Анализ документов и оформление бланков фирмы

Содержание:

1.      Анализ документов и оформление бланков фирмы

2.      Система организационно-правовой документации

3.      Приложение к теоретической части

4.      Список литературы

1.      Анализ документов и оформление бланков фирмы

1.1.           При оформлении делового письма были допущены следующие ошибки:

      наименование организации в бланке следует указывать с начала полностью, а затем сокращенно в соответствии с Уставом организации;

      нет реквизита «Адресат», где может быть указана организация, должностное лицо, его инициалы и фамилия, почтовый адрес (п.3.15, ГОСТ Р 6.30-2003 приложение А);

      дата и номер документа располагаются в бланке письма после кодов по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Дату оформляют арабскими цифрами . День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (п. 3.11, ГОСТ Р 6.30-2003);

      в бланке письма обязательно указывают реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Этот реквизит должен проставляться в бланке письма и в том случае, если письмо является инициативным. В этом случае он не заполняется ( ГОСТ Р 6.30-2003, рис. Б.2);

      реквизит «Приложение» располагается после текста документа (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.21);

      отсутствует отметка об исполнителе (ГОСТ 6.30-2003).

Возможный вариант оформления письма:

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru

ОКПО 02842728, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

_01.01.2009_№ 24/3-7 

  на №  _____________ от _______________

                                                                          Директору

научно производственного

                                                                    центра

                                                                                    О. Д. Турищеву

                                                                                  Сортировочная        

                                                                        ул., д. 6,

                                                                                         г. Саратов, 410505

О закупке учебных пособий

                Просим предоставить перечень новых учебных пособий с указанием цен за один экземпляр.

Приложение: перечень учебных курсов на 1 л. в 1 экз.

                С уважением,

Ректор                                                    подпись                             И.И. Иванов

А.А. Смирнова

207  14 56

1.2.           При оформлении приказа об увольнение были допущены следующие ошибки:

      нет полного наименования организации, сокращенное наименование организации  - автора документа помещают ниже полного или за ним. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации ( п. 3.8, ГОСТ Р 6.30-2003);

      не проставлен код по ОКПО;

      дата документа оформляется в последовательности: день месяца, месяц, год.  День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (п. 3.11, ГОСТ Р 6.30-2003);

      не указаны дата и номер трудового договора;

      не указан табельный номер работника;

      не следует употреблять в официальных документах сокращение «ТК РФ» (КЗОТ РФ – устарело);

      в основании увольнения нет номера документа;

      подпись юриста в Унифицированной форме № Т-8 утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 не предусмотрена;

      нет реквизита ознакомления работника с приказом.

Возможный вариант оформления приказа:

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

(распоряжение)
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Мотивированное мнение выборного

профсоюзного органа в письменной форме

1.3.           общий бланк:

Закрытое акционерное общество «Касмея»

(ЗАО «Касмея»)

Урожайная ул., д. 34, Зеленый, 123123

Тел. 33-33-33 факс 33-33-34

ОКПО 02842728, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

      __________________  № _______________  

      На №  _____________ от _______________

1.4.           бланк письма:

письма оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту (если текст письма более 4-5 строк), текст, подпись, отметка об исполнителе. Все деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем.