Алгоритм исследования систем управления

2. Консультирование  как форма организации процесса  исследования систем управления

2.1 Основные  понятия и методологические положения

С усложнением  СУ менеджеры организаций все  чаще прибегают к помощи профессиональных консультантов управления. Подтверждением тому служит деятельность многочисленных независимых консультационных организаций по управлению в странах с рыночным типом экономики, что является одним из признаков цивилизованных социальных отношений.

Управленческое  консультирование в качестве квалифицированной помощи со стороны менеджерам организации в разрешении проблем, выявлении и устранении недостатков в СУ иногда условно

относят к  методам исследования. Однако более  обоснованно его следует рассматривать  как одну из разновидностей форм организации исследования СУ. Результатом управленческого консультирования СУ выступает своеобразная форма услуги, предоставляемая консультантами или консультантом организации.

Консультант по управлению — профессиональный высококвалифицированный специалист, обладающий широким кругозором, знаниями и опытом в области функционирования СУ, их подсистем и элементов, умеющий анализировать управленческую деятельность и использовать результаты анализа для оказания помощи решении практических проблем повышения эффективности работы конкретной организации. Таким образом, профессиональный консультант-управленец является специалистом по оказанию помощи менеджерам организации.

Для оказания помощи консультант должен быть во многом исследователем управления. При этом результаты его работы могут быть представлены в виде: 1) типовых выводов и стереотипных решений по управлению, пригодных для тиражирования и использования во многих организациях (хотя такое тиражирование требует применительно к определенной организации практической корректировки); 2) выводов и решений применительно к СУ конкретного заказчика.

Получение эффективных  результатов консультирования невозможно без проведения достаточно серьезных исследований.

По отношению  к консультируемой организации  консультанты могут быть внутренними  или внешними.

Внутренний  консультант входит в состав консультируемой  организации и оказывает помощь менеджерам в рамках данной организации. Он зависит от этой организации, а потому работает как ее типичный сотрудник со всеми вытекающими отсюда недостатками.

Внешний консультант  не входит в состав консультируемой  организации, а потому советы-рекомендации исходят от него без какой-либо зависимости от тех менеджеров и сотрудников, которым они предназначаются.

К основным принципам деятельности внешнего консультанта следует отнести:

• независимость  суждений и оказываемой помощи консультируемой организации, что обеспечивается вхождением консультанта в штаты другой организации;

• объективность  вырабатываемых рекомендаций по улучшению  управления;

• соответствие уровня квалификации и профессиональной компетентности решаемым проблемам и задачам управления консультируемой организации;

• использование  в консультационной деятельности новейших достижений науки, техники, экономики  и управления;

• соблюдение профессиональных и гражданских  этических норм поведения при  осуществлении консультационной деятельности;

• содействие повышению уровня квалификации и  профессиональной компетентности управленческого персонала консультируемой организации;

• коммуникативное  сотрудничество с консультируемой  организацией на основе доверия и партнерства;

• ответственность  консультационной организации и  организации-заказчика за охрану интеллектуальной собственности и сохранение коммерческой и другой информации, не подлежащей разглашению;

• реальная ответственности за эффективность  результатов консультационной деятельности;

• соблюдение норм права при осуществлении  консультационной деятельности.

Работа внешних  консультантов оказывается относительно полезной в связи с тем, что консультант-специалист рассматривает организацию сторонним непредвзятым взглядом. Это позволяет увидеть проблемы и недостатки в управлении под таким углом зрения, под которым их невозможно увидеть с внутренних позиций.

Внешние консультанты могут входить в основном в  состав специализированных консультационных организаций, вузов и научно-исследовательских  организаций. При этом одни группы могут  специализироваться на узких проблемах управления, а другие — на комплексных. Одно из условий проведения консультационных работ внешними консультантами — установление отношений с консультируемыми организациями на договорной основе.

Возможные виды управленческого консультирования в целом можно классифицировать по различным классификационным  признакам альтернативного характера (рис. 1).

При выполнении управленческих консультационных работ  используется широкий спектр методов, присущих исследованиям СУ (теоретические, эмпирические, логико-интуитивные и др.). Наиболее востребованными бывают различные методы изучения документов, структуризации, экспертные методы, различного рода наблюдения и опросы работников организации.

 

   

 

 

 

 

 

Рис. 1. Классификация видов управленческого консультирования по альтернативному признаку

2.2. Стадии  выполнения управленческого консультирования

Весь процесс  управленческого консультирования по достаточно сложным проблемам  целесообразно подразделить на ряд  стадии:

• подготовительную (проведение переговоров с заказчиком и определение принципов работы, заключение договора, комплектация группы консультантов, планирование и организация консультационной работы);

• исследовательско-диагностическую (проведение предварительной и текущей  диагностики, определение направлений  оказания помощи);

• заключительную (разработка рекомендаций по оказанию помощи, планирование и реализация рекомендаций).

Каждая стадия традиционно должна содержать определенные этапы, а этапы — работы. Конкретный состав этапов и работ зависит  от широты охвата объекта и продолжительности консультирования, специфики управления в организации и положений договора с заказчиком.

Необходимо  отметить, что предварительная диагностика  по обоюдному согласию может проводиться перед заключением договора. Разработка планов по реализации рекомендаций по улучшению управления в организации и их выполнение также оговариваются при заключении договора. В ряде случаев это в работу консультантов не включается.

Следовательно, отношения заказчика и консультирующей  организации в зависимости от целей, особенностей заказчика и консультантов, способов и широты охвата работ по консультированию могут быть оформлены различными договорами (в зависимости от объемов и направлений консультационных работ):

• периодически-продолжающимся договором (консультант 2— 3 раза в месяц  проводит индивидуальные или групповые  консультации, обучение и т.п.);

• договором  на обучение и (или) повышение квалификации менеджеров (например, по интегрированным СУ на основе государственных и международных стандартов);

• договором  на диагностику (проводится разовая  или повторяющаяся диагностика);

• договором  на разработку проекта (например, системы  менеджмента качества в соответствии с государственными и международными стандартами);

• договором  на развитие организации (диагностика, разработка стратегии развития, индивидуальные и (или) групповые консультации, обучение);

• договором  на экспертизу (экспертиза проекта, предложений  и т.п.);

• договором  на реализацию  программы работ  (при  наличии программы работ  до заключения договора).

Независимо  от избранной формы организации  процесса исследования проведение исследовательских  работ в СУ можно осуществлять последовательно, параллельно и  последовательно-параллельно. Каждый из этих видов проводимых работ имеет  право на применение. Однако, наиболее широко востребована и жизнеспособна  последовательно-параллельная организация  исследовательских работу которая  при проведении сложных исследований достаточно эффективно может быть реализована  сетевым методом.

3. Состав  стадий и этапов исследования  систем управления

3.1. Общие  положения

 

Весь процесс  исследования СУ можно сгруппировать  в стадии, а стадии — в этапы. При этом все они во многом остаются типовыми и идентичными. Их конкретный перечень зависит от цели и вида исследования, характера, содержания и  специфики объекта.

При подходе  к прикладным исследованиям как  к работам, завершающимся не формулировкой результатов, а внедрением (реализацией), все стадии и этапы исследования СУ можно рассматривать в рамках организационного проектирования (оргпроектирования) социально-экономических систем.

Свое развитие оргпроектирование получило от технического проектирования. Как у того, так  и у другого вида проектирования наряду с многими общими чертами (особенно в процедурном отношении) имеются свои особенности, а в содержательной части они существенно отличаются друг от друга. Важнейшее различие состоит в том, что оргпроектированием охвачены не детали, узлы и комплексы технических устройств, а такие элементы, как управленческие и производственные функции, производственные и оргструктуры, технология управления, трудовые процессы, методы, информация и т.п., т.е. главное их различие в объектах проектирования.

Проектирование  позволяет охватить все стороны  работы и отношений, что обеспечивает системный подход при организации и совершенствовании любого элемента, подсистемы или системы в целом. Результатом проектирования является разработка проекта системы и комплекса мероприятий по его внедрению.

Таким образом, оргпроектирование представляет собой специальный вид деятельности, заключающийся в исследовании, разработке и внедрении оргпроектов создания и совершенствования элементов, подсистем и СУ в целом на основе новых результатов с целью повышения эффективности их функционирования.

