Алгоритм исследования систем управления

Среди всех этапов исследовательско-проектной  стадии создания СУ основными, как правило, являются те, которые связаны с  проведением исследований и разработкой проектной документации сначала технического, а затем и рабочего проектов.

Разработка  ТП СУ для малых и средних предприятий  может быть ограничена определением и выбором основных направлений  исследований и проектирования системы.

Разработка  РП (рабочей проектной документации) СУ может осуществляться в принципе в два подэтапа: на первом разрабатываются документы по СУ в целом, а на втором — документы непосредственно для подсистем системы в отдельности в соответствии с выбранной для каждой из них определенной моделью системы.

Одним из исходных документов проектирования рабочей  документации и ее взаимоувязки могут служить матрицы распределения функций.

Результатом исследования и проектирования могут  стать входящие в состав документации СУ целевые программы, которым должно быть уделено исключительное внимание. Такие программы представляют собой взаимоувязанные по срокам, ресурсам и соисполнителям соответствующие задания, а также комплекс реализующих их выполнение мероприятий, направленных на достижение одной из целей СУ.

Необходимо  отметить, что целевые программы  следует разрабатывать для различного уровня (от уровня предприятия до федерального включительно). Ранее в отечественной практике был накоплен некоторый опыт разработки программ «Качество» для регионов, отраслей и предприятий. Однако при этом не только не учитывались рыночные условия в отношении маркетинга, но и представлялся неполный состав мероприятий по достижению целей и решению задач. В частности, программы разрабатывались в целом для всей системы организации, а не для какой-либо одной из приоритетных целей системы; практически отсутствовали цели и задачи социального характера; не обеспечивалась взаимоувязка ресурсов и их достаточность; не раскрывался механизм реализации программы. Наряду с перечисленным, как показал анализ опыта разработки разделов «Обучение, подготовка и повышение квалификации» целевых программ «Качество», имелись также следующие типичные недостатки:

• не все  плановые задания обеспечивались необходимыми ресурсами для подготовки, обучения и повышения квалификации как рабочих, так экономико-управленческих работников;

• во многих случаях не предусматривались мероприятия  по повышению квалификации руководящих работников;

• не планировались  подготовка специалистов-организаторов  управления качеством продукции;

• мероприятия  данного раздела слабо увязывались  с аналогичными мероприятиями одноименных разделов других программ «Качество»;

• при разработке программ недостаточно обоснованно  прогнозировались потребности и квалификационный уровень руководящих и инженерно-технических работников;

• при оценке качества подготовки и повышения  квалификации мало использовались количественные показатели;

• учебные  планы и программы курсов, применявшиеся  при подготовке и повышении квалификации, нередко во многом были оторваны от целей программ «Качество» и носили общий характер;

• методическое и профессиональное обеспечение  учебного процесса при повышении квалификации часто имело низкий уровень качества;

• при разработке мероприятий недостаточно использовался  передовой опыт разработки программ «Качество»;

• среди  всех разделов программ «Качество» разделу  по обучению, подготовке и повышению квалификации по управлению качеством уделялось меньше всего внимания.

Для улучшения  качества целевых программ их разработку следует осуществлять поэтапно, предусматривая: подготовку к разработке; определение целей, задач и заданий; разработку мероприятий программы.

Программа должна охватывать:

• цели и  конкретные задания по их достижению и решению, взаимоувязанные по срокам, ресурсам и исполнителям на всех стадиях и этапах управления;

• разработку всех необходимых мероприятий и  процедур их выполнения, обеспечивающих достижение целей и выполнение заданий программы.

При подготовке целевой программы следует использовать метод «дерево целей», важнейшими положениями построения которого являются:

1) целевая  программа — одна из первых  и необходимых составляющих документации СУ, обеспечивающая развитие предприятия;

2) каждая  подцель программы должна быть  описана не только словесно, но  и обязательно количественно;

3) подцели  должны быть «связаны» временем, т.е. необходимо указывать как срок их достижения так и промежуточные контрольные точки;

4) для всех  подцелей должны быть установлены  коэффициенты их важности;

5) процесс  составления дерева целей —  итерационный процесс;

6) цели с  низким коэффициентом важности  следует исключать.

