Анализ распорядительных документов

Последний этап подготовки приказа – его подписание. На подпись руководителю организации представляется полностью заполненная унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.

На практике еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки пишутся «за», «зам.» или проставляется косая черта.

 ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и иные действующие нормативные документы не допускают использование подобных приемов: это лишает документ юридической силы.

Последний реквизит, который заполняется в унифицированных формах, – виза ознакомления работника, состоящая из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления.

 

СОГЛАСОВАНИЕ

 

Отдельных пояснений требует такой этап подготовки приказа по личному составу, как его согласование, то есть визирование теми должностными лицами организации, которые имеют отношение к тому или иному правовому отношению работника и работодателя.

Некоторые организации не оформляют визы на приказе и ограничиваются сбором виз должностных лиц на заявлениях. В тех случаях, когда визирование проводится, приказы по личному составу, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт (при его наличии). На приказе может быть виза инспектора или руководителя кадровой службы, подтверждающая ответственность кадровика за оформление приказа, за состояние документов, предъявленных работником, и т.д.

Состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях имеет существенные различия. Поэтому правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции по работе с кадровыми документами или ином локальном нормативном акте.

Визы проставляются или в нижней части последнего листа приказа (после подписей), или на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа.

Приказ вступает в силу с момента подписания, регистрируется в этот же день и объявляется работнику под роспись.

В соответствии с п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», документ должен содержать отметку об исполнении и направлении его в дело. Это правило касается также и кадровых приказов. Отметку об исполнении документа и направлении его в дело ставят в левом нижнем углу приказа. Этот реквизит включает в себя следующие данные: слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

В дело № 02-09

Иванкова   07.10.2009

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

Распоряжение – издается руководителем предприятия в целях разрешения оперативных вопросов. Имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан.

Правом издавать распоряжения могут наделяться: зам.руководителя предприятия по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (отделов, цехов и др.), а так же главные специальности предприятия (гл. инженер и др.). Право издания распоряжения закрепляется в учредительных документах (уставе, положении) для руководителя предприятия.

Право подписи распоряжений другими должностными лицами закрепляется в положениях о подразделениях и должностях, в должностных инструкциях, в приказе о распределении обязанностей между руководством предприятия.

Оформляется в целом как и приказ по основной  деятельности. Вместо «ПРИКАЗЫВАЮ» пишут «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ».

В текстах распоряжений могут отсутствовать:

- заголовок к тексту;

-  констатирующая часть.

Текст делится на конституционную и распорядительную. В первой части излагаются цели и причины издания документа. Используются формулировки: «В соответствии…», «В целях…», «В связи…».

 В распорядительной  части, указывается кому сделать, что сделать, до какого числа. В последнем пункте «Контроль над исполнением…».

 Обязательными реквизитами распоряжения являются:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования);

- эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

- наименование организации;

- название вида документа;

- дата и номер документа;

- место издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

АНАЛИЗ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Проанализируем приказ по основной деятельности (Приложение 1).

1. Р-8 – Наименование организации

Не указано сокращенное наименование организации. Приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенные наименования помещают ниже полного в скобках.

2. Р-14 – Место издания

Если из названия организации место составления понятно, то в этом случае оно не указывается.

Правильный вариант приказа по основной деятельности (Приложение 1а).

 

Рассмотрим приказ по личному составу (Приложение 2).

1. Р-11 – Дата документа

Принято писать год не двумя цифрами, а четырьмя.

2. Р-18 – Заголовок к тексту

Точка в конце заголовка не ставится.

3. Р-22 – Подпись

Не указана расшифровка подписи. Допускается в расшифровке подписи буквы отчества не указывать.

Правильный вариант приказа по личному составу (Приложение 2а).

 

Проанализируем распоряжение (Приложение 3).

1. Р-10 – Название вида документа

Не указано. Указывается заглавными буквами жирным шрифтом. Оно помает определить назначение документа.

2. Р-20 – Текст

Не указан последний пункт « Контроль над исполнением . . .» Так же не указано кому сделать, что сделать, до какого числа.

Правильный вариант распоряжения (Приложение 3а).

 

Проанализируем приказ по основной деятельности (Приложение 4).

1. Р-12 – Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа при продольном расположении реквизитов должен располагаться по правому краю.

2. Р-18 – Заголовок к тексту

При продольном расположении реквизитов заголовок к тексту должен находиться в центре, должен быть написан с маленькой буквы и без точки на конце. 

   Правильный вариант  приказа по основной деятельности (Приложение 4а).

 

Проанализируем распоряжение (Приложение 5).

1. Р-8 – Наименование организации

В документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытые или открытие общества.

2. Р-20 – Текст

Констатирующей части документа, составлена неверно.

В распорядительной части не указаны фамилии.

Правильный вариант распоряжения (Приложение 5а).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Проанализировав данные распорядительных документов, я обнаружила, что в их оформлении много ошибок. Из этого следует вывод, что большинство организаций имеет очень низкий уровень делопроизводства, многие из них не соблюдают требования, которые представлены в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Я считаю, что данный анализ помог мне лучше разобраться в оформлении распорядительных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ИСТОЧНИКИ

 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – В вед. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

2. ГОСТ Р 6.30-97. «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. ГОСТ Р 1.5-92. «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов».

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999.

2. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999.

3. Гавлин М.Л. и др. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. /  М., 2003. - 90 с.

4. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. – 272 с.

5. http://docrev.ru/rasporyazhenie.

6. http://www.kadrovik.ru.

 

 

 

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИАНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Новосибирский завод химконцентратов»
ПРИКАЗ
18.08.2009	№	8
г. Новосибирск
об утверждении инструкции по делопроизводству

Приложение 1

 

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 № 68,  и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок оформления документов системы ОРД и движения их по заводу. В связи с этим

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию (прилагается).

2. Заведующей канцелярией  О.А. Окименко  обеспечить методическое  руководство организацией делопроизводства  на предприятии и контроль  соблюдения требований инструкции.

3. Контроль исполнения  приказа возложить на заместителя  директора 

Л.Е. Кириешко.

 

Директор завода

О.А. Кулакова

 

 

 

 

 

К.Е. Ушакова 37-89-25

 

Проект приказа подготовлен
Начальник канцелярии		И.В. Воронова
00.00.0000

 

Заместитель директора		Юрисконсульт
Н.Е. Кириенко		Н.У. Криков
00.00.0000		00.00.0000

 

Инспектор канцелярия
Е.О. Фокс
00.00.0000

 

Рассылка: в дело, заведующему канцелярией, всем структурным подразделениям.
Начальник канцелярии		Н.В. Воронова
00.00.0000