Организация системы документооборота МУП «Рязкомхоз»

50

Содержание

Введение

1. теоретические основы документационного обеспечения управления

1.1. Обзор литературных источников

1.2. Краткая характеристика предприятия

2. Организация системы документооборота  МУП «Рязкомхоз»

2.1. Документы, определяющие организацию делопроизводства в МУП «Рязкомхоз»

2.2. Порядок работы с входящим документами

2.3. Порядок работы с исходящими документами

2.4. Регистрация документов

2.5. Организация контроля исполнения документов

2.6. Составление номенклатуры дел

2.7. Формирование дел

2.8. Подготовка документов для передачи в архив

3. Совершенствование системы  документооборота на предприятии

3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения МУП «Рязкомхоз»

3.2. Совершенствование документационного  обеспечения  деятельности на основе автоматизации

Заключение

Список использованных источников

Приложение 1. Примерная номенклатура дел МУП «Рязкомхоз»

Приложение 2. Акт об уничтожении документов МУП «Рязкомхоз»

Приложение 3. Проект инструкции по делопроизводству МУП «Рязкомхоз»

Приложение 4. Проект положения об общем отделе МУП «Рязкомхоз»

Приложение 5. Проект положения о постоянно действующей экспертной комиссии МУП «Рязкомхоз»

Приложение 6. Примерная должностная инструкция секретаря МУП «Рязкомхоз»

Приложение 7. Список нерегистрируемой корреспонденции МУП «Рязкомхоз»

50

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с[1]. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия[2]. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы  организация и технология документационного обеспечения деятельности муниципального унитарного предприятия (МУП) «Рязкомхоз».

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности МУП «Рязкомхоз», а также разработка  внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

             изучение функций, задач, основных видов деятельности МУП «Рязкомхоз»;

             рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности МУП «Рязкомхоз»;

             изучение организации службы документационного обеспечения управления МУП «Рязкомхоз», ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность. В первой главе рассматриваются характеристика использованных источников и литературы, а также структура и функции Общего отдела муниципального унитарного предприятия Рязкомхоз. Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота МУП «Рязкомхоз», по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложениях приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.

Наряду с документационными материалами, источником к написанию настоящей работы послужили личные наблюдения и метод анкетирования.

50

1. теоретические основы документационного обеспечения управления

1.1. Обзор литературных источников

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Проводя неджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[3] способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт  устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

2. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[4]  Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «информации»[5]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».[6] Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Ко второй категории изданий  относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова, старшего преподавателя О. В. Мосягиной,  к.и.н. Н.В. Шатиной, старшего преподавателя В.С. Иритиковой.

В издании “Секретарское дело”  Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.[7]

Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законода­тельных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В дипломной работе использовалась информация на основе анализа диссертационной работы доктора исторических наук М.В.Ларина «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)»[8]. Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».

В журнале «Секретарское дело», в статье  «Рекомендации по разработке должностных инструкций»[9] В.С. Иритикова очень подробно описала все разделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой – «Должностная инструкция секретаря-референта»,[10] «Должностная инструкция

3. Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов  на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива»[11] и «Архивоведческие аспекты  в делопроизводстве: перечни документов»[12]; Н.В. Басакина – «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности»[13], В.Д. Банасюкевича «Новый типовой применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.

Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А. Казуто – «Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства»[14], А.В. Бадьиной - «Электронный документооборот фирмы»[15], Бобылевой М.П. – «Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем»[16], С. Короткого «Современные технологии корпоративного документооборота»[17]. Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л. Кузнецова «Автоматизация делопроизводства.  Первый этап»[18], Г.Ю. Максимовича и А.М. Андреева «Новые возможности автоматизации делопроизводства»[19], О.А. Ефимовой «Современные «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»[20]; О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации»[21]; Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальную систему»[22].

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи  А.Н. Соковой – «Электронное литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы МУП «Рязкомхоз»:

             Устав МУП «Рязкомхоз»;

             должностные инструкции сотрудников;

             приказы и указания руководства МУП «Рязкомхоз» и другие материалы.

1.2. Краткая характеристика предприятия

Муниципальное унитарное предприятие «Ряхзкомхоз» создано в распоряжению ее главы № 835р от 31.07.1996 года. Учредительный документ предприятия – Устав.

Предприятие является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, бланки, фирменное наименование, товарный знак (знак обслуживания).