Организация секретарского обслуживания

Таблица 6. – Этапы информационной работы

Этап 1.	Формулирование  цели работы или  переформулирование поручения руководителя, с тем чтобы четко представлять смысл и результат деятельности
Этап 2.	Составление плана работы, определение последовательности решаемых вопросов (задач работы)
Этап 3.	Выявление источников информации, требуемой для достижения поставленной цели, определение способов получения информации
Этап 4.	Проведение  анализа и отбора источников информации
Этап 5.	Осуществление сбора, обработки, анализа информации
Этап 6.	Выбор и создание формы предоставления информации

Источники информации

Источники информации (информационные ресурсы) по области формиро-вания можно разделить на внутренние и внешние (рис. 2).

 

 

 

 

 

Рис.2. Схема источников информации

По уровню обобщения информации выделяют источники, содержащие пер-вичную информацию (первичные документы), и источники, содержащие вторич-ную информацию (вторичные документы).

Внутренние источники информации (информационные ресурсы организации)

К внутренним источникам информации можно отнести  два комплекса информационных ресурсов организации: информационно-поисковую систему организации (ИПС) и справочно-информационную систему (СИС).

ИПС организации включает в себя документальный фонд (совокупность документов на бумажных и электронных носителях, образующихся в результате деятельности организации), существующие регистрационно-контрольные формы (раздел 3.1) и классификаторы (классификационные справочники организации), такие как номенклатура дел, классификатор вопросов деятельности организации и т.п. Важно, чтобы ИПС организации активизировала максимально возможное количество поисковых признаков.

Например, активными  поисковыми признаками (в автоматизированных ИПС) являются все реквизиты регистрационной формы. ИПС предприятия исполь-зуется для поиска информации по запросам: о дате получения, отправки, запроса, адресатах и корреспондентах (кому направлен и от кого получен документ); содер-жании поручения, исполнителях, контролерах, сроке исполнения, количестве дней просрочки; месте нахождения (хранения) документа; истории, стадии или промежу-точных результатах решения вопроса; документах аналогичного содержания.

СИС формируется с учетом целей, задач, области, направления и специфики деятельности организации. СИС предприятия содержит:

- перечень  потенциальных партнеров (объектов  делового сотрудничества): поставщиков сырья, оборудования, потребителей и т.д;

- перечень  фирм, содействующих реализации бизнес-программ в области маркетинга, менеджмента, инновационной, внешнеэкономической или банковской деятельности и т.д; досье фирм - возможных конкурентов; перечень декларируемых товаров и имущества, перемещаемых через границу;

- перечень официальных (обязательных для использования) документов по профилю предприятия: законодательные и нормативно-правовые акты; патентные документы, лицензии, сертификаты; государственные и отраслевые стандарты, технические условия; справочные данные фирм-партнеров; данные маркетинговых исследований; статистические и отчетные данные организации; прайс-листы и т. д.

СИС исследуемого предприятия формируется из реально  установленной потребности и последовательности формирования отдельных частей (элементов) справочно-поискового аппарата. Эффективность СИС определена обоснованностью вводимой информации. 

Внешние источники информации

Внешними  источниками информации являются источники  информации, формируемые во внешней среде и содержащие информацию о внешней среде: федеральные (отраслевые, региональные) информационные центр; городские информационные системы (справочные службы, телефонные справочники); специализированные издания, имеющие как периодический, так и 
непериодический характер, в т.ч. официальные издания органов государственной власти и управления и справочная литература по соответствующему вопросу; электронные информационные базы («Кодекс», «Гарант», КонсультантПлюс), доступ к которым осуществляется через Интернет, каталоги и поисковые системы Интернета (Mail, Rambler, Yandex и др.); Интернет-СМИ.

Помимо перечисленных  источников информации (внутренних и внешних), которые можно рассматривать как постоянный, гарантированный информационный ресурс, существуют источники информации, носящие во многом единичный или случайный характер (радио, телевидение, ответы на запросы, опросы, специализи-рованные выставки, устная информация, полученная от сотрудников организации, и т.п.). Очевидно, что источники информации, носящие случайный (единичный) характер, используются в основном для получения информации по специальному однократному запросу.

Анализ источника  информации предполагает оценку того, насколько данный источник соответствует общим критериям оценки информации, т. е. где информация представлена в более полном объеме, наиболее оперативно, информация какого источника более достоверна и т. д.

Первичная и вторичная информация

Первичная информация - это информация, полученная в результате изучения, исследования, разработок и оригинальная («изначальная») по своему характеру. Первичная информация - это то, что объект изучения «сообщает» (в той или иной форме) о себе сам. При отборе источников секретарь по возможности отдает предпочтение тем источникам, которые содержат первичную информацию, т.е. «изначальную», не являющуюся результатом работы другого исследователя и, следовательно, никем не интерпретированную.

Вторичная информация является результатом переработки одного или нескольких первичных документов (письменных источников) и фиксируется в форме вторичного документа. Перечисленные выше источники информации могут содер-жать как первичные, так и вторичные данные.

Сбор, обработка, анализ, обобщение и предоставление информации по темати-ческому запросу заключается в следующем:

Сбор  и обработка информации

Одним из способов получения информации является фактография, т.е. фиксация фактов без их анализа и обобщения (как правило, это количественные показатели, статистические данные, конкретные факты). На основе фактогра-фических данных создается первичный документ.

Фактография. Для получения фактографических данных используется наблюдение (в необходимых случаях) и анкетирование (опрос). В этом виде работы особое значение приобретает разработка и использование унифицированной формы фиксации информации (анкеты, опросного листа). Секретарь в своей работе использует типовую табличную форму. Анкетирование объекта исследования осуществляется в двух формам: поиск критериальных данных в перечисленных выше источниках информации; опрос респондентов (в т. ч. телефонный). Респондент -  тот, кто дает ответы на социологическую анкету или при опросе населения с целью выяснения общественного мнения. Опрос - достаточно сложный и трудоемкий метод исследования, но в то же время приоритетный по критерию достоверности, поскольку данные, полученные в результате опроса, являются первичными, т. е. такими которые никто предварительно не обрабатывал и не интерпретировал. Опрос является единственно возможным методом исследования в тех случаях, когда необходимо, например, узнать мнение потребителей о качестве предоставленных услуг, выяснить отношение сотрудников к предстоящим нововведениям (режим труда и отдыха, система поощрений). В последнем случае целесообразно проводить анонимный опрос.

Другим способом получения  информации является обработка одного или нескольких первичных документов (письменных источников). Результаты обработки письменных источников могут быть предоставлены в форме аннотации или реферата.

Обработка текстов письменных источников

Текст любого письменного  источника (книга, статья, текст из Интернета и др.) содержит информацию полезную (в данном случае, для решения конкретной задачи) и информацию избыточную. Избыточность информации в основном обусловлена стилистическим многословием и пространностью авторского изложения. Основная задача секретаря – «отфильтровать» информацию, выделив необходимую (полезную). Необходимая информация: название источника, автор, тема, рассматриваемые проблемы, фактография, выводы автора работы, критическая оценка материала (если это необходимо руководителю).

Наиболее простым способом обработки текста является выписка. Специалисты в области документационного обеспечения управления рассматривают выписку как копию части текста документа. В настоящее время копирование документов осуществляется с помощью современной техники. Задача секретаря – выделить (подчеркнуть) в копии главную информацию и  оформить ссылку на ее источник. Если выписка представляет собой копию организационно-распорядительного документа, оформляется отметка о заверении копии.

В основу других методов обработки текстов письменных источников положен принцип «сжатия», концентрации информации, что не исключает необходимости, в отдельных случаях, предоставлять полный текст какого-либо источника. «Сжатие» информации осуществляется путем деления ее на главную, необходимую в данном случае (основные положения, факты, цитаты, статистические данные), и второсте-пенную (примеры пояснения, аргументы). Главная информация предоставляется секретарем в любом случае, второстепенная - после принятия соответствующего решения.

Аннотация и реферат. Как форма представления информации аннотация (чаще подборка аннотаций) используется в том случае, когда необходимо представить краткий обзор литературы, изданной по соответствующей теме за определенный период. Аннотация состоит из трех частей: в первой части приводятся выходные данные аннотируемого произведения, во второй - формулируется основная тема аннотируемого источника; в третьей - перечисляются основные положения источника. Аннотация может включать указание на особенности изложения материала и адресата.

Подготовка реферата предполагает критическое отношение  к тексту источника и изложение  позиции референта (автора реферата). Существуют два направления реферативной работы: изучение конкретного источника информации и изучение конкретной темы. В первом случае результатом работы будет написание простого информационного реферата, во втором - реферата тематического (обзорного).

Анализ  и обобщение полученной информации

При обработке полученных данных часто используется метод расчетов (вычислений). Этот метод применяется для суммирования данных, выведения средних показателей, пропорциональных зависимостей.

Метод сравнения (сопоставления) применяется в основном, если необходимо сопоставить:  сведения о нескольких объектах; данные за несколько периодов; данные нескольких источников; выводы, позиции, мнения нескольких авторов. Сопостав-ление данных позволяет делать выводы об общих закономерностях, типизировать отдельные признаки, выявлять уникальные критерии, средние показатели и т. д.

Формы представления  обобщенной информации

Выбор формы представления  обобщенной информации обусловлен задачей, которую поставил руководитель. Основными  формами представления информации в практике работы секретаря являются: устная информация; сводная таблица;     реферат; аналитическая справка (обзор).

Устная форма предоставления информации используется в том случае, когда данные необходимы руководителю «для сведения», он не планирует их в дальнейшем обобщать, анализировать или использовать в качестве доказательной базы.

Сводная таблица содержит исключительно необходимую информацию, упрощает сопоставление данных, характеризующих объекты изучения, что в конечном итоге позволяет сократить время, необходимое для принятия решения (табл. 6.1 приложения №18). Этим объясняется тот факт, что именно форма сводной таблицы используется для предоставления информации руководителю наиболее часто.

Тематический  реферат. Представляет собой наиболее сложный вид реферативной работы, поскольку включает в себя не только глубокий анализ источников, но и синтез (соединение, сочетание, обобщение) полученной информации. Тематический реферат составляют в тех случаях, когда необходимо предоставление обобщенной информации компактном виде, удобном для практического использования. Необходимо иметь в виду, что написание тематического реферата возможно только в том в случае, если референт освоил принципы информационного обеспечения управления и использует основные критерии оценки информации.

Справка (обзор). Предоставление информации используется в основном тогда, когда информация необходима для представления в сторонние организации: инвесторам, производственным и торговым партнерам, поставщикам, потребителям и т.д. Содержание этих документов описывает этапы информационной работы и фиксирует данные, полученные в результате информационного поиска.

Независимо от выбранной формы  предоставления информации секретарь обязан обосновать достоверность информации, давая ссылку на соответствующий ее источник библиографическое описание. Следует иметь в виду, что ссылка на электронные средства информации (например, на страницу в Интернете) не может являться безусловным доказательством достоверности информации, так как информация в Интернете в любой момент может быть преобразована или вообще изъята владельцем страницы.