Распорядительные документы администраций сельских поселений

При возложении контроля за исполнением распорядительного документа можно встретить следующую фразу: “Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой”. Целесообразнее, на наш взгляд, в данном случае, полностью прописывать должность лица, ответственного за контроль над данным документом, а также фамилию и инициалы.

Изучение документов также показало несоответствие таких  реквизитов, как автора документа  и подписи, например, автором документа  является администрация сельского  поселения, а подписывает документ глава сельского поселения (Приложение 15), хотя, по логике вещей, должность лица, подписываемого документ, должна выглядеть следующим образом: “Глава администрации сельского поселения”, либо “Руководитель администрации сельского поселения”. На наш взгляд, такие ошибки допускаются и игнорируются постольку, поскольку глава сельского поселения, как правило, является одновременно  руководителем администрации сельского поселения, и по существу, распорядительный документ подписывает одно и то же лицо. Но, на наш взгляд, очень важно разграничивать эти должности, т.к. если рассматривать распорядительный документ, как систему, то все элементы данной системы должны взаимодействовать и сочетаться.

Распространенной ошибкой при оформлении реквизита подпись связана с расшифровкой подписи: когда инициалы проставляются после фамилии должностного лица, подписавшего распорядительный документ (Приложение 16).

Среди документов, взятых на изучение, были обнаружены приказы, созданные в унифицированных  формах. За основу были взяты формы из “Альбома унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты” от 29.12.2000 N 136. Например, приказ (распоряжение) на проведение переоценки (приложение 17). На наш взгляд форма не доработана и имеет ряд ошибок, построенных на непрофессионализме лица, готовившего документ:

1. В форме указан код по “Общероссийскому классификатору управленческой документации” ОК011-93, не соответствующий заголовку текста приказа: код 0301005 соответствует унифицированной форме Т-6 (приказ о предоставлении отпуска работнику).
2. Заголовок текста имеет следующую формулировку: “на проведение переоценки”. Правильнее было бы указать следующий вариант заголовка: “о порядке проведения переоценки основных средств и нематериальных активов подведомственных бюджетных учреждений”, в соответствии с констатирующей частью данного приказа (Приложение 1).
3. Приказ напечатан сплошным текстом, без разделения на пункты, что усложняет восприятие содержания.
4. Текс приказа не содержит распорядительного слова “ПРИКАЗЫВАЮ”.
5. Реквизит подпись не соответствует реквизиту наименование организации.
6. Имеются ошибки в расшифровке подписи, где инициалы проставлены после фамилии должностного лица.

Использование унифицированных форм в деятельности администрации муниципальных образований  Усть-Вымского района, как и в любой другой организации, должно быть прописано во внутренних локальных актах, должен быть создан альбом и табель унифицированных форм, используемых в работе с конкретными видами документов.

Требования, предъявляемые  к подготовке и оформлению распорядительной документации в администрациях муниципального образования Усть-Вымского района, в своей основе соответствует общепринятым. Это относится к процедурам оформления основных реквизитов формуляра документов,  порядку согласования, визирования, подписания документа,  их датирования. Необходимо отметить, что эти требования не всегда соблюдаются, а зачастую просто игнорируются.

Нарушая различные методические рекомендации, приводящие к стандартизации и унификации документов, призванные создать единообразие в работе с документами, в частности, с распорядительной документацией, невозможно говорить о культуре документа.

При анализе распорядительной документации администраций сельских поселений была выявлена такая проблема, как несоответствие содержания документа его наименованию. Как уже говорилось, Глава администрации сельского поселения в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами и законами Республики Коми, уставом муниципального образования, издаёт постановления и распоряжения по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, а так же распоряжения по вопросам организации работы местной администрации.

В соответствии с Уставами муниципальных образований постановление, является документом нормативного характера, т.е. содержит в себе какую-либо норму.

Норма (от лат. norma) означает правило поведения, образец (модель), точное предписание. Иными словами, норма представляет собой сведения о возможном и должном поведении участников общественных отношений, то есть меру свободы субъектов в конкретных взаимоотношениях. Этот масштаб свободы может быть выражен в деятельности субъекта, как способность сознательно выбирать тот или иной вариант поведения и действовать по своему усмотрению в рамках дозволенного. Следовательно, непосредственным содержанием нормы является заключенная в ней информация о поведении субъектов отношений⁴².

Как правило, постановления содержат в себе юридические нормы,  имеющие предоставительно-обязывающий характер и является общеобязательным правилом поведения.

Изучив законодательство по данному вопросу, мы можем сделать  вывод, что оно не даёт точного  понимания, какие документы являются документами нормативного характера, а какие ненормативного характера. Различная юридическая литература определяет признаки нормативности: издаваемый документ должен затрагивать интересы неопределённого круга лиц, являться обязательным правилом поведения этих лиц и использоваться многократно.

При анализе постановлений  администраций сельских поселений были выявлены такие документы, которые не содержат нормативных положений, а, следовательно, являются документами ненормативного характера, т.е. по своей сути являются распоряжениями (Приложение 18,19,20,21).

В уставах муниципальных образований прописано, что распоряжения являются актами ненормативного характера. При анализе распоряжений администраций сельских поселений были найдены документы, содержащие в себе нормативные положения, т.е. документы нормативного характера (Приложение 22).

На наш взгляд, чтобы избежать данной путаницы, специалистам администрации следует определить примерный перечень вопросов, по которым должны издаваться постановления, а по которым распоряжения. Данный перечень целесообразно сделать приложением к Инструкции по делопроизводству администрации сельского поселения.

Среди документов, взятых на исследование, были найдены постановления, отменяющие ранее изданные постановления в виду их несоответствия действующему законодательству (Приложение 23). Такие ситуации говорят о несвоевременном согласовании постановлений с органами прокурорского надзора. По нашему мнению, следует согласовывать соответствующие документы с такими органами ещё на стадии проекта, чтобы избежать различных осложнений.

Следует выделить такую проблему, как издание распорядительных документов, подлежащих обнародованию, на двух языках: русском и коми. Изучив взятую на исследование распорядительную документацию, мы можем сделать вывод, что коми язык используется только для обозначения органа издавшего документ и наименования вида документа. В виду того, что некоторые жители сельских поселений могут обладать только коми языком (в частности пожилые люди), при таком стечении обстоятельств, ущемляются их права. На наш взгляд, тексты постановлений, затрагивающие интересы всего населения сельского поселения должны печататься как на русском, так и на коми языке.    

Таким образом, при анализе распорядительных документов администраций сельских поселений были найдены проблемы различного характера, касающиеся как внешнего оформления документов, так и различных процедур, связанных с ними.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Разработка инструкции по делопроизводству администрации сельского поселения

Инструкция по делопроизводству – это нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.

Подготовка  Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством  на основе типовых и примерных  инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учётом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства.

Начиная работу над Инструкцией, необходимо четко  представлять себе цель и назначение этого нормативного документа, чтобы входящие в неё положения не являлись формальными. Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в администрации сельского поселения, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения.

Инструкция  по делопроизводству администрации  сельского поселения будет разрабатываться  с учётом проведённого анализа и выявленных особенностей, касающихся распорядительной документации администраций сельских поселений Усть-Вымского района.

Мы предлагаем разработать Инструкцию по делопроизводству администрации сельского поселения “Айкино” (Приложение 24) и внести в неё следующие положения: Общие положения, документация администрации, требования к подготовке и представлению проектов распорядительных документов, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, правила оформления документов, организация документооборота и исполнение документов, машинописные и копировально-множительные работы, контроль исполнения, организация документов в делопроизводстве, порядок передачи документов на хранение в архив.

В виду того, что  тема дипломной работы посвящена  распорядительной документации администраций  сельских поселений, положения Инструкции, не касающиеся данной темы, подробно описаны  не будут.

В разделе “Общие положения” приводятся назначение и цели инструкции, нормативная база, виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции, общие принципы работы с документами, нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией, ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдением положений инструкции.

Назначением Инструкции по делопроизводству администрации сельского поселения является установление единого порядка работы с документами в администрации. Цель Инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе “Общие положения” отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства возлагается на ведущего специалиста по общим вопросам администрации сельского поселения “Айкино”.

В данном разделе отмечается, что работники администрации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

В разделе “Общие положения” следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в администрации сельского поселения наряду с Инструкцией по делопроизводству и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации.

В разделе “Документация администрации” мы предлагаем прописать виды распорядительной документации, издаваемые администрацией сельского поселения “Айкино” по вопросам, отнесённым к компетенции должностных лиц, действующих от имени администрации.

Раздел “Требования к подготовке и представлению проектов  распорядительных документов” включает подразделы: порядок подготовки постановлений и распоряжений Главы администрации сельского поселения “Айкино”, порядок подготовки решений Совета сельского поселения, правила оформления проектов постановлений и распоряжений Главы администрации, решений Совета сельского поселения.

Глава администрации  издает в пределах своей компетенции постановления и распоряжения, которые обязательны для исполнения на территории сельского поселения “Айкино”.

Важно подчеркнуть, что постановления, являются документами  нормативного характера, распоряжения ненормативного.

Проект распорядительного  документа готовит ведущий специалист, который является исполнителем. После подписания и проставления виз согласования, проекты распорядительных документов с необходимыми материалами передаются на юридическую экспертизу для проверки соответствия законодательству. Если при создании документа возникают разногласия, составляется протокол разногласия с внесёнными в него обоснованными мнениями, которые подтверждаются различными материалами, отчётами, справками и т.д.

Распорядительные  документы рассылаются всем заинтересованным лицам. Контроль за их исполнением осуществляется в соответствии с резолюцией Главы администрации сельского поселения.

В подразделе “Оформление проектов постановлений и распоряжений Главы администрации” подробно прописываются правила оформления проектов распорядительной документации. Проект печатается шрифтом размером № 14 на стандартных листах бумаги формата А4. На всех проектах распорядительной документации в верхнем правом текстовом поле печатается слово “Проект”. Также здесь указывается, что реквизиты в проектах распорядительных документов располагаются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.