Организация и технология ДОУ и пути его совершенствования

      1. Типового соглашения об электронном  документообороте с контрагентами. 

      Используется  в качестве самостоятельного соглашения или части общего коммерческого договора для придания юридической силы как документам и действиям, уже переданным и произведенным с использованием средств электронной связи, т.е. за прошлый период, так и для формирования договорных отношений в будущем.³⁶

      2. Регламента электронного документооборота  в компании.

      Определяет  технологию осуществления электронного документооборота внутри компании с  учетом особенностей ее организации  и деятельности.³⁷

      3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующих средства электронной связи в электронном документообороте.

      Регулирует  права, обязательства и ответственность, должностных лиц компании, осуществляющих электронный документооборот с  ее контрагентами.

      Применение  юридической системы электронного документооборота компании (ЮСЭД) позволит построить безрисковую систему документооборота и электронного сообщениях с контрагентами компании, урегулировать не имеющие доказательственной силы сложившиеся отношения по сделкам и другим коммерческим операциям, обеспечить гарантии защиты интересов компании в формируемых отношениях и положительного разрешения споров.³⁸

Заключение

      В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация.

     Документооборот предприятия или учреждения, как  известно, не должен быть стихийным  или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

     Движение  документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.

     Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

     Цель  анализа документооборота состоит  в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

      Анализ  документооборота «Ижевского ДК» ВОГ показал, что документирование деятельности Дома культуры ведется на высоком уровне.

     Но  так же были выявлен ряд недостатков: отсутствие четкого порядка регистрации документов; нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствие номенклатуры дел предприятия. Устранить данные ошибки и недостатки возможно путем автоматизации и внедрения более подходящего для деятельности конкретного анализируемого предприятия программного продукта.

     Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами  компании должно быть ориентировано  на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

     Наряду  с вышеперечисленными нарушениями  в организации документооборота, было обнаружено, что в «Ижевском ДК» ВОГ создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, но не разработано положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Разработка данного регламента устранит названный недостаток.

      Следующим был выявлен такой недостаток деятельности, как отсутствие электронной  подписи в документах, пересылаемых между контрагентами и другими организациями. Что касается отсутствия электронной подписи при пересылке документов, то здесь необходимо внедрить использование единой технологии создания эффективных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), что позволит Дому культуры не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и утери информации. Методы криптографического преобразования конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

Список использованных источников и литературы

Источники:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003 г
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»,опубликовано 24 июня 2009 г. ,вступает в силу: 2 июля 2009 г.
5. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.
6. Федеральный Закон Российской Федерации № 131 от 06.10.2003 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
7. Инструкция по делопроизводству НО УК «Ижевского ДК» ВОГ
8. Устав НО УК «Ижевского ДК» ВОГ

Литература:

1. Аппак М. А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.2003 г.
2. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 13-16.
3. Баласанян В.Э. Как управлять предприятием: от традиционного делопроизводства к электронному документообороту// Делопроизводство и документооборот на предприятии 2003 г. №8
4. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. Ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
5. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 2004. №1
6. Документооборот в организации. Правовое регулирование: практическое руководство/под общей ред. Ю.Л. Фадеева.- М.: Эксмо, 2007.- 144 с.
7. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. №4.
8. Карташов Б.И., Орлов В.В. Документация и документооборот. Учебное пособие, СПб., 2007.- 425 с.
9. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство, 2003. № 1.
10. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1.
11. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3.
12. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4.
13. Кузнецов С.Л. Программы автоматизации делопроизводства. Общий обзор // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 31-34.
14. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2004. №4.
15. Кирсанова В.М. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М; 2003.
16.   Балибардина, Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления : учеб.-метод. пособие / Г. И. Балибардина ; Волгогр. гос. ун-т. - Волгоград : Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2007.
17.   Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001.
18.   Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина ; Ин-т информ. систем упр. – М. : Гос. ун-т упр., 2007.
19.   Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2.
20.   Панасенко Ю.А. Делопроизводство : документационного обеспечение управления : учеб. пособие / Ю.А. Панасенко. – М. : РИОР, 2005.

                                                                                                Приложение № 1

Справка об объеме документооборота

«Ижевского  Дома культуры» ВОГ  за 2009 год.

Секретарь                                 Лю                                        Н.С.Лю

10.01.2010 г