Организация секретарского обслуживания

Для того чтобы определить особенности процесса документационного  обеспе-чения управления предприятия дадим оценку организационной структуры и статуса канцелярии.

В соответствии со структурой управления завода, утвержденной генеральным директором, канцелярия входит в блок руководства предприятия и линейно подчи-няется генеральному директору. Согласно структуре управления отдела (приложение №2) деятельность канцелярии поделена на основные участки:   распорядительных документов; входящих  и исходящих документов; доставки документов; подготовки и передачи дел на архивное хранение.

В соответствии с Положением о канцелярии ее деятельность направлена на выполнение основных задач по организации, руководству, координации, контролю и реализации работ по архивному делу и делопроизводству¹. 

На предприятии система документооборота построена на четком распределении функций между структурными звеньями канцелярии. Каждый участок осуществляет свою часть деятельности в общей системе документационного обеспечения управления, а совокупная и взаимосвязанная деятельность всех участков и составляет общую систему документооборота предприятия. Данная деятельность закреплена в Перечне функций структурных внутренних звеньев канцелярии. По каждому виду деятельности (задаче) выделим перечень работ, которые занесем в таблицу 1.1 приложения №3 с учетом технологической последовательности их выполнения, определим взаимосвязи внутри канцелярии по каждой должности² [26].

1.2. Система документационного обеспечения предприятия

В данной части работы рассмотрим выбор организационной  формы делопрои-зводства, подведем итог практической деятельности по созданию системы ДОУ ния исследуемого предприятия.

На предприятии выбор  используется организационная смешанная форма делопроизводства, которая предполагает частичную централизацию. Канцелярия выполняет операции по обработке поступающих и отправляемых документов, регистрации и учету документов, контролю исполнения документов с резолюцией руководства. Децентрализованная форма делопроизводства заключается в том, что в каждом структурном подразделении имеются штатные единицы работников делопроизводства, которые самостоятельно выполняют операции, связанные с подготовкой, хранением, регистрацией и учетом документов, проходящих через подразделение. При смешанной форме делопроизводства в канцелярии выполняется обработка документов, поступающих в адрес руководства. Документы, поступающие в адрес структурных подразделений, в службе делопроизводства не обрабатываются, задачи их регистрации и учета решаются в подразделениях. За структурными  подразделениями оставлены только те операции, которые невозможно или нецелесообразно централизовать в силу технических или каких-либо иных причин. Документы, поступающие непосредственно в подразделения, формируются в дела, организуется их оперативное хранение и использование в текущей деятельности до передачи в архив или на уничтожение.

В Инструкции по ДОУ предприятия³ закреплена сложившаяся на предприятии технология работы с документами: входящими, исходящими и внутренними. Дан-ная работа с документами с момента их создания, поступления и до отправки кор-респонденту или передачи на хранение производится на определенных этапах (рис.1):

 

Регистрация

 

Рис.1. Этапы организации документооборота

1 этап. Регистрация документов

Регистрация документов  - подтверждение факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.

Процесс регистрации – снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания баз данных о документах организации. Первоначальные регистрацион-ные сведения дополняются другими данными: о перемещении документа в процессе его рассмотрения руководством и в ходе исполнения. При регистрации документов создается массив данных о перемещениях документов, который позволяет работникам канцелярии определить местонахождение любого документа. Регистрационные данные позволяют контролировать работу с документами и этим обеспечивать их исполнение в установленные сроки. При утере документов регистрационные данные и данные о движении документов дают возможность установить, на каком этапе и кем именно утерян документ. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации.

Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, внутренние (создаваемые) - в день подписания или утверждения, исходящие – в день отправки. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится только учет поступления данного документа. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Формы регистрации  документов на предприятии используется: журнальная, карточная, электронная (автоматизированная). Выбор формы регистрации определяется: количеством входящих, исходящих и внутренних документов; принятой формой делопроизводства (централизованной, децентрализованной); возможностью использования организацией ПЭВМ и программ.

При смешанной системе регистрации документов на предприятии используется журнальная или карточная форма регистрации, в традиционном бумажном варианте и в виде автоматизированной картотеки на ПК в программе Microsoft Visual FoxPro.

Журнальная  форма регистрации обычно применяется при незначительном объеме документооборота потока (договоры, документы гостатотчетности) или когда регистрации документов выступает на первое место, например, требуется оформить проставление подписи  за получение документов для предотвращения предъявлений претензий разрешения конфликтных ситуаций со стороны  граждан, сторонних организаций; фиксирования получения документа исполнителями подразделений (документы с пометкой «Для служебного пользования», бандероли, посылки).

Карточная система  регистрации документов состоит из регистрационно-контрольной карточки (РКК) (приложение №4). Для регистрационных данных опре-делен обязательный и дополнительный состав реквизитов регистрации. Из РКК формируются справочные картотеки в зависимости от задач конкретных информационно-поисковых систем (ИПС) в соответствии с используемыми классифи-каторами,  за исполнением документа. Преимущества РКК заключаются в следую-щем: регистрируют несколько работников; возможно изготовление в нескольких экземпляров (не требуется регистрация в другом подразделении); возможность систематизации по различным признакам, создавать различные картотеки. Формы журналов и РКК закреплены в Инструкции по ДОУ (приложение №5).

