Организация секретарского обслуживания

3

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Секретарь- это работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому при приеме на работу секретарю (секретарю-референту) предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

СЕКРЕТАРЬ - это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, то есть секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, так как именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д.

Он должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

Целью написания контрольной работы  является анализ работа секретаря по оформлению документов и организации работы с ними.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

      исследовать функцию секретаря в структуре управления.

      рассмотрение организацию работы с документами.

      проанализировать оформление документов.

Для написания данной работы были использованы:

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов, Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации[1]. 

Основные правила работы архивов организаций, которые являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами[2].

Оформление документов: Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов., в которых прописаны рекомендации оформления документов[3].

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536. Устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами[4].

Так же в данной работе использованы учебные, методические и практические  пособия:

Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов, учебно-практическое пособие, содержащее полнотекстовые версии наиболее важных деловых документов. Дает ответы на основные вопросы организации секретарской деятельности в условиях современного предприятия[5]. 

Гойхман О. Я. Теория и практика референтской деятельности, Данное учебное пособие - первый опыт комплексного обучения референтов. Рекомендации, как быстро читать, внимательно слушать, грамотно писать и красиво говорить, соблюдать протокольные требования[6].

Галахов, В.В., Корнеев, И.К. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы), в которой описывается деятельность секретарского обслуживания[7].

При работе над темой была изучена статья:

Санкина, Л. В. Должностная инструкция секретаря-референта фирмы, в которой четко описывается должностная  инструкция секретаря[8].

Данная работа состоит из введения, трех глав, списка источника и литературы, заключения и приложения.

1.      СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Требования, предъявляемые секретарю

Секретарь-референт должен знать:

Правовые основы управления:

      административное, трудовое и хозяйственное право;

      законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.

Основы управления:

      систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

      принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

      отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

      функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали.

      Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда:

      нормативно-методические документы по информационно-доку-

      ментационному обеспечению управленческой деятельности;

      нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ.

      Вычислительную и организационную технику. Основы общей социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство:

      методы создания и оформления документов;

      организацию работы с документами;

      Архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

      Обеспечить эффективную работу руководителя (фирмы): У   оказать помощь в планировании рабочего дня;

      организовать рабочее место руководителя;

      вести сроковый контроль за поручениями руководства;

      организовать командировку.

      Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы): документное; бездокументное; уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати).

      Организовать прием посетителей.

      Устанавливать контакты.

      Организовать и обеспечить работу совещания.

      Составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ПЭВМ.

      Использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием Internet).

      Оперативно размножать документы.

      Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. факс, электронная почта).

      Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение.

      Вести архив.

1.2. Организация работы секретаря

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению является нужным условием заслуги высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.

Рабочее место секретаря является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место обязано быть прототипом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря обязана обеспечить наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной традиционно размещается рядом с кабинетом управляющего, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтоб просто можно было созидать всех входящих.

В помещении обязаны находиться лишь те предметы, требующиеся секретарю и иным сотрудникам, конкретно в процессе работы.

Мебель для гостей должна находиться в зале, отлично просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Огромную часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он обязан иметь возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники просит её размещения с учетом требований эргономики и наибольшей эффективности работы.

Принципиальным частей организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики обязаны просто, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в других ящиках обязаны быть разные особые приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Нужно постоянно и строго смотреть за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует держать в голове, что часто секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таковым образом, чтоб они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря. Воспользоваться собственной пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом иным сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

1.3.    Должностная инструкция секретаря

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками.

Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.

Приступая к составлению должностной инструкции, нужно прежде всего использовать новый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он разработан Институтом труда и утверждён постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Из квалификационных характеристик можно полностью использовать разделы: "Должностные обязанности" и "Должен знать".

Если организация (фирма) небольшая и секретарь (секретарь-референт) один ведёт всё организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объёме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией. В ней должностные обязанности сводятся к следующему: