Организационно-распорядительная документация

Содержание

Введение……………………………………………………………………….….3

1. Организационно-распорядительная  документация……………………….…4

1.1. Распорядительная  документация…………………………………………....4

1.1.1. Постановление…………………………...…………………………………4

1.1.2. Решение…………………………………………………………………......5

1.1.3. Распоряжение……………………………………………………………….5

1.1.4. Приказ……………………………………………………………………….6

1.1.5. Протокол……………………………………………………………….…..14

1.2. Организационная документация………………………..………………..…18

1.2.1. Устав……………………………………………………...………………...18

1.2.2. Положение………………………………………………………………….18

1.2.3. Инструкция…………………………………………………………………19

Заключение………………………………………………………………………..20

Список источников и литературы……………………………………………….21

Приложения………………………………………………………………………22 

 

                                                                Введение 

               Конечный  результат управленческой  деятельности государственного  аппарата  зависит от  множества  промежуточных  звеньев,  одним  из которых является  делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования  до практической реализации решений.

     Процесс управления включает следующие основные  типовые  документируемые операции: сбор и обработку  документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

       Аппарат управления реализует свои функции  главным  образом посредством универсальных и полномочных организационно - распорядительных документов (ОРД), создаваемых  циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

          Если учесть, что  в аппарате  управления занято более  14 млн.  человек,  а ежегодный документооборот  в стране составляет примерно  60 млрд. листов и продолжает расти,  то несомненно, что эффективное  нормативное  регулирование этого процесса имеет большое значение. В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации.  Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому  циклу, создать  оптимальную технологию  ведения документного хозяйства каждой управленческой  единицы. 
 
 

1. Организационно-распорядительная документация.

               Организационно-распорядительная  документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

          Органы государственной власти  и государственного управления  РФ, все  учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных  документах. В соответствии с положениями о государственных  органах  классифицируются  и распорядительные  документы.

           К распорядительным документам, отражающим  административно-управленческую  деятельность учреждений, относятся:  постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др. 

1.   Распорядительная документация.

 

           1.1.1.  Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

     Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

     Порядок составления и оформления постановлений  в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в  следующем: распорядительная часть  отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.

     Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа). (Приложение 1)

         1.1.2. Решение это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом:  "Совет директоров РЕШИЛ: ...". При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами. Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части.

     Проект  решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

     Юридическую силу решение обретает после его  подписания руководителем органа коллегиального органа управления, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

     Решение оформляются на бланке решения (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. (Приложение 2)

        1.1.3. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

     Распоряжения  издают также заместители первого  руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности.

     Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. (Приложение 3).

     1.1.4. Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

     Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. (Приложения 4).

     Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. (Приложения 5)

     Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

     Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".

     В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

     В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

     Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

     Констатирующая  часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть  может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

     Распорядительная  часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".

     В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий  пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии  исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например: