Организация секретарского обслуживания

Секретарю разрешается подготовить индивидуальный подарок начальнику, причем стоимость подарка не должна выходить за пределы допустимого приличиями интервала цен. Важным моментом в обмене подарками является принцип взаимности.

В деловом мире принято  обмениваться подарками равной ценности, поэтому они не должны быть дорогими или, наоборот. Для придания весомости подарку их украшают гравировкой или монограммой эмблемы предприятия либо инициалов того, кому предназначается подарок. Серьезным нарушением этикета считается повторение подарка (кроме спиртных напитков). Чтобы этого не произошло, секретарь ведет «дневник подарков», в котором отмечать, какой подарок был сделан конкретному человеку. Руководитель организации, коллеги по работе могут вручать деньги юбиляру, новоселу, молодоженам. Деньги вручаются в конверте вместе с поздравительной открыткой.

Цветы не являются обязательным дополнением к подарку для женщины. Очень часто они могут выступать в роли самостоятельного подарка. Цветы в горшке (как будущее украшение дома или офиса) - экзотическое растение можно подарить и начальнику, тем более что именно секретарь будет за ним ухаживать. В деловых контактах в отличие от бытовой ситуации подарки разворачивать не требуется.

 

Требования  к внешнему облику секретаря

Слово «имидж», кроме буквального перевода («образ», «публичное лицо»), имеет более развернутое определение - это и внешность, и поведение, стиль жизни и работы, отношения с руководителем, сослуживцами и посетителями. Благоприятный внешний облик и вкус в одежде являются немаловажной предпосылкой успешной Дея-тельности. Для имиджа секретаря важно: манеры, культура речи, одежда, интерьер офиса. Работая над формированием своего имиджа, целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности.

Секретарь руководителя - первый сотрудник организации, с которым общается посетитель. Поэтому от того, какое впечатление производит секретарь, в немалой степени зависит отношение посетителей, клиентов к предприятию в целом.

Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, ее одежда должна быть красивой и удобной, прежде всего потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно.

Деловой стиль - это стиль подтянутый, не спорящий с модой, но и не идущий на ее острие. Следует стремиться в деловом стиле, - общее впечатление опрятности, аккуратности и некоторой педантичности в одежде. Деловую одежду отличает классический покрой и многофункциональность. В служебной сфере секретари следуют традициям и официальному стилю предприятия.

Для секретаря, как и  для любой деловой женщины, обязательным является макияж, причем неброский: неярко накрашенные губы, ресницы, немного румян, маникюр. Лак для ногтей желательно подбирать в тон губной помады, он не должен быть кричащим. Модные в последние годы украшения для ногтей не годятся для рабочей обстановки, так как отвлекают внимание собеседника.

По правилам делового этикета не рекомендуется два  дня подряд приходить в одном и том же на работу. Деловой этикет не вмешивается в выбор прически, не регулирует длину для волос. Главное, чтобы прическа была строгой и элегантной. Не следует проводить эксперименты с покраской волос в различные цвета. Ярко окрашенные волосы снижают деловой авторитет женщины.

Для сотрудников секретариата, носящих очки, оправа должна быть средних размеров, пластмассовая или металлическая. На работе нужно очень осторожно пользоваться духами или не пользоваться ими вообще. Всегда при себе должны быть ручка и карандаш хорошего качества. В настоящее время почти все фирмы имеют ручки со своим логотипом, поэтому для демонстрации лояльности фирме секретарю лучше пользоваться именно такими ручками.

Этические требования к секретарю

Деловой этикет предъявляет  к секретарю ряд требований. К  основным этическим требованиям, касающимся секретаря, относятся вежливость, тактичность, точность и обязательность. В деловом мире вежливо рассматривается как экономическая категория

Одной из обязательных характеристик секретаря должна быть скромность. Высокопрофессиональный секретарь понимает, что он не должен завышать своей роли в организации, что он всегда - только помощник, посредник между руководителем и сотрудниками, руководителем и представителями других организаций. Чувство такта призывает ограничивать меру своих эмоций, настроений, переживаний, степень откровенности. В повседневной практике секретаря постоянно возникают обстоятельства, в которых ему необходимо быть дипломатом, проявлять такт в отношениях с сотрудниками и посетителями.

Секретарь должен быть всегда «в форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходимо чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел. Следует уметь держать себя в деловой и неформальной обстановке. Однако служебный этикет требует, чтобы каждый участник деловых отношений независимо от своих симпатий и антипатий доброжелательно и предупредительно относился к руководителю, своим сотрудникам, партнерам и клиентам, не выплескивая в служебной обстановке свое плохое настроение.

Взаимоотношения в системе руководитель - секретарь

Часто в трудовом коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и поэтому от того, как будут складываться отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, психологический микроклимат, удовлетворение от работы и т. п.

Положение секретаря в организации особенное. Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его плану напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных.

Секретарю необходимо следить за тем, чтобы сообщаемая им служебная информация воспринималась однозначно. При ее передаче руководителю следует быть четкой и краткой. Нельзя пересказывать другим то, что вам рассказали в личной беседе. Хотя секретарь всегда в курсе дел, но далеко не всегда это обнажает. Такова этика аппаратной работы. Вместе с тем, услышав что-либо неблагоприятное для компании, ее персонала и предполагая, что босс может что-то предпринять, чтобы исправить ситуацию, она сочтет своим долгом сообщить ему. Это ее работа - поддерживать информированность руководителя.

Секретарь - руководитель - это один из важнейших и наиболее частых деловых контактов в системе межличностного общения секретаря. Секретарь является первым помощником руководителя, он оказывает помощь в своевременном выполнении намеченных на тот или иной период мероприятий, выполняет вспомогательно-технические операции, готовит необходимую корреспонденцию и информацию, регулирует телефонные звонки и потоки посетителей, по просьбе руководителя подает ему и его гостям чай или кофе [1, 11, 37].

