Организация секретарского обслуживания

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. 

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Секретарь - первый, с кем встречается посетитель. Он - последний, кого видят, покидая офис. Секретаря по праву можно назвать лицом учреждения. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков.

При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз.

Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.      ИСТОЧНИКИ

1.1 ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России. – 2003.

1.2. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. – М., 2003. – 152 с.

1.3. Оформление документов: Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов. – М.: ВНИИДАД, 2003.

1.4. Перечень типовых управленческих архивных документов. Утвержденный приказом Министерством культуры РФ №558 от 25.08.2010г.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. №536.

2.      ЛИТЕРАТУРА

2.1 Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов / М. Ю. Рогожин. – М.: Проспект, 2004. – 368 с.

2.2. Санкина, Л. В. Должностная инструкция секретаря-референта фирмы / Л. В. Санкина // Справочник кадровика. – 2001. – №1. – С. 40–43.

2.3. Гойхман, О. Я. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие / О. Я. Гойхман, Т. В. Гордиенко, Т. М. Надеина, И. И. Романова, Э. Я. Соловьев, А. Ф. Филиппов / Под общ. ред. О. Я. Гойхмана. – М.: ИНФРА-М, 1999. – 272 с.

2.4. Галахов, В.В., Корнеев В.В. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практич. пособие / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; под ред. И. К. Корнеева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 608 с.

Практическое задание №1

Составить номенклатуру для коммерческой организации. Оформить как проект.

Практическое задание №2

Разработать должностную инструкцию секретаря-референта. Оформить в установленном порядке как проект документа.

[1] ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов. М.:2003

[2] Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. М. 2003. 152 с.

[3] Перечень типовых управленческих архивных документов. Утвержденный приказом Министерством культуры РФ № 558 от 25.08.2010г.

[4] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536.

[5] Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов / М. Ю. Рогожин. М.: 2004. 368 с.

[6] Гойхман, О. Я. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие / О. Я. Гойхман, Т. В. Гордиенко, Т. М. Надеина, И. И. Романова, Э. Я. Соловьев, А. Ф. Филиппов / Под общ. ред. О. Я. Гойхмана. – М.: 1999. 272 с.

[7] Галахов, В.В., Корнеев, И.К. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практич. пособие / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; под ред. И. К. Корнеева. – М.:  2005. 608 с.

[8] Санкина, Л. В. Должностная инструкция секретаря-референта фирмы / Л. В. Санкина // Справочник кадровика. 2001. №1. С. 40–43.