Система управленческого финансового учета на торговом предприятии

Программа фиксирует все хозяйственные операции и предоставляет руководству и финансовому менеджменту данные, на основании которых можно принимать взвешенные управленческие решения. Например, анализ структуры доходов и расходов позволяет не просто выявить убыточные подразделения, но и определить причины возникновения проблем (рост административных издержек, падение продаж и т.д.).

Полученная информация используется исключительно внутри предприятия  и не предназначена для передачи в государственные контролирующие органы.

При помощи отчетов программы  «1С:Управляющий» руководитель может контролировать основные финансово-управленческие показатели (подробнее будут рассмотрены в гл. 3):

• Финансовый результат (прибыль или убыток) работы предприятия, в том числе по каждому направлению деятельности (подразделению).
• Управленческий баланс для контроля за состоянием средств предприятия (денег, имущества, товаров и материалов), прибыли и капитала, а также состоянием взаиморасчетов.
• Денежные потоки предприятия с аналитикой по статьям движения денег. План-фактный анализ выполнения бюджета движения денег. 

2.2 Информационное обеспечение системы управленческого финансового учета в торговой организации

Необходимо отметить, что  торговля, как вид хозяйствования, имеет свои особенности бухгалтерского и оперативного учета [38]:

• единообразие оценочных процедур при всех операциях торговой цепи от оприходования товара до его реализации;
• необходимость выбора способа оценки (методы себестоимости, ФИФО, ЛИФО) товаров при проведении их списания;
• необходимость установления способа отражения в бухучете приобретаемой товарной продукции;
• учет товаров, подвергшихся возврату по какой-либо причине; 
• учет поступления и реализации товаров с различным процентом скидки в зависимости от количества товара, реализации посредством третьих лиц, инвентаризационный учет, а также учет используемой для хранения товара тары;
• гарантированная достоверность учетной информации и отчетности, которая обеспечивается путем проведения регулярных инвентаризаций;
• разработка необходимых шаблонов учетной документации, если таковая не предусмотрена типовыми образцами;
• разработка внутренних процедур и технологий документооборота;
• выработка методик контроля предпринимательской деятельности, которые учитывают особенности учета в торговле.

Одним из основных документов системы бухгалтерского учета в торговле является книга учета доходов и расходов, которую должны вести, кроме собственно государственных предприятий торговли, и иные субъекты, в том числе ИП, которые для налогообложения используют упрощенную систему. Новая книга должна быть открыта на каждый новый учетный период и может вестись как в традиционно – бумажном исполнении, так и в электронном виде.

Если торговое предприятие  уже имеет организованный оперативный  и бухгалтерский учет, данные для  управленческого финансового учета  могут быть получены из этих учетных  систем. Это поможет сэкономить время  и не дублировать ввод аналогичных  данных в разные системы. Таким образом, бухгалтерский и оперативный учет и служат базой для составления управленческой финансовой отчетности.

В таблице 3 представлена информация о том, какие данные бухгалтерского и оперативного управленческого учета торговой организации могут использоваться для составления управленческой финансовой отчетности. Следует обратить внимание, что в систему управленческого финансового учета можно переносить в большую часть хозяйственных операций, связанных с основной деятельностью предприятия: операции с деньгами, поступления и отгрузки ТМЦ, расчеты по зарплате и налогам и т. д. - то есть «текучку». В то же время некоторые хозяйственные операции при не переносятся. Это касается хозяйственных операций, которые отражаются достаточно редко, например: формирование уставного капитала и резервов предстоящих расходов.

Таблица 3 – Источники информации для управленческого учета

Продолжение таблицы 3

Таким образом, данные бухгалтерского и оперативного управленческого  учета являются информационной базой  для системы управленческого  финансового учета на торговом предприятии. Причем большую часть информации управленческий финансовый учет получает из оперативной системы учета, поскольку данная информация первичная, и вводится в систему более оперативно, чем бухгалтерская. В торговой форме из системы оперативного учета в систему финансового управленческого учета поступает информация о расчетах с контрагентами и операциях с ТМЦ. Из системы бухгалтерского учета поступает информация по денежным операциям и расчетам с сотрудниками по выплате заработной платы.

Управленческий финансовый учет, реализованный в ПП «1С:Управляющий», предусматривает перенос данных из программ бухгалтерского и оперативного учета. Следует отметить, что данные оперативного учета сильно детализированы, что не требуется в анализе управленческой финансовой отчетности. Поэтому если на предприятии оперативный и финансовый управленческий учет ведется раздельно, следует применять особый режим импорта данных – «со сворачиванием по номенклатуре».  Например, для того чтобы директор магазина автомобильных товаров мог определить финансовые результаты, ему достаточно знать общую стоимость запчастей, без расшифровки, какие именно детали хранятся на складе и в торговом зале. При импорте со сворачиванием номенклатуры из программы складского учета переносится сводная информация об остатках и оборотах ТМЦ по номенклатурным группам («Покрышки», «Шины», «Запчасти» и т.д.).

Реализованный в 1С Управляющем  механизм импорта позволяет быстро и эффективно переносить данные из типовых конфигураций «1С». Также программу удобно использовать для ведения консолидированного управленческого учета в тех случаях, когда в рамках одного предприятия действуют несколько взаимосвязанных юридических лиц.

Также возможен непосредственный ввод операций в программу «1С:Управляющий» посредством документов формирующих проводки. Работа без переноса данных упрощает работу с системой учета на малых торговых предприятиях и удешевляет её использование.

2.3  Система сбора учетной информации для управленческого финансового учета в торговле

Выше, в п. 1.2 были показаны основные отличия управленческого  плана счетов, реализуемого в ПП «1С:Управляющий» от плана счетов бухгалтерского учета. Далее проанализируем аспекты ведения учета в торговой организации и выявим отличия управленческого учета в торговле  от бухгалтерского.

Учет ТМЦ, себестоимости и затрат. Все сведения о товарах в программе «1С:Управляющий» накапливаются на одном счете «Товары», аналогичном счету 41 в бухгалтерском учете.

Чтобы узнать точную себестоимость  проданной продукции, нужно получить все данные о затратах за месяц. В  регламентированном бухгалтерском  учете торговой организации это  происходит следующим образом. На счетах 41, 42, 43, 44, а также на счете 26 (общехозяйственные расходы) постепенно накапливаются затраты, которые могут быть как прямыми, так и общехозяйственными.

Счет 41 «Товары»  обобщает информацию о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи, а также предметов проката. На 41 счете учитывают также покупную тару и тару собственного производства, кроме инвентарной, служащей для производственных или хозяйственных нужд и учитываемой на счете 01.

Расходы по хранению и реализации товаров учитываются на счете 44 «Расходы на продажу» и затем списываются на расходы периода пропорционально объему реализованных товаров, прибыли или иному показателю. Общие коммерческие затраты нельзя однозначно привязать к конкретной продукции, поскольку аналитика по 44 счету ведется только в разрезе статей затрат.

Управленческие затраты  можно учитывать на счете 26. Большинство  торговых организаций не используют 26 счет и учитывают все общие  затраты на счете 44, который подразделяется на субсчета «издержки обращения» и «коммерческие расходы». Таким образом, в бухгалтерском учете торговых организаций отсутствует деление затрат на условно-постоянные и условно-переменные.

Процесс Товарооборота в управленческом учете можно описать в итоге следующим алгоритмом в 5 шагов (таблица 4):

Таблица 4 – Процесс учета  торговой операции а «1С:Управляющий»

Таким образом, в управленческом учете, в отличие от бухгалтерского, расходы учитываются уже при  проведении документа поступления. Это позволяет оперативно учитывать затраты и получать данные о себестоимости в любой момент времени.

Любое торговое предприятие  также осуществляет инвентаризацию ТМЦ. Инвентаризация нужна, чтобы приходовать  излишки либо списывать недостачу. Списание  ТМЦ через инвентаризацию осуществляется, когда происходит исчезновение ТМЦ, не связанное с основной деятельностью (кража, порча ТМЦ). Стоимость ТМЦ, исчезновение которых обнаружено в результате инвентаризации, – это не расходы. Стоимость сгнивших или украденных ТМЦ относится сразу на внереализационные убытки предприятия. Если же в результате инвентаризации, наоборот, находится ТМЦ, программа относит ее стоимость на внереализационную прибыль.  Часто с помощью инвентаризации устраняют пересортицу.

Учет дополнительного  производства в торговле происходит с помощью документа «комплектация ТМЦ», в момент его проведения изменяется только аналитика в разрезе номенклатуры по счету «Товары».

Следует отметить особенность  при отражении в учете НДС. В управленческом финансовом учете  при вводе операций поступления  и реализации НДС не выделяется и  не учитывается на отдельном регистре. НДС начисляется «к уплате» один раз в месяц или квартал, так же как и налог на прибыль [25].

Финансовый результат. В бухгалтерском учете финансовые результаты деятельности предприятия закрываются в конце месяца на 90-х счетах. Прибыли и убытки как по основной, так и по прочей деятельности в течение года списываются на счет 99. Также отдельно выделяется информация о расчете налога на прибыль в соответствии с нормами ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» (счет 99.02). В конце года финансовый результат, учтенный на счете 99 списывается на счет 84 «нераспределенная прибыль».