Алгоритм исследования систем управления

 

5. Источники  получения информации для исследования  систем управления

5.1. Основные  операции по сбору информации  для проведения исследования

Объективность и обоснованность проводимых исследований СУ и выводов по их результатам во многом зависит от уровня качества и объемов собранной информации. При этом информация должна быть достаточной для проведения исследовательских работ и достижения целей исследования.

В общем случае сбор информации для проведения исследования СУ предусматривает следующие действия.

• Сбор, получение, ознакомление и изучение информации о профиле деятельности организации, ее особенностях, номенклатуре выпускаемой  продукции и представляемых услугах, традициях и перспективах развития в целом и СУ.

• Изучение и оценка основных технико-экономических  показателей деятельности организации (объема продаж, прибыли, рентабельности, себестоимости, качества и т.п.). Для этого необходимо осуществить сбор и изучение соответствующей информации, заключающейся в нормативно-правовых актах и других документах (уставе, документах регламентирующих деятельность организации в целом и ее основных направлений, балансовых отчетах, отчетах о финансовых результатах и других отчетах о деятельности организации за последние два-три года, законах РФ и других подзаконных актах и документах, связанных с направлениями деятельности организации и учебной специализацией практиканта). Особое внимание необходимо обратить на цели и стратегию деятельности, а также структуру капитала (собственного и заемного), политику организации в части его формирования. Комплексную оценку следует проводить в динамике, что позволит сделать более объективные выводы.

• Сбор и  анализ информации о производственной подсистеме организации в целом, а также о производственных функциях, предметах и средствах труда в производстве, производственных кадрах, методах организации производства, производственной структуре, выпускаемой продукции и предоставляемых услугах.

• Сбор, изучение и анализ информации о внешней  среде организации, характеризующей работу конкурентов на рынке, объемы рынков, технико-экономический уровень качества товаров и услуг на рынках, их уровень конкурентоспособности, каналы распределения товаров на рынках, методы маркетинга конкурентов на рынке, потребности рынка, тенденции на рынке, место организации (место практики) на рынке, поставщиков и партнеров и др.

• Сбор, изучение и анализ информации об управляющей  подсистеме организации (предприятия), в том числе о функциях управления, организационной структуре управления, управленческой информации, используемых технических средствах управления, кадрах управления, технологии управления, методах организации управления и управленческих решениях. Необходимые данные для анализа управляющей подсистемы можно собирать из матриц распределения управленческих функций, штатных расписаний, схем организационных структур управления, положений о подразделениях и других аналогичных документов, инструкций, приказов, личных наблюдений, бесед с работниками организации и других источников.

• Изучение и анализ деятельности подразделений, а также рабочих мест. При этом информацию можно получать (помимо бесед, опросов, накопления собственного опыта и т.п.) из положений, руководящих документов, методик, стандартов организации, процедур, инструкций и других подобных материалов, регламентирующих деятельность того или иного подразделения и рабочего.

Помимо сбора  и анализа имеющейся информации, как правило, следует проводить  специальные исследования, что требует  от исследователя разработки программы обследования и способов его осуществления.

По результатам  анализа собранной и полученной в результате специальных обследований информации необходимо делать соответствующие выводы, а по обнаруженным недостаткам разрабатывать предложения по совершенствованию СУ. Все предложения следует оценивать с точки зрения их социальной, экологической, экономической и других видов эффективности.

5.2. Перечень  источников информации о системе  управления

Всю информацию о СУ можно подразделить на два  вида:

1) получаемую  из нормативно-правовой, отчетной  и информационной документации;

2) получаемую  в ходе специальных обследований. Основой нормативно-правовой, отчетной  и информационной документации служат:

• устав, учредительный  договор, протоколы учредительного собрания, подписные листы на акции и другие документы, регламентирующие деятельность организации;

• список членов правления и их заместителей, а  также ревизионной комиссии;

• приказы  о назначении генерального директора (президента) и его заместителей;

• нормативно-правовые документы по основным направлениям деятельности организации и менеджмента, в том числе законы и другие подзаконные акты;

•  ОСУ  организацией и ее структурных единиц;

•  экологический  паспорт;

• положения  о подразделениях, руководящие документы, методики, стандарты, должностные инструкции, процедуры, матрицы распределения управленческих функций, штатные расписания, схемы ОСУ, приказы и другие документы, регламентирующие деятельность подразделения, а также документы отражающие: цели задачи организации; степень специализации, концентрации, комбинирования научно-технических разработок и производства продукции; кооперацию научно-технических и производственных структурных единиц; централизацию и специализацию функций обеспечения и обслуживания; маршруты материально-вещественных и информационных потоков; соотносительность структурных единиц и подразделений и их численности в жизненном цикле продукции (услуг); состав целей управления, функций и задач и их распределения между уровнями и звеньями управления; централизацию и распределение полномочий по принятию решений; функциональные связи между уровнями и звеньями управления и отдельными руководящими работниками; существующую технологию выполнения функций и задач; кадровое обеспечение; уровень используемых ТСУ; используемые методы управления; факторы, влияющие на получение прибыли; исполнительность решений в структурных единицах организации;

• материалы  оперативного учета и отчетности (о промежуточных результатах  работы, простоях, дефектах, браке, ошибках, объеме и последовательности выполняемых  операций, о числе рабочих, мест и  т.п.);

•  показатели активов и пассивов балансовых отчетов, отчетов о финансово-экономических  результатах и их использовании, отчетов. о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистических документов;

•  годовые  отчеты организации и ее структурных  единиц;

• тексты и  комментарии законов, постановлений, приказов, указаний, распоряжений и других нормативных актов межотраслевого,

отраслевого и внутрифирменного характера, протоколов проверок, инспекционного контроля, совещаний, контроля исполнения и т.п.;

• данные внешней  бухгалтерской отчетности, не являющейся коммерческой тайной, публикаций, рекламы, научных исследований, статистических материалов;

• отчеты о  инновационных, стратегических, маркетинговых  и других исследованиях внешней  и внутренней среды организации;

•  входящие и выходящие документы;

• информация в периодических изданиях, средствах  массовой информации, статистических сборниках и т.п.;

• данные качественного  характера нормативно-правовых, отчетных и информационных документов.

Источниками, основывающимися на специальных  обследованиях (наблюдениях, беседах, интервью, опросах, распространении  анкет и т.п.), могут быть:

• сотрудники организации, характеризующие ее деятельность в процессе бесед, анкетирования, опросов и т.п.;

• экспертные оценки, опросы и анкетирование потребителей, поставщиков и т.п.;

• непосредственные данные наблюдения и мониторинга  за процессом функционирования СУ;

• данные инвентаризации СУ;

• расчетные  данные и др.

Каждый из источников информации обладает определенными  достоинствами и недостатками, поэтому  ни один из них в отдельности не может обеспечить достаточной полноты и достоверности собранной для исследования информации. Вот почему необходимо одновременно использовать несколько источников сбора данных, постоянно корректируя их на основе появляющихся новых материалов. При этом информацию можно собирать как последовательно по всем иерархическим уровням, так и параллельно.

Собирать  и обрабатывать информацию желательно за необходимый период в зависимости от целей исследования, например за последние три, пять или десять лет. Это позволит провести анализ в динамике и сделать более объективные выводы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Опыт проведения исследований позволил определить следующие  основные направления совершенствования  и развития систем:

• дальнейшее совершенствование всех элементов  системы; при этом важнейшим средством  улучшения их функционирования является, как это уже было сказано, автоматизация процессов управления;

• расширение круга задач по управлению и создание на основе системного управления многоцелевых СУ производством, основанных на принципах рыночной экономики.

Совершенствование и развитие системы безусловно требует  соответствующей переработки, изменения  и улучшения проекта СУ. По своему содержанию и форме улучшение  проекта может быть различным  — в зависимости от причин, его  вызвавших, и объемов возможных  при этом работ.

При совершенствовании  проекта целесообразно увязывать  выполняемые работы с работами по реализации взаимоотношений и взаимосвязей с системами других уровней.

Улучшение проекта  может быть выражено:

• внесением  изменений в НТД и НМД и  разработкой и внедрением новой документации;

• разработкой  и выполнением заложенных в усовершенствованный проект планов мероприятий по повышению и обеспечению качества выпускаемой продукции;

•  системным  совершенствованием.

В случае внесения, например, изменений в действующие  на предприятии документы (СТП, инструкции, положения, руководства и т.п.) совершенствование системы может осуществляться в следующем порядке: составляются планы пересмотра документации системы и определяются необходимые изменения в них; организуется выполнение этих планов; вносятся изменения в действующие документы и корректируется РП системы; выполняются мероприятия по внедрению новых положений, вносимых в документацию системы.

При разработке, например, новых СТП основными  операциями совершенствования системы являются: разработка ТЗ на пересмотр основного СТП (или Руководства) и составление плана по разработке новых СТП; разработка новых СТП и пересмотр основного СТП; корректировка РП системы; внедрение новых СТП, других НТД и НМД.

Системное развитие и совершенствование проекта  СУ предполагает следующие стадии:

•  подготовка к совершенствованию системы;

•  совершенствование  проекта системы;

•  внедрение  усовершенствованного проекта.

Содержание  работ на стадии подготовки к совершенствованию  систем практически аналогично подготовительной стадии при первоначальной разработке системы. Однако анализ состояния дел по управлению должен быть направлен в первую очередь на выявление резервов для обеспечения эффективного управления, а также на повышение результатов функционирования всей системы организации (предприятия).

При выполнении аналитических работ особое внимание следует уделять увязке в рамках СУ всех проводимых на предприятии  мероприятий — организационных, технических, экономических, социальных, а также уровню автоматизации функций управления. Данные исследований должны стать основой для пересмотра, уточнения функций и задач управления, определения тех элементов системы, которые нужно дополнить, переработать или разработать вновь. По результатам анализа составляется, как правило, отчет и разрабатывается ТЗ на совершенствование системы, которое должно включать следующие разделы: основание для совершенствования; характеристика действующей системы; цель и задачи совершенствования системы; уточнение состава и содержания функций системы при ее совершенствовании; сроки формирования проекта усовершенствованной системы; основные нормативные и методические источники;

перспектива продолжения работ; дополнительные указания; приложения (перечни подразделений и лиц, с которыми должны согласовываться СТП и другие НТД системы).

Стадия внедрения  включает также разработку плана  внедрения усовершенствованного проекта и его выполнение. План должен предусматривать подготовку и издание приказа о продлении действия пересмотренной и отмены не вошедшей в проект документации (СТП и другой НТД), о введении новых документов системы. На этой стадии выполняются все мероприятия по внедрению усовершенствованного проекта системы, осуществляемся контроль за их реализацией и соблюдением требований НТД. Наряду с этим проводится оценка результатов функционирования системы, основным критерием которой в общем случае служит достижение целей СУ и организации в целом.

Очевидно, что  прикладные исследования СУ требуют  определенных затрат. Однако мировая практика показывает, что все ресурсные вложения в СУ следует рассматривать не как затраты, а как инвестиции. Это связано с тем, что деятельность по управлению, в том числе по обеспечению качества и конкурентоспособности продукции, в рамках СУ носит в основном предпринимательский и инновационный характер. Вот почему необходимо более глубоко обосновывать целесообразность подобного рода инвестиций и их эффективность. Методическим инструментом, которым можно конструктивно воспользоваться для решения данной задачи, является известное в условиях рыночной экономики так называемое бизнес-планирование. На подготовительной стадии проведения исследований вместо ТЭО в ряде случаев следует разрабатывать бизнес-план исследования СУ.

Общее руководство  всеми работами, связанными с исследованиями и созданием СУ, целесообразно  осуществлять менеджерам высшего звена. Более того, в наших условиях этими  работами должен руководить непосредственно первый руководитель (генеральный директор) организации. Безусловно, роль менеджеров высшего звена в создании СУ очень значима. От них во многом зависит, насколько и в каком соответствии будут заложены в систему и выполняться в реальности процедуры, разработанные в соответствии с принципами системного управления, международных стандартов, других НТД и НМД.

В разработке СУ следует предусмотреть участие  подавляющего большинства подразделений и служб предприятия. Особая роль при этом принадлежит специализированным подразделениям, непосредственно осуществляющим в организации работу по совершенствованию СУ. Наряду со штатными подразделениями к созданию этих систем следует привлекать консультационные, научно-исследовательские и другие специализированные внешние организации, а также отдельных профессиональных работников по системному анализу и организованному проектированию СУ.