Организация как система

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                                      5

1.ХАРАКТЕРИСТИКА ТУРИСТИЧЕСКОГО АГЕНТСТВА                                     6

1.1 История компании                                                                                           6

1.2 Миссия, цели и задачи                                                                                    7

1.3 Технология                                                                                                       8

1.4 Организационная структура                                                                           9

1.5 Процессы                                                                                                         14

2.АНАЛИЗ ВНЕШНЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ                                                   18

2.1 Анализ внешней среды компании                                                                18

2.2 Анализ внутренней среды                                                                             23

2.3 SWOT-анализ туристического агентства                                                    26

3.ПРОЕКТ МЕРОПРИЯТИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ                                                                                                                29

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                                33

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ                                                      34

ПРИЛОЖЕНИЕ А 
ВВЕДЕНИЕ

Организация — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Организация — это живой организм. Она рождается, развивается и, если этого требуют обстоятельства, умирает. Особенность современного этапа состоит в том, что темп изменений, происходящих во внешней среде, существенно возрос. Среда обитания деловых организаций стала столь динамичной, что применительно к ней стало использоваться понятие турбулентной среды. Естественно, выживать в такой динамично меняющейся среде могут только те организации, которые сами меняются не менее высоким темпом. Проведение изменений всегда являлось важной функцией менеджмента.

Менеджмент формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура, и осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации.

Целью курсовой работы является – рассмотреть организацию как систему, сопоставить полученные теоретические знания на практике применительно к определенной организации.

Задачи курсовой работы:

1. Дать краткую характеристику предприятия

2. Проанализировать внешнюю и внутреннюю среду организации и выявить проблему в компании

3. Предложить проект мероприятий по повышению эффективности управления в организации.

В качестве объекта исследования было выбрано туристическое агентство «Discovery».

 

 

 

 

 

 

 

1.ХАРАКТЕРИСТИКА ТУРИСТИЧЕСКОГО АГЕНТСТВА

 

1.1 История компании

Туристическая фирма «Discovery» была основана 22 февраля 2003 года.

Контакты: ИП Савина Елена Валентиновна, ул. Карла Либкнехта, д.19, оф.403, web-сайт: www.adiscovery.ru

Фирма сотрудничает с ведущими российскими туристическими организациями в различных регионах России и ближнего зарубежья.

Основными видами деятельности являются:

• Разработка любых индивидуальных туров, VIP - обслуживание, корпоративные мероприятия и организация отдыха в любой точке мира;
• Организация групповых туров за рубеж;
• Отдых на российских курортах;
• Оформление виз и страховок;
• Индивидуальные путешествия.

Помимо организации внутренних туров, туров за рубеж,  «Discovery»  активно работает в сфере приема в России иностранных граждан, предоставляя полный комплекс туристических услуг. Фирма осуществляет обслуживание, как туристических групп, так и индивидуальных туристов, иностранных граждан. прибывающих, как с деловыми, так и с частными целями. Достижения компании «Discovery» отмечены дипломами, благодарностями Администрации Архангельской области, Мэрии Архангельска.

На сегодняшний день штат сотрудников фирмы составляет 6 человек. Политика работы фирмы направлена на качественное и достойное оказание туристических услуг.  Менеджеры «Discovery»  всегда открыты для диалога со своими клиентами. Идеи и замыслы туриста - это тот материал, из которого туристическое агентство  организует отдых для своих клиентов, как для себя. Компания распахнет для клиентов дверь в удивительный мир путешествий, полный новых впечатлений и открытий. [1]

1.2 Миссия, цели и задачи

Целеполагание начинается с установления миссии предприятия – выраженного словесно основного социально значимого функционального назначения предприятия в долгосрочном периоде. Это высшая цель, которая определяется ожиданиями действий, реакций или результатов деятельности данного субъекта со стороны потребителей, деловых партнеров, контрагентов. Название «Discovery» в переводе с английского означает "открытие", и потому, «Discovery» открывает для своих клиентов  - "новый взгляд на путешествия!". Название компании говорит об особенной миссии: « Мы – молодая, динамично развивающаяся туристическая компания. Мы работаем, чтобы предложить нашим клиентам исключительное обслуживание и комфорт. Мы работаем для тех, кто свободно путешествует и не боится открывать для себя уголки мира, не обозначенные в путеводителях.»

Миссия образует фундамент для установления целей предприятия в целом, его подразделений и функциональных подсистем, каждая из которых ставит и реализует свои цели. Цели – это конкретизация миссии предприятия в форме, доступной для управления процессом ее реализации.

Для туристического агентства «Discovery» основными целями являются:

Цели развития:

-  Повышение конкурентоспособности туристского продукта, предоставляемого «Discovery», на рынках въездного и выездного туризма;

- Комплексное воздействие на потребителей на всех этапах туристского обслуживания;

- Обеспечение условий, необходимых для развития творческого потенциала сотрудников предприятия, повышения уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе;

Цели выживания:

-   Стабилизация финансового состояния;

- Тщательное изучение рынков сбыта туристских продуктов для выработки стратегии по их расширению и развитию;

-     Поддержание имиджа;

- Определение критических областей управленческого воздействия и приоритетных задач, обеспечивающих получение запланированных результатов.

Социальная цель: наиболее полное удовлетворение потребностей клиентов. [2]

Главные задачи туристской фирмы «Discovery»:

 -   Занятие определенной ниши на Архангельском рынке выездного туризма;

-   Разработка индивидуального подхода к каждому клиенту;

-   Совершенствование информационной и материальной базы фирмы;

 -   Повышение квалификации персонала.

 

1.3 Технологии  

 

Туризм занимает ведущую роль в экономиках многих стран мира. Россия не является исключением, так как имеет очень богатый туристский потенциал и все необходимые предпосылки.    К технологиям, используемым в туристической фирме можно отнести разработку новых, еще не изведанных направлений, которые в свою очередь могут отличаться своей нестандартностью.    Фирма для улучшения процесса работы использует множество способов.

Внедряет и использует новые способы бронирования билетов и отелей по всему миру, что позволяет, не выходя из офиса и не отнимая времени, дать полную информацию, интересующую туриста.  Ведётся электронная картотека, которая в свою очередь, помогает быстро и оперативно получить информацию о туристе (день рождения, паспортные данные…). Также для быстрого расчета страховых полисов туристов используется on-line система, связанная напрямую со страховой компанией, что очень экономит время. Всё вышеперечисленное делает работу более оперативной и точной, это очень привлекает туристов, и обещает, что они вернутся именно в «Discovery». Самый большой плюс в работе – это использование электронных систем бронирования.

 

1.4 Структура

 

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Менеджмент должен определить организационные размеры структурных подразделений, их права и обязанности, систему взаимодействия и информационной связи с другими подразделениями. Он должен поставить задачи перед подразделениями и наделить их необходимыми ресурсами. От умелого решения всех этих вопросов и своевременной корректировки и изменения структуры очень сильно зависит успех функционирования организации.

Структура — необходимое свойство любой организации. Наличие структуры является проявлением универсального закона иерархии, в соответствии с которым любой объект является частью чего-то большего и одновременно содержит в себе более мелкие части. Проблема любой структуры состоит в том, она создает барьеры между частями. Поэтому одной из важнейших задач менеджмента при построении структуры организации является поиск путей превращения барьеров в

прозрачные границы. [3]

Организационная структура «Discovery» выглядит следующим образом:

Рисунок 1 – Организационная структура туристического агентства

Для туристического агентства характерна линейно-функциональная структура.

 Линeйнo-фyнкциoнaльнaя cтpyктypa oбecпeчивaeт тaкoe paздeлeниe yпpaвлeнчecкoгo тpyдa, пpи кoтopoм линeйныe звeнья yпpaвлeния  пpизвaны кoмaндoвaть, a фyнкциoнaльныe —  кoнcyльтиpoвaть, пoмoгaть в paзpaбoткe кoнкpeтныx вoпpocoв и пoдгoтoвкe cooтвeтcтвyющиx peшeний, пpoгpaмм, плaнoв.

 Рyкoвoдитeли фyнкциoнaльныx пoдpaздeлeний  ocyщecтвляют влияниe нa пpoизвoдcтвeнныe пoдpaздeлeния фopмaльнo. Кaк пpaвилo, oни нe имeют пpaвa caмocтoятeльнo oтдaвaть им pacпopяжeния, poль фyнкциoнaльныx cлyжб зaвиcит oт мacштaбoв xoзяйcтвeннoй  дeятeльнocти и cтpyктypы yпpaвлeния фиpмoй  в цeлoм. Фyнкциoнaльныe cлyжбы ocyщecтвляют  вcю тexничecкyю пoдгoтoвкy пpoизвoдcтвa; пoдгoтaвливaют вapиaнты peшeний вoпpocoв, cвязaнныx c pyкoвoдcтвoм пpoцeccoм пpoизвoдcтвa.

Дocтoинcтвa cтpyктypы:

- ocвoбoждeниe линeйныx pyкoвoдитeлeй oт peшeния мнoгиx вoпpocoв, cвязaнныx c плaниpoвaниeм  финaнcoвыx pacчeтoв, мaтepиaльнo-тexничecким oбecпeчeниeм  и дp.;

- пocтpoeниe cвязeй «pyкoвoдитeль  — пoдчинeнный» пo иepapxичecкoй лecтницe, пpи кoтopыx кaждый paбoтник пoдчинeн  тoлькo oднoмy pyкoвoдитeлю.

Нeдocтaтки cтpyктypы:

- кaждoe звeнo зaинтepecoвaнo в  дocтижeнии cвoeй yзкoй цeли, a нe oбщeй  цeли фиpмы;

- oтcyтcтвиe тecныx взaимocвязeй  и взaимoдeйcтвия нa гopизoнтaльнoм ypoвнe мeждy пpoизвoдcтвeнными пoдpaздeлeниями;

- чpeзмepнo paзвитaя cиcтeмa взaимoдeйcтвия  пo вepтикaли;

- aккyмyлиpoвaниe нa вepxнeм ypoвнe пoлнoмoчий пo peшeнию нapядy co cтpaтeгичecкими  мнoжecтвa oпepaтивныx зaдaч. [4]

Должностные обязанности генерального директора:

1.Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы организации, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности продукции и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.

2.Обеспечивает выполнение организацией всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов и бизнес-планов).

3.Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обслуживании и решении вопросов, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

4.Обеспечивает соблюдение законности в деятельности организации и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности организации в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности. [5]

Заместитель генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:

1.Осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью компании, обеспечивая эффективное и целевое использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств.

2.Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров, обеспечивает выполнение договорных обязательств.

3.Руководит разработкой мер по ресурсосбережению и комплексному использованию материальных ресурсов, совершенствованию нормирования расхода сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей, улучшению экономических показателей и формированию системы экономических индикаторов работы компании, повышению эффективности производства, укреплению финансовой дисциплины, предупреждению образования и ликвидации сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей, а также перерасхода материальных ресурсов.

4.Обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, установленной отчетности о выполнении планов.

5.Непосредственно при отсутствии генерального директора или по его поручению ведет переговоры с заказчиками, подрядчиками, потенциальными партнерами и другими организациями.

6.Обеспечивает доведение до сведения работников и исполнение ими распоряжений и приказов генерального директора.