Для того чтобы  исследовать, разработать и внедрить новую или усовершенствованную  СУ в конкретной организации, необходимо осуществить довольно сложные работы по их оргпроектированию. В этом состоит  одна из важнейших задач менеджмента  организаций.

Организации с относительно эффективно действующей  СУ имеют более основательную  базу для их исследования и дальнейшего совершенствования. Однако организация исследований этих систем требует от менеджеров творческого и вдумчивого подхода, глубоких знаний и опыта оргпроектирования. СУ, внедренные по рационально разработанным проектам исследовательского характера, являются эффективно действующим инструментом системного менеджмента.

Оргпроектирование как инструмент исследования СУ в  последние десятилетия зарекомендовало себя достаточно положительно. При этом подтверждена возможность использования системного подхода в оргпроектировании как объективной необходимости, определяемой рыночными отношениями, усилением конкуренции, возрастанием объемов производства, сложности продукции, технологии производства и других элементов систем.

 

 

 

3.2. Укрупненный  состав стадий и этапов

В процессе исследования СУ (с учетом работ  по проектированию и реализации) можно выделить укрупненные последовательные стадии работ: подготовительную, исследовательско-проектную, реализации (внедрения) и совершенствования, включающие ряд соответствующих этапов (рис. 2).

 

 

 

 

 

   

 

 

 

Рис. 2. Укрупненный состав стадий и  этапов прикладного исследования систем управления

Следует отметить, что при использовании системного вида прикладного исследования систем управления содержание и последовательность проведения работ заслуживают пристального внимания. Так, на рис. 3 приведена принципиальная схема проведения системного прикладного исследования подсистемы (системы) управления социальной организационно-экономической системы предприятия.

 

 

 

Рис. 3. Принципиальная схема проведения системного прикладного исследования подсистемы (системы) управления социальной организационно-экономической системы предприятия

 

 

 

 

4. Состав  и особенности работ на основных  этапах исследования систем управления

4.1. Состав  работ на основных стадиях  и этапах исследования

Конкретный состав этапов работ  каждой из стадий исследования систем управления определяется условиями, в  которых они осуществляются. Вместе с тем для общего случая исследования СУ целесообразно предусмотреть выполнение работ, представленных в табл. 1.

Таблица 1. Стадии, этапы и примерный состав работ прикладного исследовании систем управления

