Анализ распорядительных документов

 

 

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ГБОУ СПО ВО «Владимирский политехнический колледж»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по ПМ 01 МДК 01.04 «Документоведение»

 

 по теме: «Анализ распорядительных документов»

 

 

Выполнил студент гр. Д-212 К.С. Шипунова   Проверил преподаватель А.Х. Левина   с оценкой ___________

 

 

 

 

 

 

2014

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Введение  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .     2   2. Анализ распорядительных  документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .     3   2.1. Приказы по основной  деятельности  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .     7         2.2. Приказы по личному  составу   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    14   2.3. Распоряжения   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    20   3. Заключение    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    24   Список использованной литературы   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    25   Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Итак, делопроизводство – это процесс создания документа и последующей работы с ним, а документ – это носитель информации.

Информация, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» – это «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях явлениях и процессах независимо от формы их представления». Таким образом, в конечном счете, все сводится к обработке информации, а компьютер – только более удобное средство для работы с ней.

  На сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением  и ведением определенных документов.

Цель курсовой работы – анализ распорядительных документов (приказ, распоряжение). Они являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственной деятельности организации.

Поэтому актуальность данной темы высока, так  как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и так далее, на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено. С каждым днем возрастает поток распорядительной документации во всех областях политической и экономической жизни страны, и в связи с этим необходимо подготовить "фундамент" теоретической основы перехода к более прогрессивным формам документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации  наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому,  от руководителя организации к структурным  подразделениям и работникам.

В юридическом  плане распорядительные документы  относятся к правовым актам: в  них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов  управления. Конкретность таких предписаний  проявляется в том, что с помощью  распорядительных документов разрешаются  возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом  являются конкретные учреждения, структурные  подразделения, должностные лица или  работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение  конкретных административно-правовых отношений.

Решения, фиксирующиеся  в распорядительных документах, могут  быть направлены на совершенствование  организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления  основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными  и иными ресурсами.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных  форм собственности, относятся:

- постановления;

- решения;

- приказы;

- распоряжения;

- указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать  закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.

Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат  коллегиальной деятельности и единоначалия.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» («решил») – в решении; «предлагаю» – в распоряжении; «приказываю» – в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

 В распорядительных  документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего  лица единственного числа («постановляет», «решил»).

   Слова «постановляет» («ПОСТАНОВИЛ»), «решает» («РЕШИЛ»), «предлагаю», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

 Располагаются эти  слова на отдельной строке  прямо от полей. В постановлениях  и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа. Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения.

          Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.  Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок.

Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль над исполнением документа.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству). Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Приказ – это документ, издаваемый руководителями предприятия, регламентирующий действия подчиненных по вопросам повседневной деятельности.

Приказами оформляются:

1. Решения нормативного характера (о создании, реорганизации, ликвидации предприятия).
2. Решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Разработка проекта документа, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится вопрос, отражаемый в приказе. Проекты приказов по персоналу готовит служба персонала, по финансовым вопросам – бухгалтерия, по вопросам планирования – плановый отдел.

Приказ подписывает руководитель или по его поручению его заместитель. С целью обеспечения правильности содержания проекты приказов обычно визируют:

1. Исполнитель приказа.
2. Руководитель структурного подразделения, внесший проект приказа.
3. Руководители структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.
4. Руководитель службы ДОУ.
5. Руководитель юридической службы.

Возражения по проекту приказа, возникающие в процессе излагаются в справке, прилагаемый к проекту приказа, вносятся изменения принципиального характера, то проект принадлежит перепечатке и повторному согласованию.

Дата приказа – дата его подписания.

Приказы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года.

Приказы с различными сроками хранения подшиваются в разные дела (приказы по основной деятельности нормативного характера, приказы по основной деятельности производственного характера, распоряжения по личному составу нумеруются отдельно).

Копии приказов или их размноженные копии заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии со списком рассылки.

 Копия обязательно  направляется  исполнителю и в  службу ДОУ.

 

БЛАНК ПРИКАЗА

 

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ». Образец бланка приказа должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству. Образец бланка приказа включает все обязательные реквизиты.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм.

Но я рекомендую делать поля 30 мм, т.к. при подшивке большого количества служебных документов  информация, расположенная на левом поле, может не читаться. Если текст приказа большой, то страницы нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

 

 

 

 

 

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

 

1. Наименование организации.

В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе.

 При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне.

2. Наименование вида документа.

Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2 – 4 межстрочных интервала после наименования организации.

3. Дата.

Датой приказа является дата его подписания руководителем организации.

4. Номер