Организация секретарского обслуживания

№№

пп

Наименование  работы

Количество  в единице измерения объема работ

Норма-тив  времени, ч

Годовая трудоемкость нормируемых работ, ч

1.

Обработка входящих факсимильных сообщений

12820 листов

0,15

1923

2.

Обработка исходящих факсимильных сообщений

4300 листов

0,03

129

3.

Обработка поступающих и отправляемых телефонограмм

544 телефонограм.

0,20

108,8

4.

Оформление командировочных удостоверений

106 командиров. удостов.

0,10

21,1

5.

Заполнение в реестрах исходных данных документов

18460

записей

0,10

1846

6.

Ведение телефонных переговоров, вызов абонента к руководителю

20962

переговор.

0,08

1677

7.

Печатание документов на ПЭВМ

490 листов

0,15

73,5

8.

Тиражирование документов на множительном аппарате

2980 копий

0,43

1281,4

9.

Заказ пропуска сторонним лицам

2064 заказа

0,04

82,56

10.

Учет посетителей по личным вопросам

1300 посещен.

0,02

26

11.

Формирование дел временного

(до 10 лет хранения), составление  заголовков, оформление дел

40 дел

0,43

17,2

ИТОГО:

         7904,11 + 114,2

Ч =                              = 4,43 чел. = 4 чел.

                    1810                      

7185,56

с учетом 1,1

7904,11

Наименование  функции

Должностные обязанности

Документационное

обеспечение управления, руководителя

1. Документационное обеспечение управления

(делопроизводство, протоколирование совещаний, контроль исполнения распоряжений, деловая переписка, договоры, обработка корреспонденции, подготовка документов).

2. Документационное обеспечения руководителя (реферирование нормативных (документов, контроль выполнения распоряжений руководителя).

3. Осуществление (и документирование) отдельных хозяйственных операций, машинописные работы.

Информационное

обеспечение управления

1. Формирование информационных баз, обработка данных, информационных ресурсов.

2. Ведение баз данных, подготовка аналитических отчетов.

3. Информационное обслуживание.

Организационное

обеспечение управления

1. Прием, фильтрация и распределение телефонных контактов.

2. Организация и планирование рабочего дня руководителя, выполнение его поручений.

3. Организация и координация работы офиса, организация и координация приема посетителей.

4. Организация и ведение переговоров, командировок, «билетно-визовая поддержка» (заказ билетов), организация переговоров.

Технические умения и навыки:

ПК   - квалифицированный (уверенный) пользователь

Факс, ксерокс - квалифицированный (уверенный) пользователь

Мини-АТС - квалифицированный (уверенный) пользователь

Машинопись - 120-150 зн/мин

Интернет, электронная почта - квалифицированный (уверенный) пользователь

Требования  к квалификации:

Образование

Профессиональное образование  без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и  специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Опыт работы

от 1 года

Дополнительный опыт

Опыт интернациональных коммуникаций (опыт приема иностранных партнеров)

Дополнительные  требования:

Знание

иностранного 
языка 

От базовых навыков до свободного владения

Дополнительные знания

Знание основ организации и развития бизнес-процессов

Наименование, дата и номер документа

Назначение  документа

1

2

3

1. Правовые  акты, издаваемые органами государственной власти и управления:

Регламентация документирования и организации работы с официальными документами

Федеральный закон 22 октября 2004г 

N125-ФЗ «Об архивном  деле в РФ»

(в редакции  Федеральных законов  от 04.12.2006 N202-ФЗ, от 01.12.2007 N318-ФЗ,

от 13.05.2008 N68-ФЗ)

Определены принципиальные положения по вопросам собственности на архивные фонды и архивные документы; организация Государственной архивной службы России, государственное попечение над негосударственной частью Архивного фонда; защита прав собственности и использования архивных документов. Определен порядок формирования, организация хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими

Федеральный закон от 7 июля 2006г N149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации

Федеральный закон от 18.12.1997 №152-ФЗ

«О наименованиях географических объектов»

(в редакции Федеральных законов  от 23.07.2008 N160-ФЗ, от 27.10.2008 N191-ФЗ)

Устанавливает правовые основы деятельности в области присвоения наименований географическим объектам и переименования географических объектов, а также нормализации, употребления, регистрации, учета и сохранения наименований географических объектов как составной части исторического и культурного наследия народов РФ

Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ

«Об обществах с ограниченной ответственностью»

Законом определены требования к печатям и штампам общества. В частности, в Законе указано, что общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества

Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ

«Об электронной цифровой подписи»

Устанавливает условия, при которых  электронная цифровая подпись в  электронных документах признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе

Федеральный закон от 2 мая 2006г N59-ФЗ

«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Определяет последовательность работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан (ПЗЖ), а также правила ведения делопроизводства по ним

1

2

3

Постановление Правительства  РФ от 28.08.1997 №1108 «Об утверждении Правил предоставления услуг телеграфной связи» (в редакции Постанов-ления Правительства РФ от 14.01.2002 N12)

Утвержден порядок оформления различных видов телеграмм.

Постановление Правительства  РФ от 15 апреля 2005г N221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»

Установлены правила написания  адреса на почтовых отправлениях

Постановление Госкомстата  России от 06.04.2001 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (с изменениями, внесенными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N1)

Альбом форм. Представлены правила  оформления приказов по личному составу, штатного расписания, табеля учета 
использования рабочего времени и др.

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам Документационного обеспечения (одобрены коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 №33)

ГСДОУ устанавливает единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. «ГСДОУ определено место службы ДОУ в системе управления организации, приведено примерное положение о службе ДОУ

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005г N536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27 января 2006г N7418)

Устанавливает общие требования к  функционированию служб документационного  обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

(утвержден Росархивом 06.10.2000)

(в редакции решения Росархива  от 27.10.2003)

Перечень предназначен для использования  в качестве основного нормативного документа при составлении номенклатуры дел организации, для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007г N1182

Перечень предназначен для определении  состава и сроков хранения типовых архивных документов о названных выше видах деятельности в архивах и службах технической документации организаций

1

2

3

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, ДОУ и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами

Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР 016-94)

(принят и введен в действие  Постановлением

Госстандарта России от 26 декабря 1994г N367

с 1 января 1996г) (в редакции изменений 1/96 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ 23.12.1996, 2/99 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 3/2002 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 4/2003 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 5/2004 ОКПДТР, утв. Ростехрегулированием)

Является составной частью Единой системы классификации и кодирования  информации РФ. Подготовлен в рамках выполнения Государственной программы  перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему  учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики

ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Стандарт устанавливает термины  и определения понятий в области  делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации

Требования к оформлению документов утверждены постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65. Данный ГОСТ носит рекомендательный характер. Требования стандарта распространяются на организационно-распорядительную  документацию,  относящуюся  к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая входит в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000

Методические рекомендации на основе

ГОСТ Р 6.30-2003 (М., 2003)

Разъясняют и конкретизируют порядок  применения ГОСТ Р 6.30-2003 при унификации документов, проектировании бланков, оформлении реквизитов и подготовке текстов документов

Регламентация создания и обработки международных документов

ИСО-9000. Система международных  стандартов качества

Рассматриваются понятия: управление качеством и сертификация систем качества. Управление качеством позволяет реально оценить уровень качества продукции и услуг за счет разумного управления производством и обслуживанием. Стандарты ИСО-9000 определяют методику построения такой системы, которая может быть сертифицирована. Система качества, основанная на ИСО-9000, предполагает выполнение процедур управления по определенным правилам, поэтому для получения сертификата необходимо провести тщательный анализ всей документации и форм регистрации данных на предприятии, привести их содержание в соответствии с требованиями международных стандартов

1

2

3

Регламентация нормирования труда

Постановление Правительства  РФ

от 25 ноября 1994г N72

«Об утверждении Межотраслевых  укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»

Документ предназначен для расчета  норм времени и организации работы в службах ДОУ, определения трудоемкости работ, численности работников и  рекомендован для применения в органах  федеральной исполнительной власти, на предприятиях (объединениях) независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях

Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного  обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций

Документ содержит нормативы, предназначенные для работников организаций и подразделений, занимающихся работами по совершенствованию документационного обеспечения управления: для составления планов работ, заключения договоров, расчета трудозатрат, анализа производительности труда работников и расчета их численности

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Минтруда России

от 10.09.1993 №152) (в редакции приказа Минздравсоцразвития РФ от 24.11.2008 N665)

Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов, для расчета численности работников документационных служб и экономического обоснования применения современных средств вычислительной техники в органах управления. Рекомендуются для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов, для расчета численности работников документационных служб и экономического обоснования применения современных средств электронно-вычислительной техники в органах управления экономикой

2. Правовые  акты, издаваемые руководством предприятия:

Инструкция по документационному  обеспечению управления предприятия (2003 год, с изменениями 2007 года)

Инструкция о порядке  составления и оформления приказов, издаваемых на предприятии (2003 год)

Инструкция о порядке обращения со сведениями, составляющими служебную и коммерческую тайну общества (2005 год)

Инструкция по рассмотрению обращений граждан в обществе (2006 год)

Инструкция по организации  автоматизированного контроля исполнения поручений (2003 год)

Инструкция по организации регистрации и учета выдачи и возврата машинных накопителей информации (2007 год)

Инструкция по организации  сбора, хранения, переработки и сдачи  носителей, содержащих несекретные  сведения (2008 год)

Инструкция по работе абонентов в сети АСОДУ (2005 год)

Норматив требований

СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03

Рабочее место  сотрудника секретариата

Совмещенная приемная

Отдельные приемные (помещения)

Руководитель-

секретарь генерального директора

Секретарь-делопроизводитель

главного инженера

Секретарь-делопроизводитель

зам.директора  по коммерческим

вопросам

Секретарь-делопроизводитель

зам. директора  по экономике и

финансам

Секретарь-делопроизводитель

зам. главного инженера по

производству

1

2

3

4

5

6

Нормативная площадь и схемы размещения рабочих  мест

1. Нормативная площадь на одного  работающего – 

не менее 4 кв. м.

2. Общая площадь приемной, где  находится секретарь, -

не менее 16 кв. м.

3. Схемы размещения рабочих мест - расстояние между рабочими столами  с видеомониторами не менее  2,0 м.

3. Площадь на одно  рабочее  место для пользователей ПЭВМ  – 

не менее 6,0 кв. м,

объем - не менее 20,0 куб. м.

4. Рабочие места, требующие изоляции – перегородки

высотой 1,5-2,0 м.

6,0 кв. м

41 кв. м

5,0 м

6,5 кв. м

19,5 куб. м

-

6,0 кв. м

41 кв. м

5,0 м

6,5 кв. м

19,5 куб. м

-

3,9 кв. м

17 кв. м

-

5,8 кв. м

17,0 куб. м

-

4,7 кв. м

23 кв. м

-

6,4 кв. м

18,0 куб. м

-

5,5 кв. м

33 кв. м

-

6,5 кв. м

20,0 куб. м

-

Освещение рабочего места

1. Естественное освещение

2. Искусственное освещение:

2.1. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа - 500 люкс.

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

1

2

3

4

5

6

2.2. Динамическое (изменяющееся во  времени) освещение: светильники  общего и местного освещения,  имеющие

плавную (ручную или автоматическую) регулировку силы света, обеспечивающую возможность снижения освещенности рабочих поверхностей до 300 люкс.

2.3. Освещение помещения галогенными  лампами мощностью до 250 Вт.

+

+

+

+

-

+

+

-

-

-

Цветовое  оформление

Для цветовой гаммы рекомендуются  мягкие, неконтрастные сочетания –

все оттенки серого, серо-голубого, серо-зеленого, зеленовато-желтого, бежевого, белый и черный цвета.

светло-серый 

светло-серый

бежевый

серо-голубой

белый

Уровень шума на рабочем месте

1. Не должен превышать  50 дБ. 2. Дополнительное звукопоглощение  завеси, подвешенные в складку на расстоянии 15-20 см от ограждения в 2 раза больше ширины окна

45 дБ

45 дБ

40 дБ

38 дБ

47 дБ

Микроклимат на рабочих местах

1. Температура 20-22 °С

2. Относительная влажность воздуха:

- зимой 45-50%;

- летом 50-55%.

20-21 °С

48-50%

51-55%

20-21 °С

48-50%

51-55%

22-23 °С

43-47%

49-56%

19-21 °С

44-49%

53-57%

21-22 °С

41-43%

52-55%

Основные принадлежности рабочего стола секретаря

Предметы, необходимые в различных, неожиданных, ситуациях

Средства, необходимые  для организации аптечки в  офисе

Сервировочные и хозяйственных принадлежности

1

2

3

4

1. Набор настольный, в комплект  которого входят ручки, маркеры,  карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки, ластики, наклейки и т.п;

2. Степлер, антистеплер, дырокол;

3. Лотки (поддоны) для сортировки  корреспонденции 

(из 4-6 секций);

4. Вертикальная подставка для  журналов, папок, подставка для  книг;

5. Подставка-пюпитр для материала,  используемого при перепечатке; 

6. Календарь-органайзер;

кляссер для визитных карточек (на 96-160 визиток);

   7. Визитные карточки предприятия  и руководителя;

   8. Ящичек для дискет;

   9. нумераторы, датеры,

   10. Штемпели со стандартными  терминами, проставляемыми на  документах («На контроль», «Исх. №», «Вх. №») 

11. Папки-скоросшиватели;

12. Папка с прозрачными вкладышами (для рекламной информации)

