Бланки документов

Введение

 

1. Бланки документов ……………………………………………………………..….……3

2. Виды ………………………………………………………………………………………...3

3. Требования к гербовым бланкам ………………………………..…………………..9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………........................12

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ …………………….…...……...………13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бланки документов.

Введение.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 содержит требования к бланкам, на которых, как правило составляются управленческие документы предприятия. Для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) по качеству используемой для изготовления бланка бумаги;

б) по характеристикам отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) по размещению полей и ограничительных отметок.

Рассмотрим перечисленные требования по порядку. Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов. Плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а ее белизна не менее 90%.

Бумага для бланков должна быть достаточной прочности, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной напылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере).

Текст, нанесенный на бланк должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков – темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различными очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля – свободное от текста пространство по краям листа – размером не менее с левого, верхнего и нижнего краев листа 20 мм, а с правого – 10 мм. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным, либо флаговым способом.

 

1. Виды бланков.

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:

- бланки для писем;

- Общие бланки (бланки  для всех остальных документов);

- бланки конкретного вида  документа.

Общий бланк может использоваться для изготовления любых видов документов, кроме служебных писем. При изготовлении документов на общем бланке название вида документа (АКТ, ПРОТОКОЛ, СПРАВКА и др.) печатается под названием организации.

Бланки структурных подразделений используются в случаях, если руководитель подразделения наделен правом издавать документы, в т. ч. вести переписку. Должностные бланки, на которых указана должность лица, издающего документ, как правило, используются в органах власти и управления всех уровней. В организациях, не относящихся к органам власти и управления, должностные бланки обычно используются для ведения переписки.

Организации вправе сами решать, какие бланки им использовать для подготовки управленческих документов.

На бланках для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

На основе общего бланка допускается изготавливать специальные бланки для конкретных видов ОРД. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов и для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам документов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

Все бланки разрабатываются с учетом углового или продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу . Длина строки бланковой надписи не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты размещаются посередине листа в верхней его части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей. Наиболее рационально использовать угловое расположение реквизитов на бланке, что экономит рабочую площадь документа для оформления таких реквизитов, как «адресат», «гриф утверждения», «гриф ограничения доступа», «резолюция». Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части рекомендуется применять в тех случаях, когда эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае на двух языках должны быть продублированы все реквизиты бланка.

Государственный стандарт установил два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка размещаются в верхнем левом углу, например в бланке письма.

При продольном расположении реквизитов они размещаются центрованным способом вдоль верхнего поля бланка. При продольном расположении реквизитов они размещаются центрованным способом вдоль верхнего поля бланка.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Реквизиты общего бланка:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст. 5021).

Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 м, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.

02 – Герб субъекта Российской  Федерации;

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации. (реквизит 08), слева.

08 – наименование организации;

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

11 – дата документа;

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов- приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланкеявляется дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланкеодновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или актаявляется датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемыхдокументов, например, инструкций, планов датой документа является дата ихутверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

14 – место составления  или издания.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

Реквизиты бланка письма:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код причины  поставки на учет (ИНН / КПП);

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

09 – справочные данные об организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.

Реквизиты бланка конкретного вида документа:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа;

14 – место составления или издания документа.

Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле.

Из всего выше указанного мы можем сделать вывод, что,от того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организованаработа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятияуправленческого решения.

Поэтому требования, предъявляемые к составлению иоформлению служебных документов должен знать каждый.

2. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков

Гербовые бланки документов, т.е. бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, является полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых банков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответств4ующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров.