Распорядительные документы администраций сельских поселений

В обязательном порядке распорядительный документ имеет такой реквизит, как подпись. Этот реквизит указывает компетентность должностного лица, издавшего документ. Распорядительные документы подписываются руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией. Если документ составляется комиссией, то его подписываю все члены этой комиссии.

Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются  председателем и секретарём. Распоряжения (постановления), издаваемые руководителем  коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи  распорядительных документов в форме  указаний или распоряжений может  предоставляться заместителю руководителя организации, а также руководителям  структурных подразделений.

Для придания юридической  силы документам, обеспечивающим распорядительные действия необходимо присутствие таких реквизитов, как гриф утверждения документа, оттиск печати, гриф согласования документа.

Гриф утверждения  документа проставляется тогда, когда документ не может быть введён в юридическую силу его автором. Процедура утверждения документа официализирует документ и придаёт документу ту юридическую силу, которую в силу своих полномочий может придать ему должностное лицо или орган управления, утвердившие документ.

Заверение подписи  печатью организации – это  особый способ удостоверения подлинности подписи на документе и, следовательно, подтверждения юридической силы документа. Оттиск печати проставляется, как правило, в области реквизита “подпись” или реквизита “гриф утверждения документа” для удостоверения их подлинности.

Гриф согласования документа обязателен, если в силу действующего законодательства документ будет обладать юридической силой, только при согласии компетентных органов или организаций. При необходимости, гриф согласования заверяется оттиском печати соответствующих органов или организаций, которые от своего имени оформили этот гриф согласования документа.

Согласование  распорядительного документа может  быть внутренним и внешним.

Внутренне согласование проекта распорядительного документа  должно проводиться в следующей последовательности:

• с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости  с общественными организациями;

• с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов;

• с финансовым подразделением или главным бухгалтером;

• с юридической  службой;

• со службой  документационного обеспечения;

• с заместителем председателя коллегиального органа или  заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися  в проекте.

Внешнее согласование в зависимости от содержания распорядительного  документа осуществляется в следующей  последовательности:

• с подчинёнными, а также с неподчинёнными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, затрагивающего их непосредственные интересы;

• с организациями, занимающимися исследованиями в  той области, к которой имеет отношение содержание документа;

• с органами, осуществляемыми государственный  вневедомственный контроль (надзор) в определённой области;

• с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции  в случаях, когда законодательством  предусматривается возможность  совершения управленческих действий только с разрешения этих органов¹⁵.

Все распорядительные документы имеют такой реквизит, как текст документа, который обеспечивает смысловую нагрузку и позволяет реализовать различные функции документа (распорядительную, управленческую, информационную и т.д.).

Содержание  и структура текста распорядительного  документа в значительной мере зависят от его функционального назначения, но, тем не менее, являются в основном однородными и устоявшимися.

Текст большинства  распорядительных документов состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины составления документа, факты, события. Констатирующая часть может состоять из ссылки на документ, на основании которого издаётся соответствующий распорядительный документ.  

Распорядительная  часть включает решения, распоряжения, просьбу. Она излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается определёнными распорядительными словами (постановляю, приказываю, предлагаю, обязываю, решил и т.д.). Такие слова печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной части.

Текст распорядительной части в большинстве случаев  подразделяются на пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. К текстам распорядительных документов предъявляются требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации: краткость, точность, логичность изложения.

Таким образом, при составлении текста распорядительного  документа следует придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих законность и наибольшую целесообразность их использования, способствующих последующему своевременному исполнению и эффективному воздействию документа на ситуацию.

Важными составляющими  распорядительной части документа является содержание в нём и указание на исполнителей данного распорядительного документа, сроков исполнения, а также контролирующего органа, либо должностного лица. Сроки исполнения распорядительных документов должны быть актуальными, т.е. соответствовать реальному времени и объёму предполагаемых работ.

Проследив закономерность издания распорядительной документации можно выделить несколько стадий их подготовки:

• изучение существа вопроса, сбор необходимой информации и подготовка проекта распорядительного документа;

• при необходимости  обсуждения и принятия документа  на заседаниях коллегиального органа;

• стадия оформления данного распорядительного документа;

• согласование и подписание распорядительного  документа.

При наиболее полном и достоверном наличии информации, при правильном оформлении, при наличии всех необходимых реквизитов, при своевременном ознакомлении исполнителей, снижаются затраты времени выполняемых работ по проекту данного документа, чётко разграничивается ответственность, что ведёт к наступлению юридической значимости распорядительного документа.

Последовательность  выполнения данных стадий приводит к  наиболее эффективному исполнению распорядительных документов.

Рассмотрев  правила подготовки распорядительной документации можно выделить следующие особенности:

- изначально  распорядительный документ готовиться  в виде проекта;

- распорядительные  документы составляются на бланках  и имеют необходимые реквизиты,  такие как: наименование организации,  дата и регистрационный номер,  наименование вида документа, заголовок, место издания (составляющие заголовочную часть распорядительного документа) и подпись, оттиск печати, визы согласования (составляющие оформляющую часть);

- большое внимание  уделяется тексту документа, который,  как правило, состоит из констатирующей и распорядительной части;

- текст распорядительного  документа должен содержать сроки  выполнения поставленного вопроса,  ответственных и контролирующих  лиц;

- все распорядительные  документы должны соответствовать  нормам действующего законодательства Российской Федерации, а также нормативно-методическим актам, и не противоречить им;

Таким образом, единообразие норм и установление жёстких  правил при подготовке и оформлении распорядительной документации даст прочную  основу совершенствования документационного обеспечения деятельности на всех уровнях управления.

 

 

 

 

 

 

2. Правовое обеспечение деятельности Администрации сельского поселения и документирование её деятельности

2.1. Правовое положение Администрации сельского поселения в структуре органов местного самоуправления

Местное самоуправление в Российской Федерации – форма осуществления народом своей власти, обеспечивающая в пределах, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, а в случаях, установленных федеральными законами, - законами субъектов Российской Федерации, самостоятельное и под свою ответственность решение населением непосредственно и (или) через органы местного самоуправления вопросов местного значения исходя из интересов населения с учётом исторических и иных местных традиций¹⁶.

Правовую основу местного самоуправления составляют общепризнанные принципы и нормы международного права, международные договоры Российской Федерации, Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные  законы, федеральные законы, федеральные подзаконные акты, конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, уставы муниципальных образований, решения, принятые на местных референдумах и сходах граждан, и иные муниципальные правовые акты¹⁷.

Следует особо выделить такой документ, как Европейская хартия местного самоуправления, подписанная членами Совета Европы в Страсбурге 15 октября 1985 г.

Под местным самоуправлением, согласно Европейской Хартии понимается право и реальная способность органов местного самоуправления регламентировать значительную часть государственных дел и управлять ею, действуя в рамках закона, под свою ответственность и в интересах местного населения¹⁸. Таким образом, местное самоуправление составляет одну из основ любого демократического строя, принципы и нормы которого должны быть закреплены в законодательстве любой страны. Европейская Хартия в своих положениях затрагивает вопросы финансирования, защиты, административного контроля за деятельностью органов местного самоуправления и т.д.

В соответствии с Европейской  Хартией, основные положения, касающиеся полномочий органов местного самоуправления должны содержаться в конституции, являющейся основой для определения  сферы их деятельности. Предоставление отдельных конкретных полномочий осуществляется через различные законы, направленные на построение системы органов местного самоуправления, с учётом специфики отдельных территории.

Конституция Российской Федерации  закрепляет: в Российской Федерации признается и гарантируется местное самоуправление. Местное самоуправление в пределах своих полномочий самостоятельно. Органы местного самоуправления не входят в систему органов государственной власти¹⁹.

В соответствии со статьёй 72 Конституции Российской Федерации вопросы местного самоуправления относятся к совместному ведению Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Из этого следует, что Российская Федерация должна принимать законы, определяя общие принципы и подходы, устанавливая пределы правового регулирования, а субъекты Российской Федерации должны самостоятельно определять конкретное содержание, учёт местной специфики и особенностей формирования местного самоуправления.

Наиболее важным для становления  и развития местного самоуправления в Российской Федерации, формирования законодательства о местном самоуправлении и, в целом, основным законом, регулирующим деятельность органов местного самоуправления, является Федеральный закон “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”, принятый 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ.

Данный федеральный закон  определяет: общие принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации; правовые основы местного самоуправления; организационно-правовые формы осуществления местного самоуправления; финансово-экономические основы местного самоуправления; основные принципы и подходы к определению полномочий органов местного самоуправления в решении вопросов местного значения.

В соответствии с этим, на основании Федерального закона “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации” формируется правовая основа местного самоуправления, принимаются соответствующие нормативные акты; уставы муниципальных образований, формируется финансовая и экономическая основа местного самоуправления, затрагиваются вопросы выборов в органы местного самоуправления и образования муниципальных образований.

Необходимо отметить, что  данный закон является базисным, поскольку  даёт общие положения. Поэтому наряду с этим законом существуют законодательные акты, уточняющие, конкретизирующие и развивающие различные нормы, касающиеся деятельности органов местного самоуправления: Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указ Президента от 15.10.1999 № 1370 “Об утверждении основных положений государственной политики в области развития местного самоуправления в Российской Федерации”, Федеральный закон от 26.11.1996 N 138-ФЗ "Об обеспечении конституционных прав граждан Российской Федерации избирать и быть избранными в органы местного самоуправления" и иные законы.