Организация секретарского обслуживания

Организация информационной работы

Для того чтобы рационально организовать работу по информационному обеспечению управления, секретарь:

- выясняет у руководителя темы (вопросы), по которым будут систематически осуществляться поиск и предоставление данных;

- уточняет объем (количество), форму, периодичность и сроки  предоставления информации; если предоставление информации будет осуществляться в форме устных обзорных докладов, уточняет конкретное время доклада;

- готовит и предоставляет  руководителю на рассмотрение  проекты распоря-дительных документов (приказов, распоряжений), предписывающих сотрудникам организации в определенный срок представлять секретарю определенные сведения (если это необходимо для выполнения информационного задания);

- проводит изучение  и анализ однократных информационных  запросов руководителя с целью выявления их ситуационной, тематической и хронологической закономерностей;

- на основе выявленных  закономерностей организовывает  предварительное получение необходимых данных и обеспечивает своевременное предоставление их руководителю;

- обеспечивает себе  оперативный доступ к необходимым  источникам информации: организовывает подписку на печатные и электронные издания, формирует и систематически дополняет собственный справочно-информационный аппарат (ката-логи, картотеки, досье, перечни, списки и т.п) [ 1, 37, 39].

3.3. Организация  работы с документами

3.3.1. Организация  документооборота, регистрация и учет документов,

          контроль исполнения документов, информационно-справочная

          работа

В разделе 1.1 работы составлена характеристика службы документационного  обеспечения управления предприятия, ее основные задачи и функции в  системе документооборота предприятия, определены особенности процесса документа-ционного обеспечения управления предприятия ООО «Практика».

• Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

 

На предприятии система  документооборота построена на четком распределении функций между структурными звеньями канцелярии. Каждый участок осуществляет свою часть деятельности в общей системе документационного обеспечения управления, а совокупная и взаимосвязанная деятельность всех участков и составляет общую систему документооборота предприятия. В Перечне функций структурных внутренних звеньев канцелярии установлена взаимосвязь участков канцелярии и других структурных подразделений, в том числе и секретариата (приложение №3).

Сотрудники секретариата ежедневно функционально взаимодействуют с участками канцелярии (табл.7.1. приложения №19):

Организация документооборота, работа с входящими и исходящими документами (регистрация и учет), контроль исполнения документов централизованно возложены на канцелярию ООО «Практика». Секретари–делопроизводители секретариата в системе организации документооборота выполняют функции по учету поступивших на имя руководителя документов и отправляемых документов, подписанным руководителем в соответствующих учетных формах.

Секретари делопроизводители  осуществляют документационное обеспечение  руководителей, которым они подчинены  непосредственно. Учету на участках секретариата подлежат документы (входящие, исходящие, внутренние), поступившие на имя руководителей предприятия:   генерального директора, главного инженера, зам. главного инженера по производству; зам.директора по коммерческим вопросам, зам. директора по экономике и финансам. Работники секретариата и канцелярии руководствуются в своей деятельности Примерным перечнем документов регистрируемых и нерегистрируемых службой ДОУ (приложении №20). 

• Входящие документы – это документы, которые поступают из других учреждений, организаций, от депутатов, граждан.

Входящие  документы, поступающие на участки секретариата на бумажном носителе, подлежат централизованной регистрации инспектором участка входящих и исходящих документов канцелярии в регистрационно-контрольной карточке элект-ронной формы. В ней фиксируется ряд сведений о документе, которые могут дополняться в ходе дальнейшей работы с документами. Для этого карточка допол-няется некоторыми атрибутами «Корреспондент», «Входящий и исходящий номер», «Вид документа», «Краткое содержание», «Количество листов основного документа и его приложений» и «Резолюция». Каждая передача зарегистрированного документа отмечается инспектором в РКК путем заполнения реквизита «Контрольные отметки» (рис.1.1 приложения №21). Обработанные документы поступают работникам секрета-риата, которые направляют их соответствующим  руководителям на рассмотрение.

Факсограммы, поступающие в адрес ООО «Практика» факсимильным сообщением, регистрируются секретарями-делопроизводителями в регистрационно-контрольной карточке электронной формы (рис.2.1.приложения №22). Форма РКК входящих факсограмм аналогична РКК входящих документов. Операции, проводимые для регистрации факсограмм аналогичны операциям, выполняемым с входящими документами.  Экранная форма РКК может трансформироваться в форму Списка входящих документов (писем, факсограмм), при необходимости, распечатываться и использоваться в информационно-справочной работе с картотекой. Печатная форма регистрационно-контрольной карточки прикрепляется к входящему документу и является неотъемлемой частью документа до его поступления в подразделение, являющимся получателем и исполнителем данного документа.  Зарегистрированные документы в бумажном виде передаются на резолюцию руководству.

После внесения руководителем  резолюции документы передаются сотруднику канцелярии, который вводит вынесенные по документам резолюции в соответствующие электронные контрольные карточки  и ставит поручения руководства на автоматизированный контроль путем ввода команды «Связать с карточкой». При этом номер контрольной карточки автоматически помещается в регистрационно-контрольной карточке, что существенно облегчает в дальнейшем проконтролировать исполнение данного документа [7].

Далее осуществляется работа в картотеке контрольных документов. Регистрационные данные входящего документа помещается в контрольную карточку автоматически (рис.3.1 приложения №23). Здесь требуется дополнительное проставление кода подразделения и исполнителя, пункт и дата предполагаемого исполнения. Дата исполнения может быть продлена на основании разрешительного документа. В реквизит «Ход исполнения» вносятся данные по исполнению поручения поэтапно. Срок контрольного документа может быть изменен на основании решения руководства, оформленной резолюцией на документе или служебной записке подразделения-исполнителя. В данном случае данные о разрешительном документе заносятся в реквизит «Изменение срока», в реквизит «Срок исполнения» вносится новый срок исполнения.

Бумажные документы  с прикрепленной контрольной  карточкой и вынесенными резолюциями  руководства поступают ответственным исполнителям, которые распределяют полученное задание между непосредственными исполнителями.

. В подразделение, имеющее контрольное задание еженедельно поступает План работы по исполнителю. Непосредственные исполнители обязаны предоставить в канцелярию отчет об исполнении данного документа, подписанный руководителем подразделения. Данные об исполнении переносятся в соответствующий реквизит «Фактический срок исполнения» и «Отчет». Автоматически данный документ переносится в базу исполненных документов. Справка о неисполненных документах, которая составляется непосредственно программой, предоставляется директору для решения вопроса о снижении ежемесячной премии должностному лицу, не исполнившему документ (рис.3). 

Рис.3.  Справка невыполненных работ

• Исходящие документы – документы, созданные в пределах организации и отправляемы из нее в другие учреждения, организации или частным лицам, приславшим обращения.

Проекты исходящих документов, подписанные руководителями ООО «Практика», которым делегировано право подписи указанной категории документов, направляются работниками секретариата на участок входящих и исходящих документов канцелярии для централизованной регистрации. Децентрализованная регистрация исходящих документов на исследуемом предприятии запрещена.

Исходящие документы, отправляющиеся с предприятия на бумажном носителе, подлежат централизованной регистрации в регистрационно-контрольной карточке электронной формы исходящей картотеки (рис.4.1 приложения №24). Данная электронная карточка позволяет регистрировать почтовое отправление одинакового содержания до 4 адресатов одновременно. В этом случае заполняется реквизит «Список рассылки».

. В электронной карточке фиксируется ряд обязательных данных о документе и сведения о почтовом отправлении, автоматически передающиеся в список учетных форм (вес, тип отправления - заказное, с уведомлением, под квитанция). Одновременно осуществляется снятие с контроля входящего документа, в ответ на который был составлен данный исходящий. После проведения операций по почтовой обработке документа (упаковка, заполнение почтового адреса, маркирование) документ отправляется адресату через отделение ФГУП [21]. При регистрации категории писем, где ответственным за доставку является непосредственный исполнитель, в РКК заполняются дополнительные реквизиты «Ответственный за доставку письма». При необходимости срочной регистрации письма и его самостоятельной доставки в карточке заполняется строка «Регистрация по телефону». 

Письма и факсограммы, отправляемые с предприятия различными видами связи, регистрируются совместно в единой электронной картотеке. Исключение составляет для секретариата, имеющего факсимильные аппараты, где регистрация сообщений производится в регистрационно-контрольной карточке электронной формы исходящей картотеки (рис.5.1 приложения №25). Допускается повторное отправление зарегистрированного факсимильного сообщения на бумажной основе  почтовой связью с включением данного факта в учетные формы.

Подтверждающим фактом отправки письма для подразделений-исполнителей является получение экземпляра копии отправленного письма и соответствующей карточки с полным набором заполненных реквизитов на бумажной основе.

• Внутренние документы – это документы, созданные организацией для решения внутренних вопросов.

Передача внутренних документов между структурными подразделениями и секретариатом производится через участок доставки документов канцелярии Инспектор указанного участка осуществляет операции по приему, учету, распределению документов по утвержденному Графику доставки. Внутренние документы передаются с соответствующей отметкой в учетных формах на бумажном носителе [ 7, 9, 10].

Информационно-поисковые системы  в локальных системах

• Основой банка данных о документах организации являются регистраци-онно-контрольные карточки (РКК), размещенные в картотеке.

Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные картотеки в зависимости от задач конкретных ИПС (информационно-поисковых систем): входящих, исходящих и контрольно-справочных документов в соответствии с используемыми классификаторами. Автоматизированная информационная система обеспечивает проведение атрибутивного поиска хранящейся в них информации.

Атрибутивный поиск производится путем просмотра структурированных атрибутов документа, представленных в электронной карточке. При этом обеспечивается выборка документов, атрибуты которых точно совпадают с заданными для поиска. Автоматизированная информационная система обеспечивает проведение поиска хранящейся в них информации и в том случае, когда не известны заданные атрибутивные параметры. В данном случае поиск производится путем задания параметров текста содержания. При этом обеспечивается выборка документов, параметры текста содержания которых, точно совпадают с заданными для поиска.

Таким образом, документооборот исследуемого предприятия организован на каждом этапе, решены вопросы ответственных лиц каждой технологической цепочки в зависимости от операций, совершающихся с документом, установлена взаимосвязанность данных операций. Порядок движения документов закреплен в виде утвержденного Графика движения документов и унифицированных маршрутных схем. Структурное подразделение секретариат четко выполняет задачи по взаимодействию с участками канцелярии и другими подразделениями предприятия

Проблемным  аспектом организации данного этапа является отсутствие в схеме документооборота движения документов в электронной форме [13]. 

 

3.3.2. Систематизация  и хранение документов

После окончания работы с документами в делопроизводстве они определенное время хранятся в оперативном архиве секретариата и используются в справочных целях. После окончания срока текущего хранения часть документов передается в архив предприятия.

• Хранение документов в делопроизводстве – организация оперативного хранения документов в подразделении и подготовка документов к последующему хранению в архиве организации.

Секретари-делопроизводители  для использования исполненных  документов систематизируют их, то есть группируют в дела.

• Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. 

Для правильного формирования дел и обеспечения возможности  использования необходимой информации на предприятии ООО «Практика» проводится классификация документов: их разделяют  на группы  разными сроками хранениями.