С учетом накопленного опыта и современных воззрений  системного управления рекомендуется следующий состав разделов целевой программы.

1. Цели и  задачи программы.

2. Задания  и показатели программы (на  всех стадиях жизненного цикла  и уровнях управления).

3. Мероприятия  по реализации заданий программы  (включая комплекс социальных, организационных  и др. мероприятий на всех стадиях  жизненного цикла и уровнях  управления, по всем элементам управляемой и управляющей подсистем).

4. Механизм  реализации программы.

5. Материальное  и финансовое обеспечение программы.

6. Оценка  эффективности программы.

7. Организация  управления реализацией программы  и контроль за ходом ее выполнения.

По каждой программе целесообразно издавать соответствующий правовой документ: например, по федеральным программам — Указ Президента РФ или Постановление Правительства РФ; по целевым программам предприятия — приказ директора или другой подобный акт.

На каждую программу (при необходимости) следует  составлять паспорт программы, включающий примерно следующие разделы:

1) наименование  программы;

2) основание  для разработки программы;

3) заказчик;

4) исполнители;

5) соисполнители;

6) сроки реализации;

7) основные  программные задания;

8) цель программы;

9) ожидаемые  конечные результаты реализации  программы.

10) объемы  и источники финансирования и  материального обеспечения;

11) контроль  за исполнением программы.

Повышение уровня качества продукции в стране в  целом может быть достигнуто принятием  государственных программ целевого характера. Аналогичные программы  были реализованы в Японии. Другим примером может служить программа  качества (EQP) ЕС.

Разработка  и необходимость осуществления  целевых программ по повышению уровня качества на федеральном уровне, по существу, определена принципами их подготовки и реализации. При этом необходимо предусматривать:

• решение  приоритетной важнейшей задачи;

• согласование финансовых, материальных и трудовых ресурсов В целях их наиболее эффективного использования;

• комплексность  и экономическая безопасность всех мероприятий;

•  согласованность  решений федеральных и региональных задач;

• достижение позитивного результата в установленные  сроки. Для внедрения каждого  рабочего проектного документа целесообразно разрабатывать соответствующие конкретные мероприятия (науч

ного, технического, экономического, организационно-методического, социально-психологического и другого  характера). Окончательным документом по данному этапу работ может  стать план мероприятий по реализации (внедрению) СУ. Указанный план формируется  на основе суммирования мероприятий  по каждому разработанному проектному документу. Сроки реализации необходимо четко увязывать с указанными в ТЗ на систему. Все планы мероприятий должны быть в установленном на предприятии порядке согласованы и утверждены.

На исследовательско-проектной  стадии необходимо также осуществить комплексную оценку эффективности всех мероприятий, направленных на повышение и обеспечение конкурентоспособности. На данном этапе, по существу, уточняются расчеты ТЭО системы, проведенные на этапе составления ТЗ, но с учетом более конкретных исходных данных.

При положительных  результатах оценки ожидаемой эффективности внедрения разработанных мероприятий по реализации каждой из систем проводится оформление их рабочих проектов. При этом в состав каждого рабочего проекта системы входят соответствующие документы.

1. Титульный  лист рабочего проекта.

2. Ведомость  документации рабочего проекта,  представляющая собой перечень  нормативно-технической, руководящей  и методической документации (СТП, РД, положений, должностных инструкций, инструкций, методик, матриц, процедур, операционных карт, чертежей, программ и т.п.) с указанием даты утверждения каждого документа, сроков их введения и окончания действия. В перечень должны войти документы, утвержденные как в период проектирования, так и ранее, но необходимые для применения. Группировку документации следует проводить по структурно-системному признаку (по производственной системе, СУ в целом и каждой ее подсистеме), внутри каждой из систем или по функциональному, или стадиям жизненного цикла, или элементному, т.е. по элементам каждой системы с соблюдением иерархии документов (первым должен быть основополагающий документ, устанавливающий цель, назначение и основные положения общей группы документации по соответствующему элементу, а затем соответственно другие документы).

