Организация секретарского обслуживания

1

2

3

4

5

01–12

Протоколы совещаний у руководителей

ДМН

структурных подразделений

ст.5е ПТ

Копии

01–05

Телефонограммы подразделений  по

3г

вопросам основной деятельности

ст.72гПТ

01-06

Служебные записки по вопросам

5л

выдачи в подотчет наличных денежных

ст.40ПТ

средств

Копии

01-08

Переписка директора по организацион-

5лЭПК

ным вопросам деятельности

ст.41ПТ

01-15

Переписка с институтами, организация-

3г

ми о получении информационных

ст. 756

материалов

Срок хранения

Всего дел (томов)

В том числе переходящих  дел (томов)

В том числе дел (томов)

с пометкой ДСП

Постоянного

90  (      )

1 (     )

Долговременного (10 лет  и более)

154  (     )

1 (     )

Временного (до 10 лет)

2029 (     )

227 (   )

Итого дел (томов)

2273 (     )

229 (   )

ООО «ПРАКТИКА»

СЕКРЕТАРИАТ

Дело  № 03-03

Том 1

ПРИКАЗЫ ДИРЕКТОРА  ПО ОСНОВНЫМ ВОПРОСАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Копии                                           

                                                                                      НАЧАТО:            16.01.2008

                                                                                      ОКОНЧЕНО:       31.05.2008

                                                                                                                        ДМН

                                                                                                                  ст. 6аПТ

Ф.И.О.

заявителя

Место работы или домашний адрес

Дата поступле-ния и индекс входящего  документа

Откуда посту-пил документ

Дата и индекс

исходящегодоку-

мента

Краткое содер-

жание документа

Резолюция на документе

1

2

3

4

5

6

7

Наименование подразделения

и фамилия исполнителя

Расписка за получение,

документа и дата

Расписка за возврат

документа и дата

Контрольные

отметки

Дата отправления

ответа на документ

8

9

10

11

12

  №№

   пп

Дата приема

Ф.И.О.

посетителя

Должность и место

работы

По какому вопросу

обратился

Какое решение

принято

1

2

3

4

5

6

Способ связи

Вид связи

Вид технического средства

Функции секретаря 

1

2

3

4

Средства связи:

Средства связи 

для обмена недокументированной информации

1. Телефонная связь

2. Радиотелефонная (мобильная) связь.

Телефонный  аппарат

Телефонный  аппарат, (выполняющий функции коммутатора)

Реализует множество дополнительных функций по обслуживанию: долговременная память, оперативная память, автоматический дозвон, временное отключение микрофона от сети, календарь, часы, таймер и др.

Принимает звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя: переадресовывает абонента на другой номер, ставит абонента в режиме ожидания с включенной фоновой музыкой, подключает телефонные аппараты к нескольким телефонным линиям, организовывает телефонные конференции.

Средства связи 

для обмена документированной информации

1. Факсимильная связь

Факсимильный  аппарат

Факс-модем

Факсимильный  способ передачи информации - дистанционный способ копирования документов информации в компьютер

Передает документы, рукописные тексты, рисунки, чертежи, фотоснимки и др.

Для организации факсимильной связи  использует телефонные каналы, радиоканалы.

Вид средства

Основные компоненты

Элементы  архитектуры ПЭВМ, их свойства

Средства создания документов

1. Компьютер

(ПЭВМ)

IBM-совместимые персональные компьютеры

1. Системная плата

- процессор;

- оперативная память;

- системная микросхема BIOS (базовая система ввода/вывода) с данными об аппаратных настройках и аккумулятор для ее питания;

- набор управляющих микросхем;

- вспомогательные микросхемы  и контроллеры ввода/вывода, или  чипсет (набор микросхем);

-  разъемы расширения, или слоты  (slots);

- разъемы для подключения  интерфейсных кабелей жестких  дисков, дисководов, последовательного и параллельного портов, инфракрасного порта, универсальной последовательной шины;

- разъемы питания и  др.

1

2

3

Hewlett-Packard ScanJet

Hewlett-Packard LaserJe

2. Устройства хранения  информации

3. Устройства ввода/вывода  информации:

Процессорное устройство (ЦПУ, CPU) (характеристики процессора определяют производительность всей системы)

 Накопители - сохраняют информацию для последующего многократного использования. энергонезависимые устройства, т. е. информация в них сохраняется и после выключения компьютера.

Внешние (имеют собственный корпус и источник питания) и внутренние (встраиваются в корпус компьютера).

Накопители  на жестких дисках (винчестеры) - жесткий диск: система, состоящая из механического привода, головок чтения-записи, нескольких носителей информации (дисков) и контроллера; отличается большой емкостью и быстрым доступом к хранимой информации.

Накопители на съемных  дисках:

(CD): компакт-диск - оптический носитель информации в виде диска с отверстием в центре, информация с которого считывается с помощью лазера (700 Мбайт); CD-RW - перезаписываемый компакт-диск (530 Мбайт).

Флэш-память -  разновидность твердотельной полупроводниковой энергонезависимой перезаписываемой памяти, выдерживает около 100 тысяч циклов перезаписи, объем до 100 ГБ.

Устройства  для ввода информации:

Клавиатура - ввод символьной информации.

Мышь - манипулятор, созданный для удобства вода информации в компьютер. Появление мыши непосредственно связано с использованием графического интерфейса пользователя. Механические мыши используют шарик, передающий перемещение мышки на специальные датчики. Используются также более точные оптические мыши, для работы которых нужен специальный коврик с мелкой сеткой темных и светлых полос.

Сканеры - ввод текста или графического изображения посредством преобразования аналогового сигнала в цифровой, использую планшетные виды сканеров.

Устройства  вывода информации:

Монитор (дисплей) - компактный прибор для отображения динамической графической информации (в том числе текста) с собственным экраном (монитор ICD (Liquid Crystal Display, жидкокристаллический)

Принтер - устройство печати цифровой информации на твёрдый носитель (бумагу) (лазерный принтер)

Средства копирования  документов:

1. Аппарат для копирования

Копировально-множительный аппарат (КМА)

Устройство, предназначенное для  получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений  на бумаге и других специальных материалах.. Используется КМА соединённые между собой сканер и принтер