3.5.2. Психологические  аспекты работы секретаря 

Деятельность секретаря  имеет целый ряд психологических  особенностей. Одна из них - взаимная увязка его работы с руководителем. Пренебрегать требованиями руководителя недопустимо. Как известно, совместимость секретаря и руководителя в немалой степени зависит от психологической совместимости, которая, в свою очередь, определяется особенностями индивидуально-психологических качеств личности (темперамент, характер, способности, память, эмоции и чувства).

Темперамент - индивидуальные свойства личности, которые зависят от природных, органических особенностей человека Особенности того или иного типа темперамента могут определять реакции руководителя на деятельность секретаря, на суть и форму выполнения заданий, а также на исход совместной работы.

Поэтому секретарю необходимо знать особенности типа темперамента своего руководителя и учитывать это при личном общении с ним. Кроме того, следует знать особенности своего темперамента и учитывать их при установлении контактов с коллегами, с деловыми партнерами, что позволит избежать конфликтов. Опираясь на свои сильные стороны и развивая слабые, можно быстрее добиться успеха в жизни. Один из наиболее подходящих для секретаря типов темперамента - это сангвиник.

Секретарю рекомендуется  также изучать характер своего руководителя, что позволит со значительной долей вероятности предвидеть его поведение и тем самым корректировать ожидаемые действия и поступки. Характер человека проявляется в испытываемых им чувствах и эмоциях, в его импульсивных реакциях, наклонностях и переживаниях; умение и способность секретаря владеть собственными эмоциями по отношению к окружающим говорит о культуре общения.

Самооценка отражает степень развития у человека самоуважения, положительного отношения к самому себе и ощущение собственной ценности. Для секретаря важна положительная самооценка. После неудачи, постигшей секретаря с низкой самооценкой, ухудшается качество выполняемой им работы. На лиц с положительной самооценкой неудачи не оказывают такого действия. Секретарь, уверенный в себе, ищет выход из затруднительной ситуации.

Большую роль в поведении  секретаря играют чувства и эмоции. Психически нормальный человек эмоционален в любом виде деятельное. Но эта эмоциональность должна сочетаться со способностью контролировать свое поведение, понимать, где и когда уместно выразить свои чувства, а где и когда нужно их сдержать, подавить, не допустить эмоциональной распущенности. Умение владеть собой (самоконтроль) выручает секретаря во всех жизненных ситуациях.

Однако секретарь должен уметь управлять своим настроением. Плохое настроение можно преодолеть волевыми усилиями. Иногда следует переключиться на такую деятельность, которая приятна, интересна.

Профессия секретаря  требует обладания хорошей памятью, собранностью и самодисциплиной. Приходится быстро все запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы в лицо. Для секретаря наиболее важен уровень развития зрительной, словесно-логической (быстрое и точное запоминание смысла событий, текста, логики какого-либо доказательства) и эмоциональной памяти, которая особенно проявляется в человеческих отношениях. У секретаря также должна быть развита долговременная (на имена деловых партнеров, события и факты) и кратковременная память.

Таким образом, можно согласиться с профессиональными психологами, которые считают, что при подборе секретаря нужно учитывать не только его соответствие профессиональным требованиям, его личностные характеристики, но и личностные и поведенческие особенности самих руководителей организации [31].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящей  работе проведен анализ практической организации секретарского обслуживания предприятия ООО «Практика», выявление  имеющихся недостатков и подготовка предложений по совершенствованию данного процесса.

Для достижения цели решены следующие задачи:

1. Составлена характеристика объекта исследования ООО «Практика», отдела документационного обеспечения управления (ДОУ), рассмотрена роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре  службы ДОУ.

2. Проанализирована регламентация ДОУ, должностных обязанностей секре-таря, нормативно-методической базы работы секретаря, правовая основа секретарской деятельности, условия труда секретаря.

3. Рассмотрена практическая организация работы секретаря в организации, обязательные функции секретаря.

4. Выделены недостатки практической организацию работы секретариата подготовлены аргументированные выводы и предложения.

В результате проведенного исследования необходимо сделать выводы:

1. Практическая организация секретарского обслуживания предприятия заслуживает высокой оценки, которая основана на: четких принципах взаимодействия сотрудников секретариат со службой ДОУ предприятия; качественной работе секретарей с официальными документами, информацией.

2. Документооборот исследуемого предприятия организован на каждом этапе, решены вопросы ответственных лиц каждой технологической цепочки в зависимости от операций, совершающихся с документом, установлена взаимосвязанность данных операций. Порядок движения документов закреплен в виде утвержденного Графика движения документов и унифицированных маршрутных схем. Структурное подразделение секретариат четко выполняет задачи по взаимодействию с участками канцелярии и другими подразделениями предприятия

Проблемным  аспектом организации данного этапа является отсутствие в схеме документооборота движения документов в электронной форме и имеющиеся недо-работки в части доставки срочной доставки документов.

3. Организация работы секретарей обеспечена регламентирующими докумен-тами по ДОУ, достаточно полно разработана и нормативно-методическая базы работы секретаря. Наряду с указанным, проблемным аспектом в данной области является отсутствие нормативных документов,  регламентирующих работу с электронными документами.

4. Правовая основа секретарской деятельности, должностные обязанности сотрудников секретариата закреплены в типовых должностных инструкциях, то есть условия труда работников унифицированы. Но каждый участок работы индивидуален, в силу специфики производственной деятельности руководителя и структурных подразделений, входящих в блок управления руководителя. Поэтому необходимо разработать индивидуальные должностные инструкции для каждого работника секретариата.