Автор: Пользователь скрыл имя, 26 Февраля 2013 в 18:45, дипломная работа
Выбор данной темы актуален, так как вопросы, рассматриваемые в данной работе затрагивают не только профессиональную деятельность секретарей всех уровней, но и специалистов, отвечающих за работу с документами в государственных и коммерческих организациях; содержат сведения, необходимые работникам кадровых служб, сотрудникам бухгалтерии и другим специалистам, деятельность которых связана с использованием больших объемов информации и проходит в постоянно общении с гражданами.
Введение 3
1. Характеристика объекта исследования 5
1.1. Характеристика службы документационного обеспечения
управления ООО «Практика» 6
1.2. Система документационного обеспечения предприятия 7
1.3. Роль секретаря в современном управленческом аппарате и в
структуре службы документационного обеспечения управления 12
1.3.1. Секретарь и служба ДОУ 13
2. Нормативно-методическая база работы секретаря, регламентация ДОУ 15
2.1. Основы организации труда. Условия труда 15
2.1.1. Регламентация должностных обязанностей секретаря 15
2.1.2. Правовая основа секретарской деятельности 19
3. Организация работы секретаря 20
3.1. Административные и организационные функции секретаря 20
3.1.1. Бездокументационное обслуживание офиса 20
3.1.2. Организация деятельности руководителя 25
3.2. Аналитические функции секретаря
3.2.1. Информационное обеспечение деятельности руководителя 37
3.3. Организация работы с документами 43
3.3.1. Организация документооборота, регистрация и учет документов,
контроль исполнения документов, информационно-справочная
работа 43
3.3.2. Систематизация и хранение документов 47
3.3.3. Работа секретаря с различными системами документации 51
3.4. Компьютерные технологии в работе секретаря 56
3.4.1. Техническое обеспечение деятельности секретаря 56
3.4.2. Информационный менеджер – «электронный секретарь» 57
3.4.3. Интернет в работе секретаря 59
3.5. Правила и приемы деловых взаимоотношений 60
3.5.1. Деловой этикет секретаря 60
3.5.2. Психологические аспекты работы секретаря 65
Заключение 67
Список использованной литературы 69
Приложения 73
Приложение №4
РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА
входящей (исходящей и внутренней) корреспонденции
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 | |||||
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
Номер контрольной карточки |
|||||||||||||||
|
Корреспондент ______________________________ | |||||||||||||||||||||||||
Подразделение | |||||||||||||||||||||||||
|
Дата движения и индекс документа |
Дата и индекс документа | ||||||||||||||||||||||||
Вид документа_____________________ Краткое содержание ______________________________
| |||||||||||||||||||||||||
Резолюция |
Количество листов документа и его приложений | ||||||||||||||||||||||||
Автор резолюции |
|||||||||||||||||||||||||
Ответственный исполнитель |
Вид связан-ного док-та |
Дата и номер исполнения |
Индекс дела хранения | ||||||||||||||||||||||
ОБОРОТНАЯ СТОРОНА КАРТОЧКИ
Контрольные отметки | |||
Куда возвратить документ с отметкой об исполнении |
|||
Кому направлен документ |
Дата |
Кому направлен документ |
Дата |
Приложение №5
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
форма 10
Номер распоряди-тельного документа |
Дата |
Количество экземпляров (копий) |
Краткое содержание |
Подразделение, исполнитель, подготовившее документ, кем подписан |
Рассылка копий документа |
Номер дела |
Номер листа |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Ж У Р Н А Л
регистрации и учета документов, изданий с пометкой
«Для служебного пользования»
форма 1
Дата поступле-ния и номер учитываемого документа |
Дата и номер исходящего ре- гистрируемого документа |
Откуда поступил или куда направ- лен документ |
Вид документа и его краткое содержание |
Количество листов |
Коли- чество экземп-ляров |
Номера экземп-ляров | |
документа |
приложения |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Резолюция или кому направлен на исполнение |
