Организация как система

2

Содержание

Введение

Понятие системы

Организация как система

Подсистемы организации как системы управления

Открытые и закрытые системы. Внешняя и внутренняя среда

Понятие и этапы жизненного цикла организации

Заключение

Литература

Введение

Каждый человек в течение своей жизни так или иначе связан с организациями. Именно в них или при их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. В рамках организаций повсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей, равно как и нет людей, которым не приходится иметь дело с организациями.

Организация – сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Они уверено развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

В современном мире изучение организаций и их поведения является одной из основных задач исследований, проводимых совместно представителями нескольких научных дисциплин. Изучение организаций постепенно превратилось в самостоятельную научную область – теорию организации. Все возрастающий интерес, проявляемый специалистами по общественным наукам к исследованию предприятия, свидетельствует о значении социальных и культурных норм в развитии организации.

В данной работе мы рассмотрим организацию как систему с точки зрения менеджмента.

Понятие системы

В переводе с греческого языка, система значит целое, составленное из частей, объединение. В современном мире понятие «система» чаще всего определяется как совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство.

Среди се основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определенной структуры. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система имеет входное воздействие, структуру обработки входного воздействия, конечные результаты и обратную связь.

Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые и т.д., в зависимости от оснований классификации систем.

Для описания системы используют следующие понятия: состояние, поведение, равновесие, устойчивость.

- Состояние системы – это мгновенная фотография (срез) системы во времени. Состояние системы описывают либо через входные воздействия и выходные результаты, либо через макросвойства системы (рентабельность, объем продаж, численность персонала и т.п.).

- Поведение системы. Если система способна переходить из одного состояния в другое, то говорят, что система обладает поведением. Поведение системы - это ее состояние во времени. Этим понятием пользуются тогда, когда неизвестны правила и закономерности перехода системы из одного состояния в другое.

- Равновесие системы – это способность системы в отсутствие внешних воздействий или при постоянных воздействиях сохранять свое поведение сколь угодно долго.

- Устойчивость системы – это способность системы возвращаться в состояние равновесия после того, как она была из этого состояния выведена внешними воздействиями.

Организация как система

Современная теория организации и общая теория систем тесно связаны между собой, причем теория организации является самостоятельным элементом общей теории систем. Как теория систем, так и теория организации изучает общие свойства организации как единого целого.

В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Организация в менеджменте – это объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или достигающих определенной цели и действующих на основе определенных процедур и правил. В общем смысле под организацией имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Организация как система управления – одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с:

          целями;

          функциями;

          процессом управления;

          квалификацией менеджеров;

          распределением полномочий для достижения определенных целей.

Основными особенностями организации как системы являются следующие:

          деление на организационные элементы,

          взаимодействие этих элементов между собой и их окружением,

          поддержание информационного потока и связи, стремление к росту и сохранению жизнеспособности, необходимость в интегрированных и эффективных процессах принятия решений.

В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.

Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного положения или перевода ее в новое состояние. Любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

          вход основной системы;

          выход основной системы;

          канал обратной связи (воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода);

          блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

Подсистемы организации как системы управления

В настоящее время в составе организации как системы управления выделяют следующие подсистемы:

1.                  структура управления;

2.                  техника управления;

3.                  функции управления;

4.                  методология управления.

Надо отметить, что систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (организация), так и с позиции динамики – как управленческую деятельность.

Подходы (методология) к управлению включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управлен­ческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности.

Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, вклю­чает в себя: систему коммуникации, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

          структуру управления организации, во многом определяющуюся по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет технику управления, процесс, методы, функции и схему организационных отношений с учетом профессионализма персонала;

          компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От нее напрямую зависит и число ошибок учета и планиро­вания, и оперативность реагирования на определенное воздействие. На практике все более широкое понимание находит истина, что функциональ­ность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

Сущность управления можно проследить через эволюцию представ­ления об организации как основного объекта управления. Выделяют пять перечисленных ниже этапов.

1.                  Организация представляется как сумма трудовых операций. Управлять – значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.

2.                  Организация – это административная пирамида как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща четкая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.

3.                  Организация – бюрократия, где человек – это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индиви­ду­альные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически "на все случаи жизни".

4.                  Организация – это группа единомышленников, семья. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения (принцип Э. Мэйо). Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.

5.                  Организация – это социотехническая система, т.е. взаимодейст­вие группы людей с определенной техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних – производственная система. Отсюда – организация характеризуется как сложная, разнородная вероятностная система.

Открытые и закрытые системы. Внешняя и внутренняя среда

Существенное проникновение во внутреннее строение организации обеспечивается использованием системного подхода.

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическим науками. Здесь понимается, что система является самосдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружаю­щим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для подержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

На схеме предусматривающей промышленную организацию как открытую систему (рисунок 1), можно видеть поступление материалов, рабо­чей силы, капитала. Технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство – все являются частью окружения.

Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Рисунок 1 – Промышленная организация как открытая система

Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и диффе­ренциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению струк­туры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растет, то наблюда­ется значительная его дифференциация и усложнение. Создаются новые спе­циализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширя­ется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты, которые необходимо знать тем, кто изучает организации.