Организация секретарского обслуживания

ВЫПУКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА     Тема:  Организация секретарского обслуживания на примере ООО «Практика»   Выполнил                             (подпись)               2009 год

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение             3       

1. Характеристика  объекта исследования                                                    5           

    1.1. Характеристика службы документационного обеспечения

          управления ООО «Практика»       6 

    1.2. Система документационного обеспечения  предприятия   7

    1.3. Роль секретаря в современном управленческом аппарате и в   

           структуре службы документационного обеспечения управления   12

           1.3.1. Секретарь и служба ДОУ       13

 

    2. Нормативно-методическая база работы секретаря, регламентация ДОУ 15

    2.1. Основы организации труда. Условия труда     15

                2.1.1. Регламентация должностных обязанностей секретаря  15

                2.1.2. Правовая основа секретарской деятельности    19

 

   3. Организация  работы секретаря        20

 

     3.1.  Административные и организационные функции секретаря  20

        3.1.1. Бездокументационное обслуживание  офиса    20

        3.1.2. Организация деятельности руководителя     25

3.2. Аналитические  функции секретаря 

        3.2.1. Информационное обеспечение деятельности руководителя    37

 

3.3. Организация  работы с документами      43

       3.3.1. Организация документооборота, регистрация и учет документов,

                 контроль исполнения документов, информационно-справочная

                 работа          43

       3.3.2. Систематизация и хранение  документов    47 

       3.3.3. Работа секретаря с различными  системами документации 51

 

3.4. Компьютерные  технологии в работе секретаря    56

      3.4.1. Техническое обеспечение деятельности  секретаря   56

      3.4.2. Информационный менеджер –  «электронный секретарь» 57

                3.4.3. Интернет в работе секретаря      59

 

3.5. Правила  и приемы деловых взаимоотношений    60

       3.5.1. Деловой этикет секретаря       60

       3.5.2. Психологические аспекты работы секретаря    65

 

Заключение             67         

Список использованной литературы         69

 

Приложения           73                                       

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ 

Секретарь сегодня, кто  он? Какова его роль в современном процессе управления и что входит в круг его должностных обязанностей? Чаще всего секретари координируют чуть ли не всю жизнедеятельность офиса. Что еще нужно для подтверждения того, что на этом месте должен быть высокий профессионал, пользующийся безусловным авторитетом и у руководства, и у коллег?

В России не существует универсальный практический справочник для администраторов всех уровней: от секретаря до управляющего делами.

Выбор данной темы актуален, так как вопросы, рассматриваемые в данной работе затрагивают не только профессиональную деятельность секретарей всех уровней, но и специалистов, отвечающих за работу с документами в государственных и коммерческих организациях; содержат сведения, необходимые работникам кадровых служб, сотрудникам бухгалтерии и другим специалистам, деятельность которых связана с использованием больших объемов информации и проходит в постоянно общении с гражданами.

Обозначим основную цель работы – рассмотрение вопроса практической организации секретарского обслуживания предприятия ООО «Практика», выявление имеющихся недостатков и выработка предложений по совершенствованию данного процесса.

Для достижения цели были поставлены и решались следующие задачи:

1. Составить характеристику объекта исследования ООО «Практика»,  в том числе отдела документационного обеспечения управления (ДОУ), рассмотреть роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре    службы документа-ционного обеспечения управления

2. Провести анализ  регламентации ДОУ, должностных обязанностей секретаря, нормативно-методическую базу работы секретаря, правовую основу секретарской деятельности, условия труда секретаря.

3. Рассмотреть практическую организацию работы секретаря в организации, обязательные функции секретаря: административные, организационные; аналитические; специфику работы с документами и системами документации, организации работы офиса и деятельности руководителя, компьютерные технологии в работе секретаря, основы делового этикет и практической психологии.

4. Выделить недостатки практической организацию работы секретаря и подготовить аргументированные выводы и предложения, которые могут быть полезными для сотрудников исследуемого предприятия, по долгу службы отвечающих за работу с документами.

Объект  исследования - общество с ограниченной ответственностью «Практика»  осуществляющий самостоятельную производственную деятельность  в форме отдельного юридического лица с 10 октября 2003г. 

 

Предмет исследования - организация секретарского обслуживания на примере ООО «Практика».

Для достижения поставленных целей автором были использованы методы исследования: системный подход, системный анализ, сравнительно-исторический, монографический, аналитический, метод социально-экономического исследования, метод организационных построений, метод личного наблюдения и др. 

Для написания  квалификационной работы использовались следующие группы источников:

1. Нормативная  база исследуемого предприятия.

2. Нормативные  и методические документы, государственные  стандарты; научная литература.

3. Учебная литература:

- универсальный  справочник коллектива авторов  Андреевой В.И, Быковой Л.М.  и Вяловой Л.М. «Энциклопедия  секретаря» содержит ответы на  вопросы, возникающие в работе  секретарей и работников службы  ДОУ;

- учебное пособие Шейнова В.П. «Секретарь: Секреты профессии» описывает основные направления деятельности профессионального секретаря, даны профессиональные знания в области делопроизводства, психологии;

- книга Розановой  В.И. Психологические аспекты  выбора секретаря-референта для  современной фирмы содержит информацию о психологических аспектах работы секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителей, относящихся к разряду ''штабного персонала'', которая имеет важное значение для организаций;

- учебное пособие  Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря, составителем которого является Самыкина И.В, описывает работу в современном офисе, современное офисное оборудование,  организацию и проведением переговоров, презен-таций, т.е. вопросы, которые могут возникнуть в повседневной деятельности секретаря;

- учебник коллектива  авторов Быковой Т.А, Вяловой  Л.М и Санкина Л.В. «Делопроизводство»  подробно рассматривает вопросы  организации документирования управленческой  деятельности, организации службы  ДОУ и документооборота, создания информационно-поисковых систем по документам организации;

- учебник Кудряева  В.А. «Организация работы с  документами» рассматривает нормативно-методическая  база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами,  информационные технологии обеспечения управленческой деятельности;

4. Периодические издания: «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Управ-ление персоналом».