3. Сводный  перечень используемых в документации  рабочего проекта НТД, НМД и  других документов. В него включаются  все документы, на которые имеются  ссылки в документации проекта.  Непосредственное сосредоточение  всех этих документов в проекте  (наличие) можно признать не  обязательным. Сводный перечень  целесообразно группировать по признакам, принятым для ведомости документации рабочего проекта.

4. Комплект  документации рабочего проекта,  т.е. непосредственно подборка всей рабочей документации. Сюда включаются все документы, относящиеся к системе (утвержденные в процессе разработки и утвержденные ранее, но принятые к использованию без каких-либо доработок). Их комплектация может осуществляться по признакам, принятым для ведомости документации рабочего проекта.

5. План мероприятий  по внедрению системы.

6. Расчет  эффективности проектных мероприятий  по внедрению системы.

7. Пояснительная  записка к рабочему проекту,  которая, как правило, должна содержать:

• основание  для разработки рабочего проекта;

•  цели и  задачи его разработки;

• краткую  характеристику хозяйственной деятельности предприятия;

•  проектные  решения и обоснования их принятия;

• состав рабочего проекта (в этом разделе указывается  место проектных решений в соответствующих документах рабочего проекта);

• источники  информации, использованные при разработке проекта (список использованной нормативной, справочной и другой литературы).

После оформления РП целесообразно организовать его  рецензирование, а в необходимых случаях и экспертизу. Результаты объективного рецензирования или экспертизы могут существенно помочь в совершенствовании РП и улучшении его качества. Сведения о рецензиях (отзывах) и экспертизах рабочего проекта вместе с принятыми решениями по замечаниям рецензентов (экспертов) прилагаются к пояснительной записке РП системы.

 

4.5. Состав работ на стадии реализации (внедрения)

Заключительной  стадией прикладного исследования системы является стадия реализации (внедрения) их результатов. От нее во многом зависит эффективность исследовательских работ и достижение целей каждой из систем.

Следует отметить, что анализ внедрения РП системы  должен предусматривать сбор, обработку  и изучение информации с использованием различных методов. При этом необходимо устанавливать соответствие уровня организации и реализации выполнения работ по внедрению целям и требованиям СУ. Нужно также осуществить комплексную оценку фактической эффективности всех реализованных мероприятий. Кроме того, результаты данных этапов служат первичным исходным материалом для дальнейшего совершенствования РП СУ. Одним из результатов функционирования системы может стать, например, получение сертификата на систему УК и каждый из видов выпускаемой продукции. Для этого в составе работ по реализации системы должна была быть предусмотрена подготовка соответствующего комплекта документации и выполнен определенный комплекс работ по организации проведения сертификационных работ на предприятии.

Совершенствование СУ может осуществляться за счет:

• улучшения  функционирования всех элементов данной системы;

• проектирования новых элементов системы и  соответствующей разработки и введения в действие новых документов (с  включением их в состав рабочих проектов).

Включение новых  элементов в СУ может осуществляться в связи с постановкой новых  целей и задач системы, обусловливаемых  изменением, например, спроса, потребностей, цен и ситуации на рынках сбыта. Одним  из важнейших направлений совершенствования  СУ российских предприятий в настоящее  время выступает автоматизация  процессов управления. Это направление  может существенно повысить оперативность и качество управления, так необходимого при производстве и сбыте продукции в условиях рыночных отношений.

Следует отметить, что непереоценимое значение в условиях рыночных отношений приобретают вопросы исследования СУ в процессе их совершенствования. При этом порядок и последовательность работ по совершенствованию для упрощения понимания и реализации следует принять традиционным, т.е. они должны содержать практически тот же состав стадий, этапов и операций, что и при первичном формировании современных СУ. Наряду с адекватными формальными признаками преемственности проведение работ по совершенствованию и развитию систем обусловливает необходимость реализации тех же основополагающих принципов системного управления, что и при первоначальной разработке систем.