Отметка о постановке на контроль и срок исполнения |
Дата и расписка
|
Номер дела и листа |
Отметка об уничтожении |
Примечание | |
в получении |
о возврате |
|||||
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Ж У Р Н А Л
учета и регистрации телеграмм
форма 4
|
Входящий номер и дата поступле-ния документа |
Корреспондент, дата и номер поступившего документа |
Краткое содер-жание и количе-ство листов документа |
Резолюция или кому направлен документ на ис- полнение |
Дата и расписка |
Номер и дата листа |
Приме-чание | |
в получе-нии доку-мента |
о возврате документа |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Исходящий номер и дата документа |
Корреспондент, дата и номер отправляемого документа |
Краткое содержание документа |
Количество листов документа |
Дата и расписка |
Номер и дата листа |
Приме-чание | |
в получе-нии доку-мента |
о возврате документа |
||||||
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
ЖУРНАЛ
УЧЕТА И ВЫДАЧИ ЦЕННЫХ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ
форма 6
№№ пп |
Исходящий номер документа (пакета) |
Кому адресован (направлен) документ (пакет) |
Расписка за получение документа (пакета) |
1 |
2 |
3 |
4 |
ЖУРНАЛ
УЧЕТА И РЕГИСТРАЦИИ ДОГОВОРОВ
форма 7
Дата регистрации |
Наименование предприятия, организации, с которыми заключается договор |
Номер и дата договора |
Сумма договора |
1 |
2 |
3 |
4 |
Срок действия договора |
Предмет договора |
Количество листов основного документа и приложений (разногласий, соглашений) |
Подразделение-исполнитель договора |
5 |
6 |
7 |
8 |
Структура управления секретариата
Приложение №8
Таблица 2.1. - Краткая выборка из Межотраслевых укрупненных нормативов
времени на работы по документационному обеспечению управления
Наименование работы |
Содержание работы |
Единица измерения объема работы |
Норматив времени, ч |
Обработка документов, получаемых по факсу |
Прием сигнала. Получение текста, деление текста на листы формата А4, составление регистрационных карточек (РК), простановка, заполнение регистрационных штампов, передача документов на исполнение |
1 лист |
0,15 |
Обработка документов, отправляемых по факсу |
Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов, включение факса, установление связи с адресатом, передача текста, отключение аппарата |
1 лист |
0,03 |
Оформление командировочных удостоверений |
Оформление удостоверения по установленной форме, простановка и заверение отметки о прибытии (убытии) работника |
1 командировочное удостоверение |
0,10 |
Автоматическая регистрация поступающих документов |
Включение компьютера, вызов на дисплей формата регистрационно-контрольной формы (РКФ), ввод информации о виде документа, его авторе, дате и индексе, присвоенном организацией-автором, о содержании документа (заголовке), приложениях, контрольных реквизитах, количестве листов документа, присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ, присвоение регистрационного номера документу, выключение компьютера |
10 документов |
0,40 |
Приложение №9
Таблица 3.1. – Лист наблюдения
Содержание работы |
Время выполнения работы |
Количество | |
Начало |
Окончание | ||
|
Просмотр электронной почты |
1615 |
1640 |
5 сообщений |
|
Переадресация электронных сообщений сотрудникам |
1640 |
1645 |
5 сообщений |
|
Посещение кабинета руководителя (ежедневный доклад, корректировка планов, получение просмотренной корреспонденции) |
1645 |
17°° |
- |
|
Просмотр и перераспределение полученной корреспонденции |
17°° |
1719 |
10 документов |
|
Соединение руководителя с абонентом |
1719 |
1720 |
1 абонент |
Регистрация исходящей корреспонденции |
1720 |
1730 |
5 документов |
Отправка документов по факсу |
1730 |
1742 |
4 документа/ 12 листов |
|
Передача документов в отделы |
1742 |
1756 |
5 документов/ 3 отдела |
|
Проверка планов работы на следующий день |
1756 |
1802 |
- |
|
Справочная работа по просьбе руководителя (поиск информации в Интернете) |
1802 |
1839 |
1 справка |
Приложение №10
Расчет численности работников секретариата
Расчет численности производится по формуле: