Организация секретарского обслуживания

В круг его должностных  обязанностей входит осуществление  работы по орга-низационно-техническому обеспечению административно-распорядительной дея-тельности руководителя, куда отнесены действия, связанные с делопроизводст-венным обслуживанием.

Должностные обязанности секретаря условно делятся на следующие части:

1. Документационное обеспечение управления (ведение делопроизводства: документирование и организация работы с официальными документами).
2. Информационное обеспечение управления - одно из основных направлений деятельности секретаря, которое включает сбор, обработку, анализ, накопление, поиск, оформление и представление информации.

3. Организационная работа (бездокументное обслуживание): планирование ра-бочего дня, прием посетителей, телефонные переговоры, деловое общение, органи-зация разного рода совещаний, командировок руководителя.

Однако официальный  перечень должностей секретаря практика активно дополняет наименованиями секретарь-референт, офис-менеджер, а квалификационные характеристики требуют уточнения. Эти уточнения зависят от места, которое секретарь занимает в структуре организации: является ли он секретарем руководителя, секретарем руководителя и его заместителей, секретарем, отвечающим за делопроизводство в организации, секретарем структурного подразделения и т. д.

Наименования секретарских должностей и распределение должностных обязанностей между ними, существующие в частных компаниях, зачастую не соответствуют Квалификационному справочнику должностей. На исследуемом предприятии должностные обязанности и требования к квалификации секретаря закре-плены в соответствующих должностных инструкциях, содержание которых будет подробно рассмотрено в разделе 2.1.1 настоящей работы. 

В последние годы руководство  организаций наряду с перечисленными обязан-ностями возлагает на секретаря ведение кадровой, бухгалтерской документации, организацию архивного хранения документов,  что требует от секретаря специальных знаний и специальной подготовки. Выполнение данных функций на исследуемом предприятии возложено на исполнителей соответствующих подразделений.

Секретаря по праву называют лицом организации, поэтому наряду с деловыми качествами, к которым  относятся: профессиональные знания и  умения; ответствен-ность и инициативность; умение хранить служебную и коммерческую тайну; пунктуальность и самоорганизованность; владение деловым этикетом и психологией делового общения.

 Секретарь должен  обладать рядом личных качеств,  без которых не сможет в  полной мере быть лицом организации:  коммуникабельностью; умением адапти-роваться, т.е. выполнять различные поручения переключаться с одной работы на друг-ую; вежливостью, доброжелательностью; стремлением к совершенствованию.

Несмотря на столь  широкий спектр обязанностей секретаря, его основная функция - служить связующим звеном между руководителем и сотрудниками организации, а также с внешним миром, для того чтобы обеспечить эффектив-ную работу руководителя [37].

1.3.1. Секретарь  и служба ДОУ

На исследуемом предприятии  ответственность за организацию делопроизводства возложена на канцелярию. Секретари руководителей предприятия объединены в отдельное самостоятельное подразделение секретариат, задачи, функции и долж-ностные обязанности которого подробно рассмотрим в следующих главах работы.

В соответствии со структурой управления завода, утвержденной директором, секретариат входит в блок руководства предприятия и линейно подчиняется директору. Согласно структуре управления секретариата (приложение №7) его деятельность поделена на участки, осуществляющих документационное обеспечение руководителей предприятия:   генерального директора, главного инженера, зам. глав-ного инженера по производству; зам.директора по коммерческим вопросам, зам. директора по экономике и финансам [27].

На исследуемом предприятии практический выбор организационной формы делопроизводства сделан в пользу смешанной формы,  так как полную централизова-ную обработку документов возможно осуществлять лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год. ООО «Практика» имеет объем документооборота до 40 тыс .документов в год.

Выбор организационной  формы влияет на взаимодействие секретаря и службы ДОУ. Если делопроизводство ведут централизованно, это означает, что секретарь получает и передает из службы ДОУ документы на предварительное рассмотрение или на подпись руководителю, а затем возвращает их в службу ДОУ, где они регистрируются, контролируются и т. д.

При децентрализованной и смешанной форме функции секретаря и службы ДОУ в работе с официальными документами четко разделены, что отражено в должностных инструкциях секретарей. Независимо от наименования службы ДОУ, ее организационной формы эта служба наделена определенными целями, задачами и функциями. Служба ДОУ имеет также права и обязанности, которые должны неукоснительно соблюдаться и данные требования работникам секретариата необходимо исполнять.

Таким образом, секретарь  должен четко осознавать свое место  в структуре организации. Для работников секретариата важно понимать, какие принципы положены в основу взаимодействия со службой ДОУ предприятия. Чем четче эти принципы обозначены, тем качественнее аппарата секретарей будет выполнять свои обязанности в работе с официальными документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ  БАЗА РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ,

   РЕГЛАМЕНТАЦИЯ  ДОУ

В настоящее время  во многом изменилась система взаимоотношений  между организациями, структура управления, интенсивное развитие информационных техно-логий повлекло за собой частичное изменение методов управления (увеличивается количество так называемых бездокументных решений, как следствие бездокументных методов управления).

Новые технологии управления повлекли за собой частичное изменение взглядов на роль и место секретарской службы в организационной структуре, внесли новое содержание в традиционные задачи, функции, работы и операции секретариата.

 

2.1.1. Регламентация  должностных обязанностей секретаря

Цели, задачи и функции секретариата (аппарата руководителя)

Основная цель секретариата - способствовать эффективному и качественному управлению организацией посредством документационного, информационного и организационного обслуживания управленческой деятельности.

