Организация системы документооборота МУП «Рязкомхоз»

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя директора МУП «Рязкомхоз» передается его секретарю. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов  директор МУП «Рязкомхоз» наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУП «Рязкомхоз» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ [27].

Порядок прохождения входящих документов представлен на рис.1.

- движение документов, поступающих на имя директора

- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов

Рис.1. Оперограмма движения входящих документов

2.3. Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

             составление проекта документа исполнителем;

             проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

отдела предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[28]

В МУП «Рязкомхоз» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

             порядковый номер документа, включающий номер дела;

             адресат (корреспондент);

             краткое содержание или заголовок;

             отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

             исполнитель;

             примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем

2.4. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[29]

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам муниципального предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[30].

50

Рис.2. Оперограмма движения исходящих документов

- движение документов, подписываемых директором

- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

50

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[31] и Типовой инструкции по делопроизводству[32]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

Таблица 2

Форма регистрационного журнала для входящих документов

На исходящих документах МУП «Рязкомхоз» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.[33] Он располагается в верхнем левом углу первого листа и  состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В МУП «Рязкомхоз» номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих документов МУП «Рязкомхоз»» ведется в соответствующем журнале (табл.3)

Таблица 3

В МУП «Рязкомхоз» регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя МУП «Рязкомхоз».

Журналы регистрации внутренних документов содержат определенные графы (табл.4).

Таблица 4