и розничная. Такая классификация  существенно влияет на особенности  учета в торговле. Например, в  зависимости от того, какой тип  преобладает на том или ином предприятии, в значительной мере зависят технологии складского учета, порядок учета  и оприходования хранимой продукции, процедуры ее оформления и поставки потребителям.

Управлением торговой организацией занимаются менеджеры разной иерархии и с различными должностными обязанностями. С одной стороны – это управленцы, занимающиеся текущими операциями и  контролирующие сам процесс торговли: менеджеры по закупкам, по продажам, кладовщики, менеджеры по работе с  клиентами, с поставщиками, с другой стороны – менеджеры, осуществляющие тактическое и стратегическое управление компанией, принимающие управленческие решения, связанные с финансированием  и расходованием денежных средств: финансовые менеджеры, топ-менеджмент.

Разделение информации управленческого  учета на несколько видов, а также  использование данной информации менеджерами  разной иерархии обусловило существование двух видов управленческого учета - оперативного и финансового. Управленческий оперативный учет помогает контролировать движения товарно-материальных ценностей: делать сверки с контрагентами, проводить инвентаризацию на складе, устанавливать цены и планировать покупки. Эта информация представляет ценность для менеджеров, непосредственно отвечающих за производство и сбыт продукции. Например, сотрудник может в любой момент уточнить, имеется ли на складе требуемое количество изделий. Данные оперативного управленческого учета также являются информационной базой для управленческого финансового учета.

Управленческий оперативный  учет для предприятий торговли во всем мире используется уже много  лет. Широкое применение на российском рынке он приобрел с выпуском программы  «1С:Торговля и склад». В настоящее время большинство торговых организаций в России используют программу «1С:Управление торговлей 8», которая автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности [36]:

• управление отношениями с клиентами,
• управление правилами продаж,
• управление процессами продаж:
• управление торговыми представителями,
• управление запасами,
• управление закупками,
• управление складом,
• управление финансами,
• контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия.

Можно сказать, что оперативный  управленческий учет в торговле –  это набор числовых показателей, используемых для операционного  и стратегического управления фирмой. В отличии от бухгалтерского учета, требования и нормативные документы по ведению управленческого оперативного учета отсутствуют: все определяется потребностями менеджмента компании. Данными учета могут быть денежные значения (например, оборот магазина в рублях), натуральные значения (например, среднее количество посетителей магазина в день) или проценты (например, процент средней наценки к цене закупки по группе товаров).

Оперативный управленческий учет дает информацию о ресурсах, которыми обладает любое торговое предприятие: торговые площади, оборотные средства, кадры. При разделении финансовых показателей  на количество используемых ресурсов, получаются основные операционные данные. Они будут говорить об эффективности торгового бизнеса: оборот с квадратного метра торговой площади в том или ином магазине, маржинальная прибыль на один рубль, вложенный в товар определенной категории, количество продаж на одного продавца в день и т. д.

Управленческий финансовый учет - это инструмент финансового менеджера и руководителя, позволяющий получить общее представление о деятельности предприятия. Термином «финансы» обозначается все, что имеет денежное выражение (то есть не только деньги в кассах и на расчетных счетах, но и задолженности в расчетах с контрагентами и сотрудниками, товарно-материальные ценности и имущество, а также капитал и нераспределенная прибыль). Любая финансовая операция, имеющая денежное выражение, тем или иным образом влияет на финансовое состояние предприятия.

Финансовый управленческий учет является универсальным, поэтому  он актуален для любых компаний, независимо от их размера, региональной или отраслевой специфики. Главным пользователем управленческого финансового учета является менеджмент компании, который на основе полученных данных принимает стратегические управленческие решения.

В торговых организациях информация управленческого финансового учета должна служить необходимой основой для осуществления процессов прогнозирования, планирования, нормирования, анализа и контроля, а также позволять оценивать рентабельность и проводить финансовый анализ по видам бизнеса торгового предприятия. Виды бизнеса организации – это то, что интересует менеджера с точки зрения сравнения рентабельности. В розничной торговле видами бизнеса могут быть номенклатурные группы продаваемых товаров, в оптовой торговле, это могут быть также контрагенты. На торговом предприятии, оказывающем дополнительные услуги и осуществляемым позаказную торговлю, видами бизнеса могут выступать отдельные проекты.

Для удобства составления  управленческих отчетов и пользования  ими, учетная информация должна, прежде всего, быть систематизированной, то есть выстроенной системой информационного обеспечения управления деятельностью предприятия. Это обуславливает необходимость создания системы управленческого финансового учета на любом торговом предприятии.

Управленческий финансовый учет в торговой организации может  быть реализован с помощью программного продукта «1С:Уравляющий».