Организация системы документооборота МУП «Рязкомхоз»

МУП «ЖКХТО №1» действует на основе хозяйственного расчета и самофинансирования, доходная часть формируется за счет оплаты услуг населением, бюджетными организациями, промышленными и прочими потребителями, а также бюджетных ассигнований по выполнению муниципального заказа, компенсаций из бюджета затрат на содержание жилого фонда в соответствии с действующим законодательством РФ. Предприятие несет ответственность, установленную законодательством РФ, за результаты своей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед собственником имущества, поставщиками, потребителями, бюджетом, банками и другими юридическими и физическими лицами.

              Предприятие от своего имени приобретает имущественные и неимущественные права и выполняет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде в соответствии с действующим законодательством Российской о заказа.

              Ведение технической документации на находящиеся в хозяйственном ведении Предприятия строения и помещения, инженерные сооружения, объекты благоустройства, озеленение, дороги и тротуары;

              Заключение в качестве представителя муниципалитета договоров на сдачу в наем жилых помещений в соответствии с действующим законодательством и решениями органов местного самоуправления по этому вопросу;

              Заключения в качестве представителя муниципалитета соглашений с владельцами и собственниками жилых и нежилых помещений о порядке управления домом и возмещение расходов по его эксплуатации и ремонту, а также договоров с владельцами и собственниками строений на оказание услуг по техническому обслуживанию или управлению;

              Обеспечение арендаторов, нанимателей, владельцев и собственников помещений и строений в соответствии с условиями соглашений и договоров коммунальными и прочими услугами;

              Сбор доходов за содержание и обслуживание мест общего пользования  и

              Выполнение работ по устройству и ремонту наружных и внутридомовых инженерных сетей и оборудования;

              Выполнение работ по защите и отделке конструкций и оборудования;

              Выполнение пуско-наладочных работ теплотехнического оборудования и внутридомовых инженерных сетей;

              Монтаж электро и теплотехнического оборудования;

              Выполнение работ по замерам сопротивления, заземления проводников электрооборудования и сопротивления изоляции электропроводников;

              Выполнение работ по проведению высоковольтных испытаний электрооборудования и кабелей;

              Выполнение работ по противоположной защите деревянных и металлических конструкций;

              Работа с военкоматом и ГО, паспортная работа;

              Прием в эксплуатацию домов – новостроек и организация заселения жителей;

              Осуществление иных видов деятельности, не противоречащих действующему законодательству.

Все имущество МУП «Рязкомхоз» находится в муниципальной собственности г. ниципальными органами, другими предприятиями, организациями и гражданами во всех сферах хозяйственной деятельности на основе хозяйственных договоров, соглашений, контрактов.

МУП «Рязкомхоз» устанавливает цены и тарифы на все виды производимых работ, услуг, выпускаемую и реализуемую продукцию в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Рязанской области, постановлениями главы местного самоуправления района, а также распоряжениями главы администрации г.Рязани.

МУП «Рязкомхоз» возглавляет генеральный директор, назначаемый администрацией города Рязани путем заключения контракта.

Руководитель предприятия действует на основании действующего законодательства Российской Федерации, Устава, Договора о закреплении имущества, контракта, а также иных обязательных для Предприятия нормативных актов, он подотчетен в своей деятельности администрации г.Рязани.

Руководитель действует на принципах единоначалия по вопросам, отнесенным к его компетенции.

Руководитель действует без доверенности от имени предприятия, представляет его интересы в государственных органах, предприятиях, организациях, учреждениях распоряжается имуществом Предприятия в пределах своей изированного) жилого фонда 2546750 кв.м., ведомственная жилая площадь (площадь прочих собственников) 90410 кв.м.. Графически это видно на рис.1.

Общая площадь жилого фонда г.Рязани по состоянию на 01.12.2005 г. составила – 5689660 кв.м. Основной жилищный фонд города выполнен в капитальном исполнении исполнение – 254323,2 кв.м, остальной – в деревянном – 239771 кв.м. Графически это видно на рис.1.2. Из общей площади муниципального жилого фонда общежития составляют 92540 кв. м., ветхий деревянный жилой фонд – 223483,8 кв. м., в фенольном исполнении – 525220,6 кв.м.

Уровень обеспеченности населения жильем в среднем по городу составляет 19,2 кв. м на человека.

Рис.1. Жилищный фонд на 01.12.05 г. Рязани

С каждым годом растет доля приватизированного жилья. Общая приватизированная площадь в домах муниципальной собственности на 01.12.2006г. – 261000 кв. м.

Рис.2. Исполнение жилого фонда г. Рязани по состоянию
на 01.12.05 г.г.Рязани

Жилой фонд оборудован: водопроводом горячего и холодного водоснабжения, канализацией, центральным отоплением, ваннами и электрическими плитами.

Созданы участки текущего ремонта жилого фонда для сохранности и продления срока службы жилых домов. 

При этом объем средств, направляемых на содержание и ремонт жилья значительно ниже нормативного. Нехватка средств, выделяемых на капитальный ремонт жилого фонда, приводит к его обветшанию и увеличению объема средств, требуемых для его содержания.

В хозяйственном ведении предприятия для выработки коммунальных услуг находиться хозяйственный питьевой водозабор с 38 артезианскими скважинами, очистные сооружения КОС 7000 – 2 шт., производительностью по очистке стоков 14000 м3 в сутки, 2 котельные ДЕ 16 и КВГМ 50.

На предприятии постоянно проводиться анализ дебиторской и кредиторской задолженности. По юридическим лицам дебиторская задолженность практически отсутствует. Проблемой остается дебиторская задолженность населения. Основным мероприятием по ее снижению является предъявление в суд заявлений о к регулярной и своевременной оплате полученных услуг.

В конце года проводится инвентаризация дебиторской задолженности и выявляется безнадежная дебиторская задолженность, которая списывается за счет дополнительной прибыли, полученной от прочих доходов.

50

2. Организация системы документооборота
МУП «Рязкомхоз»

2.1. Документы, определяющие организацию делопроизводства в МУП «Рязкомхоз»

Документационное обеспечение управления в МУП «Рязторогкомхоз» осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в МУП «Рязкомхоз» включает в себя рациональный ми определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами[23].

Под объемом документооборота МУП «Рязкомхоз» понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот МУП «Рязкомхоз» за последние 3 года (табл.1), была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:

             поступающие (входящие);

             отправляемые (исходящие);

             внутренние.

Таблица 1

Документооборот МУП «Рязкомхоз» за 2002-2004 г.г.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98[24], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности МУП «Рязкомхоз», оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

             бланк предприятия для письма;

             общий бланк для всех других видов документов (служебная МУП «Рязкомхоз», его заместителями и руководителями структурных подразделений;

             Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы МУП «Рязкомхоз» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название предприятия, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются на анализируемом муниципальном предприятии при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003.

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[25].

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники предприятия используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит  информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[26]

2.2. Порядок работы с входящим документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУП «Рязкомхоз» осуществляется секретарем-референтом данного предприятия, входящим структурно в Общий отдел.

При льного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается его секретарю.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.