Распорядительные документы администраций сельских поселений

Таким образом, унификация правил документационного обеспечения  управления в муниципальных образованиях необходима для включения информационных ресурсов органов местного самоуправления в общегосударственное информационное пространство³⁷.

Проведение комплекса  мероприятий по совершенствованию  работы с распорядительными документами  в органах местного самоуправления (оптимизация объёма создаваемой  документации, унификация форм документов, упорядочение путей прохождения документопотоков, повышение оперативности и полноты получения и обработки документной информации) может оказать положительное влияние на эффективность, методы управленческого труда, позволить сократить затраты на выполнение рутинных операций, повысить уровень исполнительской дисциплины и, в целом, увеличить эффективность муниципального управления.

3. Порядок составления распорядительных документов в администрации сельских поселений

3.1. Анализ распорядительных документов и процессов документирования, создаваемых администрацией сельских поселений (на примере Усть-Вымского района)

Законом Республики Коми от 05.03.2005 N 11-РЗ "О территориальной  организации местного самоуправления в Республике Коми" установлен статус муниципального образования на всей территории Усть-Вымского района - муниципальный район, в который входят 2 городских поселения (Микунь, Жешарт) и 10 сельских поселений (Вежайка, Донаель, Илья-Шор, Мадмас, Студенец, Айкино, Гам, Кожмудор, Межег, Усть-Вымь), объединённых общей территорией³⁸.

Администрация муниципального образования является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления, наделяется соответствующим уставом полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами Республики Коми. Работу администрации возглавляет и организует глава администрации, а в случае его отсутствия – один из заместителей, назначаемый распоряжением главы администрации.

Структура администрации  муниципального образования  утверждается советом муниципального образования по представлению главы муниципального образования и, как правило, состоит из:

- главы муниципального  образования, возглавляющего администрацию;

- должностных  лиц администрации муниципального образования и структурных подразделений администрации, не являющихся самостоятельными юридическими лицами;

- самостоятельных  отраслевых органов администрации  муниципального образования, являющихся  юридическими лицами.

Отраслевыми органами администрации муниципального образования являются созданные структурные подразделения администрации, обладающие полномочиями, предусмотренными законодательством Российской Федерации, Республики Коми, Уставом муниципального образования, и осуществляющие исполнительно-распорядительную деятельность в определенной схеме управления муниципального образования.

Отраслевые  органы администрации муниципального образования возглавляют руководители, назначаемые главой муниципального образования, которые осуществляют руководство органами на принципах единоначалия.

Взаимоотношения органов местного самоуправления муниципального района с органами местного самоуправления поселений, входящих в его состав строится на разграничении предметов  ведения, объектов муниципальной собственности, источников доходов местного бюджета между ними, которые устанавливаются федеральным и республиканским законодательством.

По вопросам местного значения, по вопросам осуществления  отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Коми, органы местного самоуправления и должностные лица местного самоуправления принимают муниципальные правовые акты.

Глава муниципального образования в пределах своих полномочий издаёт постановления и распоряжения по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Коми, а также распоряжения по вопросам организации работы администрации муниципального образования. Эти документы обязательны для исполнения на всей территории муниципального образования, всеми учреждениями,  предприятиями,  должностными лицами и гражданами.

Постановления являются актами нормативного характера, и направлены, прежде всего, на организацию выполнения законов Российской Федерации и Республики Коми, актов Президента Российской Федерации, Правительства России, указов и распоряжений Главы Республики Коми, решений Совета муниципального образования.

Распоряжения  являются ненормативными актами и издаются по текущим вопросам, требующим оперативного решения. Начальники управлений и заведующие отделами администрации муниципального образования издают приказы. Глава администрации муниципального образования, его заместители, начальники управлений и заведующие отделами могут также использовать для властного управленческого воздействия указания, как устные, так и письменные – в виде резолюций на входящих документах.

Подготовка распорядительных документов администрации сельских поселений организуется:

- во исполнение актов органов государственной власти;

- в  соответствии с планами работы;

- по  инициативе главы, заместителя главы администрации муниципального образования, ее отделов и управлений;

- по  инициативе депутатов и их  формирований, трудовых коллективов,  общественных объединений, органов  территориального общественного  самоуправления³⁹.

В распорядительные документы должны включаться лишь те предписания, которые соответствуют компетенции администрации сельского поселения. Включение предписаний по вопросам, которые должны решаться Советом сельского поселения, от управления районной администрации, иными органами местного самоуправления, запрещается.

Подготовка проекта распорядительного документа главы администрации сельского поселения включает следующие этапы:

- поручение главы администрации  сельского поселения, данное в виде письменного или устного распоряжения должностному лицу или нескольким лицам, о подготовке проекта;

- проработку вопроса об актуальности и содержании документов в соответствующих подразделениях администрации сельского поселения (перед составлением текста распорядительного документа должны быть изучены относящиеся к теме разрабатываемого проекта директивные документы вышестоящих органов, справочные и аналитические материалы, а также все ранее изданные по данному вопросу распорядительные документы);

- определение главой администрации  сельского поселения, либо должностным лицом, которому поручена подготовка проекта постановления,  круга организаций и должностных лиц,  осуществляющих подготовку проекта документа,  его экспертизу и согласование;

- организацию сбора необходимых  письменных заключений,  их анализ  и последующую доработку проекта  документа с необходимыми организациями и должностными лицами.

Распорядительные документы  вступают в силу с момента подписания, если иное не определено в самом  тексте документа. Подписанные главой администрации сельского поселения распорядительные документы регистрируются специалистом по работе с документами раздельно, в пределах календарного года.

При необходимости в проекте  распорядительного документа главы  администрации сельского поселения указывается на признание утратившим силу ранее принятых по этому вопросу документов. Если вновь принимаемое постановление исключает их действие, делается ссылка на документы, его автора, дату, номер и заголовок, если документ принимается во исполнение документа вышестоящих органов.

Если при подготовке проекта  предусматривается внесение существенных изменений в ранее принятые распорядительные документы, или по одному и тому же вопросу имеется несколько распорядительных документов, то готовится новый документ, объединяющий все решения по одной проблеме. Новые предписания по отдельным вопросам, уже решенным в ранее изданных документах, подготавливаются в форме изменений и дополнений текстов этих документов. В случае несогласия с проектом или отдельными его пунктами прилагается мотивированное заключение, подписанное руководителем подразделения.

При подготовке распорядительного документа руководитель администрации сельского поселения определяет круг лиц, на которых возлагается ответственность за качество подготовки проекта, органов и лиц, привлекаемых к этой работе, а также сроки выработки проекта.

Проект распорядительного  документа главы администрации  сельского поселения и его подлинник со всеми приложениями и указателем рассылки остаётся в архиве администрации.

Контроль за выполнением  постановлений и распоряжений главы  администрации сельского поселения осуществляют, в соответствии с резолюцией главы администрации, его заместители и, непосредственно, специалисты отделов администрации.

По постановлениям и распоряжениям  главы администрации сельского поселения, взятым на контроль, отделы и управления администрации разрабатывают календарный план практических мероприятий, утверждают его у курирующего заместителя главы администрации, заводят накопительную папку. В случаях, когда постановления, распоряжения носят комплексный характер, глава администрации определяет основное должностное лицо, которое осуществляет общий контроль исполнения. Оперативный контроль за сроками исполнения документов федеральных и республиканских государственных органов власти осуществляет специалист по работе с документами администрации муниципального образования. Вопрос о состоянии контроля рассматривается на аппаратных совещаниях при главе администрации. Учёт выполнения распорядительных документов с грифом "секретно" осуществляется работниками, имеющими допуск к этим документам. Информация о ходе выполнения этих документов представляется главе администрации в установленные им сроки. Снятие с контроля постановлений осуществляется главой администрации после выполнения всех указанных пунктов. О снятии с контроля постановлений главы администрации принимается постановление.

Таким образом, процедура подготовки и принятия распорядительных документов администрации сельского поселения являются важным моментом в процессе документирования деятельности органа местного самоуправления. Требования по работе с распорядительной документацией должны быть прописаны в соответствующих организационных документах, но прежде всего в инструкции по делопроизводству, уставе, регламенте муниципального образования.

Проанализировав распорядительные документы администраций сельских поселений Усть-Вымского района, можно сделать следующие выводы, касающиеся внешнего оформления документов.

В соответствии с Законом  Российской Федерации от 25.10.1991 №1807-1 “О языках народов Российской Федерации” наименование органа, издающего распорядительный документ, может печататься на двух языках⁴⁰. В распорядительных документах администраций сельских поселений Усть-Вымского района такими языками являются русский и коми языки. Наименование на коми языке располагается в левом верхнем углу, а параллельно ему наименование  на русском в правом верхнем углу.

Также на русском  и коми языках печатается наименование вида документа: постановление или  распоряжение. В распорядительных документах муниципальных образований Усть-Вымского района оформление данного реквизита происходит по-разному: в одних документах на первое место ставится наименование вида документа на государственном языке Российской Федерации, т.е. русском (Приложение 1), а в других, предпочтение отдаётся коми языку (Приложение 2).  

Такой реквизит, как заголовок к тексту в администрациях муниципальных образований Усть-Вымского района используется в основном при  издании постановлений. При оформлении этого реквизита допускается ряд типичных ошибок: заголовок к тексту печатается с точкой на конце (Приложение 3), в кавычках (Приложение 4), либо в квадратных скобках (Приложение 5). При издании распоряжений, реквизит заголовок к тексу зачастую игнорируется, и текст начинается сразу с констатирующей части (Приложение 6).

В соответствии с законом Республики Коми «О государственном гербе Республики Коми» от 06.06.1994 № 153, на постановлениях и распоряжениях администраций сельских поселений Усть-Вымского района помещается герб Республики Коми⁴¹. Изображение герба помещается на верхнем поле распорядительного документа, в одноцветном варианте (Приложение 7).

Одной из часто  встречающихся ошибок при издании  документа, является оформление даты. Во всех анализируемых распорядительных документах при проставлении даты арабскими  цифрами, на конце приписывается буква “г.” (Приложение 8). В некоторых случаях при оформлении года, на него приходится не 4 арабские цифры, а две последние цифры текущего года (Приложение 9).

В тексте распорядительных документов, в частности распоряжений, как правило, не используется распорядительное слово (Приложение 10). Что касается постановлений, распорядительное слово “ПОСТАНОВЛЯЮ” в администрациях сельских поселений Усть-Вымского района печатается по-разному: обычным шрифтом в разрядку (Приложение 11), полужирным обычным шрифтом (Приложение 12), прописными буквами в разрядку (Приложение 13), просто прописными буквами (Приложение 14). На наш взгляд, это ещё раз доказывает отсутствие единства в оформлении документов и безразличие к культуре документа.