Организация секретарского обслуживания

01.04.2009 среда

Телефонные  контакты

Переговоры (проведение)

Выезды руководителя

Прием сотрудников

Совещания, заседания

Прочие мероприятия

Время

1

2

3

4

5

6

7

9⁰⁰

Опертив-ное совещание

9³⁰

ЗАО «Икс»

10⁰⁰

10³⁰

Выезд на объект

Сидоров

9^40- 10¹⁰

11⁰⁰

11³⁰

12⁰⁰

12³⁰

13⁰⁰

Производ.

совещание

13³⁰

14⁰⁰

14³⁰

15⁰⁰

ОАО Партнер»

Просмотр докумен-тации

15³⁰

16⁰⁰

1

2

3

4

5

6

7

16³⁰

17⁰⁰

Доклад секретаря

17³⁰

Белов А.В.

123-45-67

18⁰⁰

Степанов, Колосов

18³⁰

19⁰⁰

Должность, фамилия, имя, отчество (полностью)

Вопрос

Дополнительная  информация

(дата)

пятница

Время

18⁰⁰

18¹⁵

18³⁰

18⁴⁵

19⁰⁰

(строка для резервной записи)

Наименование  дисциплины

Учебное заведение

А

В

С

D

Е

Делопроизводство,

академ. ч

20

24

28

24

32

Секретарское дело (управление приемной), академ. ч

-

20

16

-

-

Оргтехника,

 академ. ч

-

4

4

4

4

Компьютерная подготовка, академ. ч

20

40

56

80

40

Машинопись,

 академ. ч

40

20

52

40

32

Русский язык и основы

редактирования,

академ.ч

-

4

4

-

8

Основы кадрового документирования,

 академ. ч

-

4

-

8

-

Основы бухгалтерского учета, академ. ч

-

4

4

4

20

Психология делового об-щения,

 академ. ч

16

12

12

12

20

Деловой этикет, академ. ч

8

20

4

4

Имидж деловой женщины, академ. ч

8

20

4

4

-

Основы правовых знаний, академ. ч

-

4

-

-

-

Менеджмент, академ. ч

20

_

_

Маркетинг, академ. ч

_

_

_

40

Исего. академ. ч

132

176

184

180

196

Стоимость академ. ч, руб.

25

50

45

40

70

Учебные пособия

+

+

+

+

+

Количество занятий  в неделю

3

3

5

3

5

№№

пп

Виды деятельности (управленческие работы)

Сотрудники  канцелярии

Сотрудники  секретариата

Исполнитель

(наименование  должности)

Взаимодействующие сотрудники

(наименование  должности)

1

2

3

4

5

Участок распорядительных документов:

4.

Регистрация распорядительных документов

Инспектор

Секретари-делопроизводители

5.

Обеспечение экземплярами копий структурных подразделений

«

Инспектор участка доставки документов

Секретари-делопроизводители

6.

Передача дел на постоянное и  долговременное архивное хранение

«

Инспектор участка подготовки передачи на архивное хранение

Руководитель секретариата

Участок входящих и исходящих документов:

7.

Осуществление операций по приему входящих документов

Инспектор

Инспектор

участка доставки

документов

Секретари-делопроизводители

8.

Осуществление операций по отправлению  исходящих документов

«

«

«

9.

Постановка документов на автоматизированный контроль

«

«

«

10.

Направление на рассмот-рение руководителей документации передачи ее в соответствии с принятым решением в подразделения

«

Инспектор

участка доставки

документов

«

Участок доставки документов:

11.

Осуществление операций по приему, учету, распределению документов от участков

Инспектор

Инспекторы участков

Секретари-делопроизводители

12.

Осуществление опера-ций  по приему, учету, распределению доку-ментов от подразделений и сторонних  организаций

Инспектор

Инспекторы участков

Секретари-делопроизводители

13.

Обеспечение своевременной  доставки документации

подразделениям 

«

«

Секретари-делопроизводители

№№

пп

Наименование

системы документации

Вид документа

Регистрируемый  службой ДОУ

Нерегистрируемый  службой ДОУ

1.

Организационно-правовая

претензия, исковое заявление, кассационная жалоба, доверенность,

протокол

устав, положение, штатное расписание,

инструкция, регламент, правила, памятка, методика, норматив, рекомендации

2.

Распорядительная 

приказ, распоряжение, указание

3.

Информационно-справочная

акт, служебное (деловое) письмо,

служебная записка, докладная записка, телекс, факсограмма,

телеграмма, телефонограмма,

электронное сообщение

1. Предложение, объяснительная  записка, заявление, представление,  заключение, перечень, сводка, справка,  отзыв, график, список

2. Сообщение о заседаниях, совещаниях, повестке дня, программы совещаний, конференций, пригласительные

билеты, поздравительные письма и  телеграммы.

3. Рекламные извещения, проспекты,  каталоги выставок.

4. Извещения о проведении курсов, семинаров.

5. Информационные документы, доклады,  рефераты, аннотации, присланные для сведения.

6. Печатные издания (брошюры,  книги, бюллетени, журналы, газеты  и т.д)

Индексы

дел

Заголовок дела

Номер тома

и дата его заведения

Срок хранения и

№№ статей

по Перечню

Приме-

чания

1

2

3

4

5

01 - РУКОВОДСТВО

01-01  

ДИРЕКТОР

01–01

Приказы директора по основной

Постоянно

формир.

деятельности

ст. 6а ПТ

канцел.

01–02

Приказы директора по личному

75л ЭК

формир.

составу (ЛС)

ст. 6б ПТ

канцел.

01–03

Приказы директора по администра-

5л 

формир.

тивно-хозяйственным вопросам (К)

ст. 6в ПТ

канцел.

01-04

Приказы директора по оперативным

5л

формир.

вопросам основной деятельности (П)

ст. 6в ПТ

канцел.

01-14

Распоряжения руководства завода

Постоянно

формир.

по основной деятельности

ст.6а

канцел.

01-11

Протоколы совещаний у директора 

Постоянно

ст.5гПТ