Организация секретарского обслуживания

Рациональная организация  рабочего места предполагает также  определение наиболее и наименее удобных зон в помещении для выполнения пудовых операций. В зависимости от этого фактора размещаются мебель, оборудование и вспомогательные пособия, необходимые для работы.

Рабочее место секретаря  состоит из трех зон: основной, где находится его стол, зоны обслуживания посетителей и вспомогательной зоны.

В приемных сотрудников  секретариата непосредственно в состав рабочего места секретаря входят: канцелярский стол, рабочее кресло, шкафы, полки, сейфы для размещения и хранения документов и дел, бланков, штампов, бумаги и канцелярских принадлежностей, тумбы или вспомогательные столы для пишущей машинки, компьютера, телефонов, телефаксов.

Рабочие места секретарей насыщены средствами организационной техники ,  которая размещена с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы. Конструкции рабочих столов сотрудников обеспечивает оптимальное размещение на его рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, а также характера выполняемой работы. Высота рабочей поверхности стола секретарей составляет в пределах 680-800 мм.

Конструкция рабочих кресел обеспечивает в процессе работы поддержание рациональной рабочей позы секретаря, позволяет изменять позу с целью снижения напряжения мышц шеи и спины. В приемных в наличии вращающиеся стулья, котореы имеют спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволяет подогнать его под любой рост.

Важным элементом рабочего места является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Рабочие столы секретарей имеют достаточное количество ящиков, один из которых должен запирается на ключ. Верхний ящик с отделениями - для канцелярских принадлежностей; специальный ящик - для чистой бумаги, бланков, конвертов, карточек; отдельный ящик – для документов и ящик для хранения личных вещей Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов. На столе секретарей находятся только документы и справочники, необходимые в данный момент; все остальное должно разложено по папкам и убрано в стол или шкаф.

Все, что постоянно  требуется во время работы, размещено в оптимальной рабочей зоне стола, так называемой «зоне досягаемости» (в пределах вытянутой руки). Принадлежности на рабочем и приставных столах расположены компактно, систематизированы по видам работ.

Одно из главных требований, которое неукоснительно выполняют секретари, - исключительный порядок и чистота, как на самом рабочем месте, так и в помещении.

Рабочие зоны секретаря

Приемная - это первое, что видит посетитель. Большие фирмы, как правило, имеют огромные приемные, чтобы произвести впечатление на посетителей масштабами и весом фирмы. Приемные руководителей ООО «Практика» достаточно просторны: приемная генерального директора и главного инженера совмещены, приемные заместителей директора по коммерческим вопросам, по экономике и финансам, зам. главного инженера по производству расположены в отдельных кабинетах, совмещенных с кабинетами  руководителей.

Во всех приемных выделены специальные зоны обслуживания - место, где посетители смогут положить свой портфель, повесит пальто и сесть. Насколько уютно посетитель чувствует себя в приемной, полностью зависит от секретаря. Место для посетителей постоянно находится в поле зрения хозяйки приемной, но так, чтобы они не могли видеть текст на мониторе ее компьютера и иметь доступ к деловым документам на ее столе.

Вспомогательная зона приемных оборудованы вращающимся стеллажом, шкафом-стенкой (3-4-секционным) для хранения документов, металлическим (модульным) сейфом для хранения документов конфиденциального характера, печатей и штампов. Также имеются встроенные шкафы, где в наличии закрытые полки, используемые для посуды и бытовой техники, необходимой для приема посетителей и обслуживания руководителя.

В данной зоне располагаются копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование. В приемной зам.директора по коммерческим вопросам, зам.главного инженера имеется большое количество различных технических средств, включая оргтехнику, которыми пользуются и другие работники отделов: современные переплетные машины, брошюровальные машины, уничтожители документов (шредеры), ламинаторы. Они размещены так, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под контролем секретаря.

Предметы  первой необходимости в офисе

Список технических  средств, канцелярских принадлежностей, разумеется, достаточно велик, он постоянно расширяется и обновляется.

В приемных секретарей на специальном столе-приставке располагается персональный компьютер с дополнительными устройствами (принтер, сканер, модем); на рабочем столе или на отдельной приставке - мини-АТС или телефон с автонабором, автоответчиком и автодозвоном (радио- или сотовый телефон, пейджер), телефакс.

Офис - это не только современный дизайн и хорошая оргтехника, и мелочи, на которых лежит отпечаток вкуса секретаря. Все приемные руководителей снабжены сервировочными и хозяйственными принадлежностями необходимыми для достойного приема посетителей.

Аптечка - набор лекарственных средств, перевязочных материалов некоторых других предметов для оказания первой доврачебной помощи. У секретарей в офисе организована аптечка, чтобы в случае необходимости оказать первую медицинскую помощь руководителю, коллегам и посетителям предприятия.

Перечень основных принадлежностей рабочего стола секретаря; предметов, необходимые в самых различных, неожиданных, ситуациях; средств, необходимые для организации аптечки в офисе; сервировочных и хозяйственных принадлежности изложены в приложении №14 [1, 12].

Изучив организацию  офиса приемных руководителей можно  сделать вывод о том, что приемные руководителей на предприятии устроены продуманно, функционально и привлекательно.

3.1.2. Организация деятельности руководителя

Планирование  рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя - необходимое  и обязательное условие эффективного управления. Существуют два основных вида планирования деятельности: долгосрочное (перспективное) и текущее

Долгосрочное  планирование

Долгосрочным планированием  можно считать планирование работы на год (полгода), квартал, месяц) (табл.1).