В настоящее время в канцелярии функционируют электронные (автоматизи-рованные) картотеки: входящих, исходящих и контрольных документов. Электрон-ная (автоматизированная) форма регистрации осуществляется с помощью ПЭВМ. В данном случае на экран выводится форма карточки (РКК) с полями для занесения сведений о документе (рис.1.1. приложение №21). Регистрация документов осуществляется путем прямого ввода их с документа или применения элементов автоматизированной ИПС с использованьем машиноориентированной РКК, постро-енной на базе обязательных реквизитов регистрации ⁴.

2 этап. Организация документооборота. Организация документооборота или порядок прохождения документов внутри предприятия, определение этапов и пунктов прохождения документной информации, сроков обработки и исполнения документов составляют документационный технологический процесс. Разбивка системы документооборота на конкретные технологические операции осуществляется на основе анализа структуры документооборота. Документооборот завода представляет собой последовательность перемещений документов внутри него тремя основными документопотоками: входящими, исходящими и внутренними. Основные технологические операции обработки документов на данном этапе определены в приложении №6 [2, 7].

Входящие  документы, поступающие на предприятие из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных; от депутатов и граждан, проходят: прием и первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение документов руководством и передачу документов на исполнение.

Прием и первичная обработка входящих документов, которые получены по поч-те, доставлены различными видами связи, курьером, посетителями или переданы средствами электрической связи, осуществляется централизовано канцелярией.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распреде-ления поступивших документов - на требующие обязательного рассмотрения руко-водством и направляемые непосредственно в структурные подразделения ответствен-ным исполнителям. На предварительное рассмотрение руководства передаются документы, полученные из вышестоящих органов, содержащих информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направ-ляются исполнителям. Если документ предназначен к исполнению нескольким струк-турным подразделениям или должностным лицам, то для исполнения направляется копия входящего документа или устанавливается очередность исполнения [3, 7].

Регистрация входящего документа состоит в проставлении отметки о поступлении: порядковый номер и дата поступления (при необходимости часы, минуты), перенесение данных документа в установленную регистрационную форму – дата получения; регистрационный номер (индекс), присваиваемый заводом; дата документа; регистрационный номер документа, присвоенный ему организацией-автором; автор (корреспондент); заголовок (краткое содержание документа); резолюция; номер контрольной карточки (документ, требующий исполнения), количество листов основного документа и его приложений; контрольные отметки (направление документа исполнителю).

Рассмотрение  документа руководством - соответствующее должностное лицо принимает решение по информации, содержащейся в документе, оформляет его в виде письменной резолюции, которая переносится в регистрационную форму.

Передача документов на исполнение осуществляется после рассмотрения документа руководством, передаются в подразделение исполнителю в день его получения и регистрации, в случае требования немедленного исполнения вручения непосредственного вручения исполнителю.

Прием и обработка, рассмотрение и передача документов исполнителю проводится в день их поступления, срочных документов – немедленно или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время [2, 3, 7].

Исходящие документы, созданные в пределах организации и отправляемые другим учреждениям, организациям, частным гражданам, отправляемые организа-цией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, подлежат обработке, которая включает: составление чернового документа, подготовку проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение документа, отправку документа .

Составление чернового и подготовка проекта  документа, его согласование возлагается на ответственного исполнителя. Удостоверение документа – проставл-ение необходимых удостоверяющих реквизитов – подпись, дата подписания, исходя-щий регистрационный индекс (дату, номер), грифа утверждения (печать).

Для проставления подписи и даты подписания, грифа утверждения (при необходимости) документ передается через канцелярию или секретариат соответст-вующему должностному лицу. Распределение проектов исходящих документов между руководством  основано на приказе директора, в котором предоставление права подписи исходящей корреспонденции от имени завода закреплено за каждым должностным лицом в пределах своих функциональных обязанностей, по направлениям порученной деятельности. Проставление регистрационного индекса (дата, номер), печати (при необходимости) возложено на канцелярию.

Регистрационный индекс включает: числовое обозначение предприятия, индекс по номенклатуре дел, порядковый регистрационный номер, который присваивается в течение календарного года. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой (рис.1.1. приложения №21).

Отправка документа включает: сортировку, упаковку, оформление как почтовое отправление и доставка в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно канцелярией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 №221⁵. Исходящие документы завода обрабатываются и отправляются в день поступления документа на отправку или не позднее первой половины следующего рабочего дня [2, 3, 7].

  Передача внутренних документов между структурными подразделениями производится через секретариат, работников делопроизводства структурных подразделений. Документы передаются с соответствующей отметкой в учетной форме.

Распорядительные  документы (приказы, распоряжения, указания) подлежат регистрации в установленную регистрационной форме (ПЭВМ) с проставлением порядкового номера и даты.

Документооборот исследуемого предприятия организован на каждом этапе, решены вопросы ответственных лиц каждой технологической цепочки в зависимости от операций, совершающихся с документом, установлена взаимосвязанность данных операций. Порядок движения документов закреплен в виде утвержденного Графика движения документов и унифицированных маршрутных схем⁶ .

Проблемным  аспектом организации данного этапа является отсутствие в схеме документооборота движения документов в электронной форме [7].

 

1.3. Роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре   

                 службы документационного обеспечения управления

В данной части работы рассмотрим - какими профессиональными знаниями и личностными качествами должен владеть работник, претендующий на должность секретаря, какое место секретарь занимает в структуре организации.

Официальные наименования должностей секретаря, его должностные обязан-ности и профессиональные знания содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37 [8, 16]. В нем установлены следующие наименования должностей секретаря: секретарь-машинистка; секретарь незрячего специалиста; секретарь руководителя; секретарь-стенографистка.

Квалификационные характеристики, представленные в Справочнике на эти должности, свидетельствуют о многопрофильности работы секретаря.