Для достижения поставленных целей в пределах компетенции и в рамках делегированных полномочий секретариат решает следующие основные задачи:

- организация, ведение и совершенствование системы ДОУ на основе исполь-зования автоматизированных технологий обработки документированной информации;

- оптимизация использования внутренних и внешних информационных ресур-сов на основе анализа, распределения и оперативного представления управленческой информации;

- осуществление связей с общественностью (PR) на основе организации взаимо-действия со средствами массовой информации и проведения внутренних PR-меропри-ятий;

- проведение организационных мероприятий, направленных на оптимизацию и рационализацию использования рабочего времени руководителя, внедрение эффективных организационных форм координации деятельности руководства.

В соответствии с возложенными задачами секретариат осуществляет следующие функции:

- составление, изготовление и копирование управленческих документов;

- организация предоставления проектов документов на рассмотрение руководи-теля;

- проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, редактирование;

- прием, учет и регистрация, доставка и рассылка поступившей коррес-понденции и внутренних документов подразделений, обработанной канцелярией, в том числе с использованием современных коммуникационных технологий;

- контроль своевременного прохождения, исполнением документов и без-документных решений, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение сохранности документов, образующихся в деятельности руково-дителя и секретариата, составление проектов номенклатуры дел, формирование дел и подготовка их для долговременного хранения и использования (передача на архивное хранение);

- обеспечение конфиденциальности информации; ведение поисковой и спра-вочно-информационной работы по документам предприятия;

- формирование информационно-поисковой системы организации; сбор, обра-ботка, анализ и представление информации по запросам руководителя и сотрудников;

- организация и проведение конферентных мероприятий (собраний, совещаний, заседаний, пресс-конференций и т.п.); организация работы коллегиальных органов;

- прием посетителей (сотрудников предприятия производственным и личным вопросам, посетителей, представителей фирм-партнеров, делегаций); обеспечение, фильтрация и распределение телефонных контактов; планирование и организация рабочего дня руководителя; приобретение канцелярских принадлежностей для сотрудников офиса и расходных материалов для офисной оргтехники; организация командировок руководителя; поддержание порядка в кабинете руководителя и в приемной; сервисные функции (прием гостей офиса) и т. д. [33].

Численный и должностной состав секретарской службы

Для определения количественного  и должностного состава секретариата:

1. Определены обязанности (операции) по каждой выполняемой функции.

2. Установлено количество (объем) работы, выполняемой по каждой операции.

3. На основе установленных (межотраслевых, отраслевых) или рассчитанных норм времени, необходимого для выполнения единицы работы, рассчитана явочная численность работников секретариата.

4. Распределены должностные обязанности среди работников секретариата с учетом количественного состава, трудоемкости и технологии выполнения работ.

5. На основе распределения обязанностей разработаны и утверждены руководи-телем предприятия должностные инструкции работников секретариата [27].

Объем работы, выполняемой секретариатом

Для расчета численности  работников секретариата определен объем конкрет-ного вида работы, выполняемой за календарный год, при определении годового объе-ма документооборота учитывалось количество поступивших в организацию, отправ-ленных из организации и созданных в организации документов в течение календар-ного года. Количество совещаний, проведенных переговоров, визитов руководителя в дру-гие организации и, соответственно, объем работы по каждой операции подсчиты-валось на основе данных ежедневных рабочих планов руководителя и секретаря; коли-чество командировок руководителя в другие города - изучив приказы о команди-ровании и авансовые отчеты командированного руководителя и т. д. В тех случаях, когда объем работы нельзя было установить другим способом (для фиксации количества поступивших звонков, посетителей, явившихся без предварительной договоренности, и т. д), использовался метод постоянной фиксации каждой единицы работы (операции), выполненной за определенный период в течение 5 рабочих дней. Учет объема работы производился в стабильный период работы, исключая время летних отпусков, месяцы с большим количеством праздничных дней (январь, май), периоды высокой интенсификации труда (конец календарного года). На основе полученных данных рассчитывался средний объем конкретного вида работы, выполняемой за год.

Нормативы времени на выполнение определенных видов работ

При нормировании труда  использовались дифференцированные (на операцию) и укрупненные (на всю работу) нормы. Дифференцированные нормы использовались для нормирования труда технических исполнителей, а укрупненные - для нормирова-ния труда специалистов. В настоящее время действуют следующие нормативные документы:

№№ пп	Наименование документа
1.	Межотраслевые укрупненные нормативы  времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением  Минтруда России от 25.11.1994 № 72 (таблица 2.1. приложения №8)
2.	Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные  постановлением Минтруда России от 10.09.1993 №152
3.	Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, утвержденные  постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от  19.06.1984 №189/11-64
4.	Нормы времени на работы по документационному  обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 №23

Развитие информационных и коммуникационных технологий, использование современных средств оргтехники, увеличение удельного веса организационных мероприятий и специфических бездокументных действий приводят к необходимости рассчитывать местные нормы времени на выполнение конкретного вида работы в отдельной организации.

Методика  расчета норм основана на использовании метода фотографии рабочего дня.

Фотография  рабочего дня проводилась в течение 5-7 дней стабильного периода работы. Во время наблюдения ежедневно, последовательно, поминутно фиксирова-лись в специальной форме - листе наблюдения виды деятельности (элементы рабо-ты), выполняемой работником с начала до фактического окончания рабочего дня, с указанием времени начала и окончания каждой операции (таблица 3.1 приложения №9).

На основе анализа и обобщения данных, зафиксированных в листах наблюдения, фотографии рабочего дня за исследуемый период: выявлены элементы работы (действия, операции), фактически выполняемые работником, в т.ч. те, которые не входят в должностные обязанности и не соответствуют функциям структурного подразделения; рассчитано количество времени (в процентах от общего времени), исполь-зованное для выполнения операций, соответствующих и не соответствующих функциям структурного подразделения; определен суммарный объем конкретного вида (элемента) работы, выполняемой за изучаемый период;