Стадия	Этап	Состав работ	Документация
1	2	3	4
Подгото- вительная	Предва- рительное обследо- вание (диагност ика) СУ	Проведение экспресс-обоснования необходимости проведения иссле- дования (выявление проблем) СУ Подготовка и издание  приказа о проведении исследования Создание КРГ и рабочих  органов по проведению исследования Разработка   методики   проведения исследования Планирование работ по исследова- нию СУ Проведение учебы персонала Разработка программы  предваритель- ного исследования (диагностики  СУ) Сбор информации и проведение ее предварительного анализа, условий и методов исследования СУ. Фор- мулирование предварительных  рабочих гипотез Определение требований к  СУ	Справка     Приказ   Положение о КРГ Методика План-график Учебные планы Справка Программа   Отчет     Протокол согласования
	Деталный   ана- лиз СУ	Разработка программы детального анализа СУ Сбор НТИ (НТД, НМД, ТД и  др. материалов)	Программа   Банк данных икомплект источников НТИ
		Проведение детального анализа СУ в соответствии с Программой, вклю- чая определение стратегического  по- ложения организации на рынке	Отчет  с   эс- кизной   раз- работкой СУ
	Разработ- ка ТЗ	Определение целей и разработка за- дач, этапов исследования, основных требований к СУ,  формулирование обобщенных рабочих гипотез, спосо- бов реализации результатов  исследо- вания, перечень подлежащей разра- ботке документации, порядок  рас- смотрения и приемки работ, ТЭО, разработка плана-графика  работ	Проект ТЗ
		Согласование и утверждение ТЗ	ТЗ
Исследо- вательско- проектная	Разработ- ка и выбор направле- ний     ис- следования   (раз- работка ТП) СУ	Сбор    и    изучение    НТИ    (НТД, НМД, ТД и др. материалов)     Формулирование исходных гипотез (на основе рабочих) по разработке стратегического видения  и миссии предприятия   и   решения   других задач СУ, обоснование и  установ- ление целей, разработка стратегии развития   предприятия,   определе- ние    направлений    исследования, способов достижения целей  и ре- шения  поставленных в  ТЗ задач, сравнительные  исследования,   раз- работка основных положений  СУ, унификация и стандартизация до- кументов   управления,    разработка методики    проведения    исследовательско-проектных работ  и ТЗ для программированных задач  управления, оценка эффективности Рассмотрение   и  утверждение   на- правлений исследования (ТП) СУ	Банк данных и   комплект источников НТИ Отчет,     пояснительная записка, методика, формы    до- кументов, ТЗ   на  про- граммиро- ванные    за- дачи (проект ТП)               Направления исследова- ния (ТП)
	Проведе- ние     ис- следова- ний        и проект- ных работ (разра- ботка РП) СУ	Разработка   рабочих   гипотез,   по- строение моделей СУ, проведение теоретических  и   эксперименталь- ных исследований, обработка  дан- ных, сопоставление исследований, проверка исходных гипотез, типи- зация управленческих процессов  и документации,   разработка  рабочей документации   для   решения   про- граммированных   задач,    процедур управления и других документов СУ Апробация,   корректировка   модели СУ, проведение дополнительных ис- следований   (при   необходимости), формулирование новых  закономер- ностей, прогнозов и т.п., корректи- ровка рабочей документации СУ	Поясни- тельная    за- писка,   ком- плект  рабо- чей      доку- ментации           Поясните- льная запис- ка, комплект рабочей   до- кументации
		Оценка готовности организации к  реализации   (внедрению)   рабочей  документации СУ Разработка планов мероприятий  по реализации рабочей документации СУ Оценка эффективности исследований и проектных работ	Аналитическая справка Проекты планов   реализации Расчет    эффективности
	Оформление отчетности,   экспертиза исследований     и проектных работ (РП) СУ	Оформление отчета о проведении исследований  и проектных работ (проекта РП) СУ, его рассмотрение и утверждение. Организация        и        проведение экспертизы       исследований       и  проектных      работ      (РП)      СУ. Корректировка  документации (РП) СУ по результатам  экспертизы	Утвержденный      отчет (РП) Акты,   сводки замечаний Откорректированная документация (РП),  протокол   согласования
Реализации  (внедрения) и совершенствования	Выполнение    планов    реализации рабочей документации (РП) СУ Контроль и    анализ реализации рабочей документации СУ	Подготовка и издание  приказа  о введении в действие утвержденной рабочей документации СУ и выполнение планов мероприятий по ее реализации Организация   выполнения   планов мероприятий по реализации рабочей документации СУ Контроль реализации рабочей  документации (РП) СУ Корректировка    хода    реализации рабочей документации (РП) СУ по результатам контроля Анализ реализации рабочей  документации (РП) СУ	Приказ Приказы, распоряжения,     акты, отзывы Акты,    контрольные карты Приказы, распоряжения,   дополнения, изменения и т.п. Справки, рекомендации
	Обобще- ние         и оценка результа- тов      ис- следова- ния         и функцио- нирова- ния СУ	Обобщение результатов исследова- ния и функционирования СУ Оценка полноты достижения целей и решения задач СУ. Оценка фак- тической эффективности  СУ Рассмотрение  результатов  исследо- вания   и   функционирования   СУ. Проведение приемо-сдаточных  работ Проведение работ по коммерциа- лизации    рабочей    документации (ТЗ, ТП, РП) СУ	Справка   Расчет     Протокол, акт     Контракты
	Совер- шенство- вание СУ	Анализ функционирования и про- ведение работ по исследованию СУ   Корректировка  рабочей  докумен- тации и разработка новых  рабочих документов (РП) СУ     Выполнение мероприятий  по раз- витию и совершенствованию  СУ	Аналитиче- ские   справ- ки, отчеты Откорректи- рованная    и новая  рабо- чая       доку- ментация Приказы, распоряже- ния, акты