Организация системы документооборота МУП «Рязкомхоз»

50

3. Совершенствование системы
документооборота на предприятии

3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения МУП «Рязкомхоз»

В результате анализа системы документационного обеспечения управления еральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

1.                  Общие положения.

2.                  Правила подготовки и оформления документов.

3.                  Требования к реквизитам документов.

3.1.      .

3.2.      Составление номенклатуры дел.

3.3.      Формирование и оформление дел.

3.4.      Экспертиза ценности документов.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления.[50] В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1.                  Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.

2.                  Задачи.

3.                  Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция,

4.                  Ответственность.

5.                  Взаимосвязи с другими подразделениями.

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

1.                  Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

2.                  Основные задачи экспертной комиссии.

3.                  Основные функции.

4.                  Права экспертной комиссии.

5.                  Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться директором МУП «Рязкомхоз». Проект соответствующего положения приводится в Приложении 5.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

             и справочное значение.

с временной перегрузкой[51].

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

             закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

             определяет его задачи, функции, права и обязанности;

             позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

             является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

             устанавливает организационные основы работы секретаря.[52]

На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря предлагается его должностная инструкция (Приложение 6).

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ[53], т. е. исходя из типового набора делопроизводственных  операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика секретаря.

1.        Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

2.        Оценка деятельности[54].

Так как секретарь является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям[55].

В целях совершенствования работы с документами в МУП «Рязкомхоз» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

Первичная обработка входящих документов.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В МУП «Рязкомхоз» должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение 7).

Регистрация.

У секретаря из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие на предприятие документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

Составление номенклатуры дел.

Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел  необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[56], Основными правилами работы ведомственных архивов[57],  методическими материалами по разработке номенклатуры дел. 

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик. 

».

В данной организации удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений.  Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства МУП «Рязкомхоз».

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы анализируемого муниципального предприятия. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен[58]. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

-                     При составлении номенклатуры дел МУП «Рязкомхоз» необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие

-                     место составления;

-                     на какой год составляется номенклатура дел;

-                     названия разделов;

-                     гриф утверждения;

-                     гриф подписания.[59]

При составлении  номенклатуры дел МУП «Рязкомхоз» необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.[60]

Как было уже сказано выше, номенклатура дел, разработанная для МУП «Рязкомхоз», представлена в Приложении 1.

Формирование и оформление дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел[61].

В МУП «Рязкомхоз» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом 

После составления и утверждения номенклатуры дел на предприятии рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях МУП «Рязкомхоз», совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.

В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в МУП «Рязкомхоз» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления[62] и Основных правил работы ведомственных архивов[63].

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения,  указывалось  только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»).  В связи с этим секретарю МУП «Рязкомхоз» необходимо оформить все реквизиты обложки дела:

-                     срок хранения дела.[64]

Составление описей дел.

МУП «Рязкомхоз» является предприятием с достаточно с большим объемом документов все документы поделены на две группы:

             планы, отчеты, контракты;

в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные документов, предлагается составить акт (Приложение 2). Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться директором предприятия.

3.2. Совершенствование документационного  обеспечения
деятельности на основе автоматизации

лица) в документе на бумажном носителе.

Создание такой автоматизированной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

        Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна следующим набором

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.[65]

аствующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой с бумажными к работе с электронными документов составляет до 80%.[66]

             в компьютерной форме;

             правильно оформлять обложки дел – указывать все необходимые  мхоз»;

             только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров;

             предлагается приступить к созданию архива для документов МУП «Рязкомхоз».

50

Заключение

Основной целью написания данной дипломной работы являлся анализ организации и технологии документационного обеспечения управления МУП «Рязкомхоз» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Муниципальное унитарное предприятие «Рязкомхоз» реорганизовано путем выделения из его состава Муниципального унитарного предприятия «АВТОТРАКТОРНАЯ ТЕХНИКА» в соответствии с распоряжением главы Администрации г.Рязани от 8 июля 1996 года № 727р.

1.                 , положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря МУП «Рязкомхоз».

2.                 Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

             первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

             регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

формирование и оформление дел  (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись

4. Необходимо составить номенклатуру дел МУП «Рязкомхоз» с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.[67]

5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

6. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников МУП «Рязкомхоз» предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить бработки документов МУП «Рязкомхоз» позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания предприятия, значительно повысить оперативность обработки документов.