1. Ножницы (большие и маникюрные), иголки, нитки, булавки;

2. Качественный пятновыводитель;

3. Щетки для одежды и губка  для обуви;

4. Крем для обуви;

5. Электросушилка для обуви;

6. Утюг;

7. Освежитель полости рта;

8. Дезодорант;

9. Списки с необходимой справочной  информацией: адреса, телефоны и  дни рождения сотрудников, дни  рождения бизнес-партнеров и праздничные дни возглавляемых ими предприятий; список подарков, врученных в прошлом году;

10. 1-2 сувенира, которые можно использовать  в качестве презентов 
(в т. ч. фирменные);

11. Тара для упаковки: полиэтиленовые  пакеты различного цвета и  формата; запас красивой оберточной бумаги, набор разноцветных лент для упаковки подарков; скотч;

12. Чистые конверты, открытки;

1. Средства для антисептической  обработки ран и порезов (йод,  «зеленку», перекись водорода);

2. Перевязочные средства (стерильные  бинты и вату, бактерицидный пластырь);

3. Резиновый кровоостанав-ливающий жгут (накладывается выше м« та кровотечения) и иммобилизационную шину (накладывается m переломах);

4. Средство для обработки ожогов (пантенол);

5. Болеутоляющие средства (анальгин, баралгин, пенталгин);

6. Сердечные средства (валидол, нитроглицерин, валокадин);

7. Жаропонижающие средства (например, аспирин);

8. Средство от насморка (галазолин);

9. Средство от кашля (бронхолитин);

10. Успокаивающие средства (раствор  валерианы, настойка);

11. Средства от расстройства  желудка (имодиум);

12. Средства, понижающие давление (энап);

     1. Офисная кухня, холодильник, микроволновая печь;

2. чайник и необходимые приспособления  для приготовления кофе: кофеварка, аппараты для варки эспрессо и капуччино;

3. Чайный и кофейный сервизы.

4. Сервиз из тонкого фарфора для особо важных посетителей;

5. Наборы стеклянных (или хрустальных)  стаканов: стандартные емкостью 200-250 мл и высокие для прохладительных  напитков емкостью 250-300 мл;

6. Бокалы для шампанского (узкие и высокие);

7. Маленькие рюмки для крепких напитков;

8. Закусочные тарелки;

9. Вазы и салатники; 

10. Блюдо для бутербродов;

11. Блюдо или ваза для пирожных  и фруктов;

12. Одноразовая посуда;

13. Столовые приборы (ножи, вилки,  чайные ложки);

14. Подносы различной величины;

1

2

3

4

13. Папка-файл (для хранения образцов  документов и т. п.);

14. Жесткие и мягкие папки  для бумаг;

16. Журналы для регистрации посетителей  и т. д;

17. Бумага - офисная (формат А4), для  копировальных аппаратов (формат А4 и A3), термобумага для факсимильного аппарата;

18. Бланки документов фирмы;

19. Записная книжка для телефонов;

20. Блокнот;

21. Запасные картриджи.

13. Музыкальный центр с кассетами  и дисками;

14. Цифровой фотоаппарат и батарейки  к нему;

15. Диктофон;

16. Ксерокопии паспортов руководителя, его заместителей, помощников, охранников, водителей, их близких родственников (на случай их срочного убытия в командировку или отпуск);

17. Запасные ключи от кабинета  руководителя, а также от его  машины (в опечатанном виде).

13. Средства, повышающие давление (элеутерококк);

14. Желудочные средства (фестал);

15. Средство от аллергии (диазолин);

16. Средство от похмельного синдрома (алка-зельтцер);

17. Термометр;

18. Гигиенические салфетки;

19. Средства личной гигиены.

15. С сервировочный столик на колесах;

16. Салфетки (набор бумажных и  полотняных, однотонных, подрубленных);

17. Подставка для бумажных салфеток;

18. Пластиковые, плетеные или  полотняные салфетки под сервировочные приборы;

19. Одноразовые скатерти;

20. Сахарница с щипчиками, конфетница, лопаточка для тортов и пирожных;

21. Вазы для невысоких композиций  из цветов и одна — для  больших букетов;

22. Ножи и разделочные доски  - для хлеба и овощей;

23. Консервный нож, штопор;

24. Несколько пепельниц, сигареты,

25. Спички, зажигалки, газ для зажигалок;

26. Резиновые перчатки и средства  для мытья  посуды.

27. Полотенца (одноразовые);

28. Салфетки для пыли;

29. Средства для мытья окон, стекол  в шкафах, мониторах и т. д.;

30. Полироль для мебели.