Организация и технология ДОУ и пути его совершенствования

     На  полученном письме, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы, проставляется регистрационный штамп установленной формы. Наряду с регистрационным штампом на письме, в левой верхней части лицевой стороны первой страницы, проставляется штамп «РЕЗОЛЮЦИЯ» установленной формы.

     Предварительное рассмотрение писем проводится с целью распределения поступивших писем на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

     Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, а затем передаются на рассмотрение директору и исполнение.

     Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется в журнале регистрации поступающих  писем и оперативно передается директору или иному должностному лицу, которому она адресована.

     При поступлении в «Ижевский ДК» ВОГ договора/соглашения/контракта (приложения, дополнительного соглашения или акта к любому из вышеперечисленных документов) на бумажном носителе действует следующий порядок:

     Договоры могут поступать в «Ижевский ДК» ВОГ как с сопроводительными письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от контрагентов).

     Договоры, поступающие без сопроводительных писем, передаются в секретарю. Секретарь вносит информацию о полученном договоре в журнал учета договоров с физическими/юридическими лицами или в журнал регистрации актов с физическими/юридическими лицами (в зависимости от вида документа).

     Подлинник договора с бланком резолюции передается на рассмотрение директору.

     Если  договор поступил в виде приложения к письму, он вместе с подлинником письма поступает на рассмотрение директору.

     Все поступающие в «Ижевский ДК»  ВОГ документы (независимо от их вида), передаются на рассмотрение директору централизованно – секретарем.

     Перед представлением на рассмотрение директору документы должны быть отсортированы по видам и разложены по соответствующим папкам.

     Рассмотренные директором документы возвращаются секретарю. Содержание резолюций, вынесенных директором на письмах, вносится в журнал регистрации поступающих писем.

     Письма  передаются на исполнение - подлинники писем хранятся у секретаря, а исполнителям передаются копии под роспись на обороте первой страницы подлинника письма.

     При передаче и приеме документов по каналам  факсимильной связи необходимо руководствоваться  следующими требованиями:

      ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и ответственное  должностное лицо;

      подлежащие  передаче документы регистрируются в журнале регистрации отправляемых факсов;

      подлинники  документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени  отправки;

      поступившие факсограммы регистрируются в журнале  регистрации поступающих писем, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

      поступивший вслед за факсограммой подлинник  документа направляется в соответствующее  подразделение-исполнитель.

     Документы в электронном виде, поступающие в «Ижевский ДК» ВОГ, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение генеральным директором и доставляются исполнителям.

     Прием и регистрация документов в электронном  виде в журнале регистрации поступающих  писем, поступивших на электронный адрес «Ижевского ДК» ВОГ, осуществляется секретарем.

      II. Подготовка и регистрация отправляемых документов

     Исходящие документы создаются в организации  и предназначены для отправки другим организациям или частным  лицам. Основные этапы обработки  исходящих (отправляемых) документов довольно просты¹⁶:

      составление проекта документа;

      согласование  проекта;

      проверка  правильности оформления документа, печать;

      подписание (согласование, утверждение, простановка  оттиска печати);

      регистрация;

      тиражирование;

      отправка  первого экземпляра документа адресату;

      подшивка  второго экземпляра в дело.

      Составленный  проект документа передают на подпись  руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись  исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.¹⁷

      После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

     Документы, отправляемые «Ижевским ДК» ВОГ, передаются почтовой и электронной связью.

     Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарем в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи в Российской Федерации.

     При передаче отправляемого письма адресату на его копии проставляется отметка  о вручении. Копию письма с отметкой о вручении работник курьерского отдела передает секретарю для хранения.

     Важный  момент в делопроизводственном процессе — текущее хранение и использование  в справочно-информационных целях  внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются СЭД, при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.¹⁸

      III. Прохождение внутренних документов

      Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

     Проекты приказов и распоряжений директора и иных организационно-распорядительных документов подготавливаются секретарем.

     После подписания (утверждения) директором ОРД регистрируются секретарем в соответствующем журнале регистрации (в зависимости от вида документа).

      IV. Учет объема документооборота

      Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год¹⁹. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

      При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно. Объем документооборота подсчитывается по формуле:

              Уд = Sвх.+исх.+вн. 

                        кол-во копий   

      Объем документооборота «Ижевского ДК» ВОГ  – Приложение № 1 

      V. Контроль за исполнением документов

      Контроль  за исполнением документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

      Контрольная деятельность предполагает, с одной  стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.²⁰

      Основные  задачи контрольной службы – контроль за сроками исполнения входящих, исходящих  и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной  деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины.

      Важным  условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные  операции следует сосредоточить  в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, – в должностной инструкции.²¹

     Контроль исполнения документов в «Ижевском ДК» ВОГ включает: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование директора о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

     В «Ижевском ДК» ВОГ установлены следующие сроки работы с документами (сроки исполнения документов):

      срок  подготовки ответа на поступившее письмо - 3 рабочих дня;

      срок  подготовки ответа на поступившее письмо претензионного характера - 30 рабочих  дней;

      срок  подготовки договора (работы с поступившим  договором) – 7 рабочих дней;

      срок  работы с иными документами, требующими исполнения – 3 рабочих дня.

     Сроки работы с документами исчисляются, начиная со дня получения ответственным лицом (исполнителем) соответствующего поручения.

     Вышеуказанные сроки работы с документами применяются, если директором не установлен иной срок. В случае наличия на документе резолюции «Срочно» применяется срок работы с документом – 1 рабочий день.

     В случае нарушения установленного срока ответственное лицо обязано сообщить секретарю о причинах такого нарушения.

     Секретарь еженедельно представляет директору информацию о находящихся на контроле документах и ходе их исполнения по форме, согласованной с директором.

     Контроль  исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное  исполнение документов.

      Организация контроля за исполнением документов в «Ижевском ДК» ВОГ обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 4).

     Рис. 4. Контроль исполнения документов