Организация секретарского обслуживания

Специальным классификационным  справочником, определяющий определить порядок распределения документов в дела,  является номенклатура дел предприятия.

• Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, создаваемых на заводе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Инструкция по документационному обеспечению управления (2003г) устанавливает основные требования к составлению несекретных и с пометкой «Для служебного пользования» номенклатур. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2001г) является основным нормативным документом при проведении экспертизы ценности документов, определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов [7].

Структура и состав сводной номенклатуры дел  предприятия

Сводная номенклатура дел предприятия: предусматривает дела для всех документов, поступающих или создаваемых в подразделениях, учетно-регистрационные формы; составляется по структурной схеме (структуре управления предприятия), ее разделами являются наименования структурных подразделений, имеющие порядковую нумерацию, соответствующую присвоенному подразделению цифровому обозначению в текущем делопроизводстве на основании приказа директора: «01. Руководство, 02. Секретариат, 03. Канцелярия».

Раздел номенклатуры дел структурного подразделения - секретариата: состав-ляется по структурной схеме управления подразделения, закрепленной в Положении о нем (участки); в окончании располагаются обязательный подразделы: «Руководство», «Делопроизводство», в которых предусматриваются: основные документы подразде-ления и регистрационно-учетные формы, ведущиеся в подразделении.

Подразделы номенклатуры дел секретариата: состоят из номенклатурных дел, которым присваивается самостоятельный индекс, состоящий номера структурного подразделения и порядкового номера по номенклатуре: 01-05, 02-10, 03-15.

Сводная номенклатура дел  предприятия согласовывается с  архивным органом завода, рассматривается  на заседании экспертно-проверочной  комиссии и утверждается генеральным  директором не позднее 15 декабря, вводится в действие с 1 января нового делопроизводственного года.  Утвержденная директором сводная номенклатура дел на текущий год является плановой (приложение №26). В 1 квартале текущего года работники делопроизводства структурных подразделений производят закрытие позиций сводной номенклатуры дел (графы 3, 5) за предыдущий год и предоставляют данные в канцелярию.

В течение делопроизводственного  года в утвержденную сводную номенклатуру дел  могут вноситься изменения  и дополнения, на основании служебных  записок руководителей структурных  подразделений.  При внесении изменений  и дополнений в номенклатуру дел  проставляется отметка о ссылке на документ-основание, дополнение заверяется подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Старший инспектор участка  подготовки документов на архивное хранение  канцелярии переносит данные подразделений  о закрытии позиций дел, сверяет количество планируемых дел и заведенных, вносит изменения, дополнения. Утверж-денная директором сводная номенклатура дел, содержащая данные о заведении подразделениями дел является итоговой (приложение №27), на ее основе готовится Плановая сводная номенклатура дел на следующий делопроизводственный год [2,7]. 

Формирование  и хранение дел

Дела подразделений  подлежат оформлению при их заведении  и по завершении года. Оформление дел  включает комплекс работ по их технической  обработке и проводится сотрудниками секретариата в соответствии с Инструкцией о порядке составления номенклатур, формирования и оформления дел.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1. Распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) в соответствии с номенклатурой дел подразделения с соблюдением правил систематизации для всех групп документов:

2. Расположение документов внутри дел в определенной последовательности.

3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Работники секретариата:

1. Производят частичное оформление дел временного хранения, правила по формированию которых допускают: хранить документы в скоросшивателях, изданные типографским способом - в их обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

2. Оформляют обложки  дел, в которых указывают: полное  и сокращенное наименование организации;  наименование структурного подразделения;  индекс дела; номер тома; заголовок  дела по номенклатуре; дата заведения дела; срок хранения номер статьи по действующему перечню документов с указанием сроков их хранения (приложение №28).

Текущее хранение документов

С момента заведения  дела и до передачи в архив (выделения  к уничтожению) документы и дела секретариата хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в подразделении и хранятся в них до передачи в архив организации. Формирование и хранение дел возлагается на работника структурного подразделения, отвечающего за делопроизводство.

Дела и документы хранятся в  запирающихся шкафах (столах, стеллажах), обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, в  специально отведенных для этих целей помещениях или в рабочих комнатах. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются по возрастанию номеров в соответствии с номенклатурой дел (список на шкаф). На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться сотрудникам секретариата или руководителю. В этом случае они могут быть вынуты из дела ответственным работником за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подписи в получении и приеме после возвращения документов.

Разрешение на выдачу дел в другие организации может  быть дано только руководителем учреждения, предприятия. Выдача дел другим организациям осуществляется в исключительных случаях по их письменным запросам, с разрешения руководства и оформляется актом. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия. После возвращения подлинника, копия документа и акт из дела изымаются и уничтожаются.

Систематизация и хранение документов в электронной форме

В секретариате значительное число управленческих документов создается и используется в электронной форме: созданные на компьютере документы, документы, полученные организацией по электронной почте или через факс-модем. Кроме того, в ряде случаев возникает необходимость перевода документов на бумажной основе в электронную форму. Для этого используется сканирование. Упорядоченное, правильно организованное хранение таких документов в делопроизводстве позволяет быстро находить необходимую информацию, обеспечивает целостность информации, предотвращает потерю документов.

Документы в  электронном виде представлены как  файлы (один документ - один файл). Они записываются на жестком диске ПК и хранятся в памяти компьютера. Как и в традиционном делопроизводстве, возможность использования информации, быстрого поиска нужных документов обеспечивается грамотной систематизацией документов. Для этого на жестком диске ПК секретари-делопроизводители создают папки (каталоги, директории), по которым «раскладываются» файлы. В зависимости от количества документов создается их одно- или многоуровневая структура, так как каждая папка может иметь еще ряд вложенных папок, позволяющих систематизировать документы - файлы. Информация в ПК структурирована. Определение того, какие папки и сколько создать, каким образом разместить в них имеющиеся файлы, чтобы было удобно работать с документами, - это непосредственная задача работников службы ДОУ, в том числе и секретарей руководителей организации [2, 3, 7].

 

 

3.3.3. Работа  секретаря с различными системами документации

Порядок обращения с конфиденциальными  документами

• Конфиденциальный документ - это необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащей сведения, которые относятся к негосударственной тайне, составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица и подлежат защите.

Утрата конфиденциального  документа может нанести ущерб  собственнику или владельцу ценной информации, закрепленной в данном документе.

Перемещение конфиденциальных документов по уровням управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом.

• Защищенный документооборот - контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.
• Конфиденциальное делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Оно в равной степени как на управленческие документы, так и на документы создаваемые в процессе производст-венной и коммерческой деятельности. Конфиденциальное делопроизводство распрост-раняется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, материалы, содержащие информацию, подлежащую защите.

Конфиденциальное делопроизводство имеет ряд организационных и техноло-гических особенностей, основными из которых являются:

- регламентация общей технологии работы с конфиденциальной информацией, правил ее документирования и защиты; жесткое регламентирование состава издавае-мых документов и процессов документирования, на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

- обязательный поэкземплярный и полистный учет всех конфиденциальных документов, их проектов и черновиков; регистрация данных о документе, фиксация всех этапов его прохождения и местонахождения;

- регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией, наличие разрешительной системы доступа к документам, делам и базам данных, обеспечивающей правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

- персональная и обязательная ответственность за сохранность конфиден-циальных сведений и документов;

- жесткие требования к условиям хранения документов и порядку обращения с ними; проведение систематических проверок наличия документов.

Конфиденциальное делопроизводство из-за небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов. На исследуемом предприятии имеется незначительный объем конфиденциальных документов, в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов оно возложено на менеджера по безопасности и руководите секретариата, являющимся секретарем генерального директора предприятия. Обработка конфиденциальных документов осуществляется в канцелярии и секретариате.

Работа  с обращениями граждан

Обращения граждан - это предложения, заявления, жалобы, ходатайства, которые могут быть поданы несколькими гражданами (коллективные обращения) 
одним гражданином (индивидуальное обращение).

Предложение - это обращение гражданина, направленное на совершенствование работы органов власти и управления, решение важных вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер их деятельности предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Заявление - это обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих 
ему личных прав и законных интересов, закрепленных Конституцией РФ, федеральными законами, не связанных с нарушением этих прав и интересов, т.е. 
заявление гражданин пишет в том случае, когда он знает, что наделен конкретными правами и хочет эти права реализовать.

Ходатайство - это обращение гражданина, подаваемое в письменной форме, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих.

Коллективное  обращение - обращение двух или нескольких лиц в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании, подписанное организаторами митинга, собрания, имеющего общественный характер.

Петиция - коллективное обращение граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства.

Обращения могут быть письменные и устные. Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти, организации или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, фамилии, имена, отчества обращающихся, их адреса, номера телефонов, дату и личные подписи. Если в обращении не указаны фамилия, адрес (места жительства, работы или учебы) и личная подпись, оно считается анонимным и не должно рассматриваться, так как ответить будет некуда и некому.