5. Электронные ресурсы: правовая поддержка справочных систем: Консультант Плюс, комментарии законодательства, законодательство субъектов РФ; Кодекс - версия 5,2, Гарант; ресурсы INTERNET, версии электронных документов.

 

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

В текущей главе проанализируем характеристику исследуемого предприятия. Для этого в разделах данной части рассмотрим  организацию производственного цикла, организационное устройство предприятия и его структуру управления.

Объект  исследования - общество с ограниченной ответственностью «Практи-ка»  осуществляющее самостоятельную производственную деятельность в форме юридического лица с 10 октября 2003г. 

Компания «Практика» была создана в 2003 году и входит в состав группы компаний «Вебер Комеханикс». Предпосылкой для ее создания явилась необходи-мость выделения отдельного направления, которое обеспечивает поставки качественного металлообрабатывающего инструмента.

Сегодня компания «Практика» является инженерно-техническим центром. Основной целью общества является извлечение прибыли и осуществление для этого видов деятельности: полное инструментально-техническое сопровождение заготови-тельных производств и осуществляет комплексные поставки металлорежущего инструмента, оснастки, вспомогательного инструмента для предприятий промышлен-ного назначения. За пять лет работы компания «Практика» создала пять филиалов в России и СНГ: «Практика СПБ», г. Санкт-Петербург, «Практика Урал», г.Екатеринбург, «Практика Сибирь», г. Новосибирск, «Практика «Поволжье» г.Самара, «Практика ЮГ», г. Краснодар, «ПРАКТИКА Украина», г.Днепропетровск. Благодаря развитой сети филиалов, клиентам фирмы предоставляется высокий уровень обслуживания на всей территории России. В ближайших планах компании - расширение оказания услуг сервиса для клиентов, развитие новых направлений деятельности, которые могут быть полезны для покупателей.

За время своего существования благодаря высокому качеству обслуживания клиентов, отличному качеству товара и квалифицированному техническому персоналу компания смогла приобрести множество постоянных клиентов, среди которых предприятия машиностроения, приборостроения, металлургии, станкостроения, авиа- и космостроения, строительства, то есть те предприятия, где используется металлообработка.

В компании организован  производственный цех по сварке ленточных  полотен в кольца различных размеров исходя их заказов покупателей. В компании развернуто производство по заточке и изготовлению дисковых отрезных фрез. В последнее время появилось новое направление бизнеса - специализированная мебель и стеллажное оборудование для оснащения профессиональных рабочих мест, учебных заведений, лабораторий и складских помещений [35].

Организационная структура предприятия включает: общее собрание участ-ников; дирекцию, возглавляемую директором; функциональные и производственные структурные подразделения.

Высшим  органом управления общества является общее собрание его участни-ков (очередное и внеочередное). Исполнительный орган общества - дирекция, возглавляемая директором, является постоянно действующим и подчиняется высшему органу общества. Дирекция предприятия, возглавляемая директором включает: главного инженера; главного бухгалтера; заместителей директора новым по технологиям; экономическим и финансовым вопросам; коммерческим вопросам; режиму и охране; общим вопросам. Основу функциональной структуры управления предприятия составляют следующие службы: технологическая, финансово-экономическая, коммерческая, режимная, кадровая. В состав основных служб входят следующие структурные подразделения: функциональные (отделы управления) и производственные (цехи, участки), являющиеся элементами общей структуры управления предприятия.

Структура управления предприятия  состоит из двух самостоятельных  органов управления, выполняющих определенные функции - центральный аппарат управления предприятия и аппарат управления структурными подразделениями (производствами, цехами, участками). Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что структура ООО «Практика» отвечает оптимальному выбору варианта управления предприятием, так  как: является смешанной или комбинированной, представляющей собой совокупность звеньев управления, находящихся на разных уровнях иерархии, содержащей в своем составе обособленные структурные подразделения  (службы, отделы, цехи, участки, бригады); имеет вид организационной структуры управления, спроектированной по типу линейно-функциональной, так как он основан на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними (приложение №1) [23, 34].

 

1.1. Характеристика  службы документационного обеспечения

        управления ООО «Практика» 

В данном разделе составим характеристику службы документационного обеспе-чения управления предприятия, структуру канцелярии, ее основные задачи и функции в системе документооборота предприятия, систему ДОУ, также охарактеризуем роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре службы ДОУ.

Служба ДОУ предприятия организована с момента начала деятельности предприятия. Она состоит из работников документационного обеспечения канцелярии, подчиняющихся начальнику канцелярии  и работников структурных подразделений,  непосредственно подчиняющихся руководителю подразделения. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением в составе управления предприятия. Организационная структура и штаты канцелярии  утверждаются директором в соответствии с типовыми структурами и нормативами численности, исходя из условий и особенностей производства, а также объема работ и функций, возлагаемых на канцелярию.