Распорядительные документы администраций сельских поселений

В подразделе прописывается, что наименование органа, издавшего документ, наименование вида документа печатается на двух государственных языках: коми и русском, и выделяется полужирным шрифтом.

Текс проекта  распорядительных документов администрации  состоит из констатирующей и распорядительной части. Констатирующая часть начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «руководствуясь» и т.п. Распорядительная часть проекта должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная  часть в постановлениях Главы  администрации начинается словом «П О С Т А Н О В Л Я  Ю», которое печатается вразрядку  полужирным шрифтом прописными буквами.

Рекомендуем в  постановление не включать пункт  «Постановление довести до сведения...». Должностные лица, до сведения которых доводится документ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом распорядительного документа.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов постановлений (распоряжений) по вопросам награждения наградами, присвоения почётных званий. Целесообразно заметить, что в других случаях этого делать не рекомендуется.

К проектам распорядительных документов администрации часто делаются приложения, на что должна указывать ссылка. Приложения к проектам оформляются на отдельных листах бумаги. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на распорядительный документ (постановление, распоряжение или решение).

В разделе IV “Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов” прописываются особенности оформления положений, правил, инструкций, протоколов, служебных писем.

В разделе V “Бланки документов” говорится, что документы администрации сельского поселения “Айкино” оформляются на бланках. В администрации применяются следующие бланки: бланк конкретного вида документа; бланк письма; общий бланк.

Распорядительные документы  администрации сельского поселения “Айкино” оформляются на бланках конкретного вида документов и на общем бланке. В виду того, что Глава администрации сельского поселения является Главой сельского поселения и, по сути, совмещает две должности, а, следовательно, и полномочия, вменённые ему, мы предлагаем разработать бланк должностного лица (в частности Главы администрации сельского поселения “Айкино”) (Приложение 25). Также необходимо доработать общий бланк (Приложение 26) и бланк конкретного вида документа (Приложение 27).

В разделе VI “Организация документооборота и исполнения документов” прописывается движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, приём, обработка и распределение поступающих документов.

Распорядительная документация администрации сельского поселения “Айкино” подлежит регистрации. Датой регистрации является дата подписания распорядительного документа.

Раздел VII “Машинописные и копировально-множительные работы” определяет порядок копировальных работ в администрации сельского поселения “Айкино”. Здесь же указывается, что в первую очередь печатаются проекты решений Совета сельского поселения, постановлений и распоряжений Главы администрации, материалы к заседаниям коллегии.

Контроль исполнения документов, прописываемый в разделе V, устанавливает сроки исполнения документов. Что касается распорядительных документов, с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

Инструкция  включает в себя положения о формировании и оформлении дел. Исполненные распорядительные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Таким образом, инструкция по делопроизводству администрации  сельского поселения “Айкино” охватывает все вопросы работы с распорядительной документацией администрации: виды, издаваемых распорядительных документов, порядок подготовки, оформления проектов документов, регистрацию, контроль исполнения, формирование распорядительных документов в дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В настоящее  время деятельность органов местного самоуправления отражается в различных  документах. Большое внимание уделяется распорядительной документации, включающей в себя такие документы, как: постановления, распоряжения, приказы, решения, указания, имеющие ряд особенностей при их составлении.

Для осуществления  местного самоуправления в муниципальных  образованиях формируются различные органы: Совет муниципального образования, администрация муниципального образования, Глава муниципального образования и иные органы.

Администрация является исполнительно-распорядительным органом, созданным для решения вопросов местного значения и осуществления отдельных государственных полномочий.

Структура администрации  зависит от различных факторов: объёма работ, возложенных на неё, от численности  населения, от территории муниципального образования, от финансирования. Администрация может включать в себя главу администрации муниципального образования, заместителей главы, территориальные и функциональные отделы, различных специалистов. Однако администрации сельских поселений, как правило, не требуется большого аппарата управления и чаще всего она включает руководителя (главу) администрации, его заместителей и нескольких специалистов.

Распорядительная  документация администраций сельских поселений представлена такими документами, как постановления и распоряжения.

Проведя анализ распорядительных документов администраций сельских поселений Усть-Вымского района, выявлены проблемы различного характера.

Следует отметить такую проблему, как неправильное оформление реквизитов документа, нарушающую целостность системы документа и приводящую к затруднению извлечения информации. Так же, зачастую игнорируются рекомендуемые правила по составлению текста распорядительной документации. Решение этой проблемы мы видим в разработке бланков распорядительных документов для того, чтобы чётко определить порядок оформления реквизитов.

Была выявлена проблема разграничения полномочий, а, следовательно, и отражения деятельности в распорядительных документах главы сельского поселения и главы администрации сельского поселения, являющихся одним лицом.

Для устранения этой проблемы мы предлагаем ввести в действие бланк должностного лица с соответствующими реквизитами, который позволит избежать дублирования должностей.

Чтобы избежать ущемления прав жителей сельского  поселения, обладающих только коми языком, мы предлагаем издавать документы (постановления), затрагивающие их интересы, на двух языках: коми и русском,

Уставами сельских поселений, а также регламентами администраций сельских поселений прописан нормативный характер распорядительных документов. Таким образом, документом, содержащим в себе различные нормативные положения, являются постановления. Распоряжения же являются документами ненормативного характера.

Одной из наиболее значимых проблем при издании  распорядительных документов, является то, что большое количество ненормативных документов издаются в форме постановлений и наоборот, нормативные документы – в форме распоряжений. Во-первых, это приводит к несоответствию с положениями, прописанными в организационных документах сельских поселений, в виду чего теряется их значимость. Во-вторых, теряется значимость самого распорядительного документа, нарушается его характер.

На наш взгляд, решать эту проблему следует начинать на федеральном уровне и для начала принять закон, который точно  будет давать понятие нормативно-правовым документам и чётко определять их особенности, а также органы, которые имеют право издавать такие документы.

Нами предложено определить специалистам администрации  сельского поселения примерный  перечень вопросов, по которым будут  издаваться постановления, а также перечень вопросов для распоряжений.

Наши рекомендации по выявленным проблемам заключены в инструкции по делопроизводству администрации сельского поселения “Айкино” Усть-Вымского района, охватывающей все стороны работы с распорядительной документацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

1. Европейская Хартия местного самоуправления: федеральный закон от 11.04.1998 № 55-ФЗ // Собрание законодательства РФ.- 07.09.1998.- № 36.- Ст. 4466.
2. Конституции: закон РФ от 12.12.1993 // Российская газета.- 1993.- № 237
3. О государственной тайне: закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 // Собрание законодательства РФ.- 1997.- № 41.- Ст.8220-8235.
4. О государственном языке Российской Федерации: федеральный закон от 01.06.2005 г. № 53-ФЗ // Собрание законодательства РФ.- 2005.- №  23.- Ст. 2199.
5. О языках народов Российской Федерации: закон РФ от 25.10.1991             № 1807-1 // Ведомости СНД и ВС РСФСР.- 1991.- № 50.- Ст. 1740.
6. Об информации, информационных технологиях и защите информации: федеральный закон от 27.07.2006 № 148-ФЗ // Собрание законодательства РФ.- 2006.- № 31.- Ст.3448.
7. Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ // Собрание законодательства РФ.- 2003.- № 40 .- Ст. 3822.
8. Об обязательном экземпляре документов: федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ // Собрание законодательства РФ.- 1995.- № 1.- Ст. 1.
9. Об электронной цифровой подписи: федеральный закон от 10.01.2002      № 1-ФЗ // Собрание законодательства РФ.- 2002.- № 2 .- Ст. 127.
10. Конституция Республики Коми от 17.02.1994 // Красное знамя.- 1994.-     № 45.
11. О государственном гербе Республики Коми: закон РК от 06.06.1994        № 153 // Красное знамя.- 1994.- № 109.
12. О некоторых вопросах муниципальной службы в Республике Коми: закон РК от 21.12.2007 № 133-РЗ // Республика.- 2007.- № 239.
13. О территориальной организации местного самоуправления в Республи</s