Таблица 1. – Сравнительная характеристика видов долгосрочных планов

Вид плана	Периодичность	Характеристика
Годовой (полугодовой)	Каждый год (полгода)	Фиксируются наиболее значимые мероприятия
Квартальный	Каждый квартал	Составляется на основе годового (полугодового) плана, включает в себя детализацию  мероприятий, постановку задач
Месячный	Каждый месяц	Составляется на основе квартального плана, включает в себя детализацию  задач, планирование действий

Долгосрочное планирование необходимо руководителю для того, чтобы сделать работу организации и свою работу более ритмичными, рассчитать количество времени, необходимого для выполнения той или иной работы, оптимизировать использование финансовых, материальных, трудовых, интеллектуальных и других ресурсов организации, своевременно выявлять и устранять «узкие» места и проблем-ные зоны. Как правило, долгосрочное планирование руководитель осуществляет лично, или поручает своему помощнику (ассистенту, референту, секретарю), если тот обладает достаточной для выполнения этой работы квалификацией. Секретарь генерального директора ООО «Практика» сданной работой успешно справляется.

 

 

Текущее планирование

Эффективным инструментом планирования рабочего времени и  организации рабочего дня руководителя является текущее планирование, планирование рабочего дня (недели) с указанием конкретной даты, времени и продолжительности мероприя-тия (планируемой работы). Текущее планирование работы осуществляется с целью необходимой и разумной интенсификации труда и оптимизации использования рабочего времени.  При составлении ежедневного расписания руководителя секретарь непрерывно, систематично и последовательно фиксирует планируемые мероприятия: телефонные контакты, прием представителей сторонних организаций, переговоры в других организациях, прием сотрудников по производственным и личным вопросам, совещания, презентации и т.д. Форма повседневного планирования (на бумажном и электронном носителе), достоверно отражает виды планируемых мероприятий и реальную интенсивность рабочего дня руководителя (табл. 5.1. приложения №15). Секретарь обязан согласовывать с руководителем необходимость и возможность планирования «сверхурочного» времени.

Порядок записи планируемых мероприятий

В конце каждого календарного периода (года, полугодия, квартала, месяца) в расписание рабочих дней руководителей  вносятся мероприятия, проводимые постоян-но, но с различной периодичностью. Информация о периодических неизменных меро-приятиях  вносится сразу на следующий календарный период. Аналогичным образом в ежедневные планы работы руководителя секретари вносят информацию о той рабо-те, которую руководитель выполняет каждый день в одно и то же время (просмотр документов, представленных на подпись, рассмотрение, заслушивание доклада секретаря). После получения информации о предстоящем непериодическом мероприятии ее немедленно вносят в соответствующую рубрику рабочего расписания руководителя на соответствующий день.

В ежедневном плане работы руководителя (табл. 5.2 приложения №15) фиксируется не только время начала того или иного мероприятия, но и его предполагаемую продолжительность. Составляя расписание, секретарь должен выделяет определенное время, необходимое для того, чтобы руководитель мог ознакомиться с документами перед совещаниями и заседаниями, изучить их перед переговорами и т.д. Кроме того, секретарь должен иметь представление о том, сколько времени займет дорога при выездах руководителя в другие организации, на объекты и учитывать это при планировании рабочего дня. Как правило, руководители не имеют фиксированного времени обеда и не предусматривают в своем расписании перерывов для кофе, однако секретарь при составлении рабочего расписания должен зарезервировать время и для обеда руководителя. Руководитель может при необходимости изменить свои планы: перенести или отменить намеченные ранее мероприятия, запланировать новые. Если руководитель изменит алгоритм своей работы, распорядок своего рабочего времени, рабочее расписание руководителя корректируется.

Организация рабочего дня руководителя

Для организации рабочего дня руководителя недостаточно только пунктуально фиксировать планируемые мероприятия. Секретарь обязан способствовать осуществ-лению рабочих планов руководителя, оказывая ему всевозможное содействие.

Для успешной организации  рабочего времени руководителя секретарь  обсуж-дает с ним основные элементы организации его рабочего дня:

- периодичность и время  доклада корреспонденции (документов);

- критерии, по которым  секретарь будет осуществлять  фильтрацию посетителей и телефонных контактов);

- время, содержание  и форму ежедневных секретарских  докладов (беседы с секретарем  о решении текущих задач).

Во время беседы секретарь  должен выяснить, какие устные поручения  поста-вить на контроль и снять с  контроля (сроковый контроль исполнения поручений);

Планирование собственного рабочего времени секретарь осуществляет только на основе рабочих планов руководителя и с учетом  предварительных организацио-нных мероприятий, содействующих их выполнению.

Организация приема посетителей

Секретарь должен организовать прием руководителем сотрудников  своей фирмы (по производственным и  личным вопросам), прием представителей сторонних организаций, явившихся на переговоры с сотрудниками фирмы, и посетителей, явившихся без предварительной договоренности.

Прием сотрудников  по производственным (служебным) вопросам

Для организации этого  вида приема секретарь в беседе с руководителем выясняет следующее:

1. Круг лиц и вопросы, по которым руководитель будет принимать лично - по производственным вопросам руководитель принимает своих заместителей и руководи-телей структурных подразделений (их заместителей), но каждый руководитель может иметь особое мнение на этот счет.
2. Наличие ограничений по времени приема - прием по производственным вопросам проводится в течение рабочего дня, но прекращается во время проведения переговоров (в т.ч. телефонных), совещаний, во время приема другого должностного лица, за исключением тех случаев, когда сотрудник приглашен по обсуждаемому в данный момент вопросу.
3. Исходящая инициатива приема: от руководителя или от сотрудника – допус-кается двусторонняя инициатива, но каждый конкретный руководитель дает на этот счет свои указания.
4. Осуществление вызова сотрудника, если инициатором приема является руководитель: непосредственно руководителем или через секретаря.
5. Действия сотрудника, если инициатива приема исходит от него: обращаться непосредственно к руководителю или к секретарю.