Организация и технология ДОУ и пути его совершенствования

     Методы  криптографического преобразования конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

     Сущность  криптографических преобразований заключается в следующем. Сообщение (текст, аудио или видео изображение) преобразуется (шифруется) с помощью известного математического алгоритма и некоторого "ключа" так, что восстановление (дешифрирование) и прочтение первоначального текста (восстановление аудио или видео изображения) становится возможным, если известен "ключ". Последний же известен только источнику и получателю сообщения. Таким образом, третьи лица, даже узнав зашифрованный текст, не смогут его восстановить.

     Одноключевая  криптография симметрична в том  смысле, что ключ для шифрования идентичен ключу для дешифрования. Теперь ее часто называют криптографией с “секретным” ключом.

     При ее использовании возникает сложнейшая нематематическая, внекриптографическая задача - обеспечение сверхнадежного закрытого канала для обмена ключами.

     В асимметричной (двухключевой) криптографии используются два ключа, связанные между собой по определенному правилу. Закрытый ключ генеpиpуется адресатом-получателем и сохраняется им в тайне. Открытый ключ публикуется и доступен всем, включенным в данную сеть адресатам - источникам. На рис. 13 представлена упрощенная схема такой системы.

     Адресат-источник А, посылая адресату-получателю Б  сообщение, шифрует его, используя  известный открытый ключ абонента Б. Зашифрованный текст в принципе не может быть pасшифpован тем же открытым ключом. Дешифрование сообщения возможно только с использованием закрытого ключа, который известен только адресату Б. Адресат Б, получив от адресата А сообщение, расшифровывает его с помощью своего закрытого ключа.

     Таким образом, в организованной информационной конфиденциальной сети каждый абонент должен знать и хранить в тайне свой уникальный закрытый ключ и список открытых ключей тех абонентов, с которыми он должен поддерживать информационную связь.

     Криптографические системы, реализованные в виде программ, встраиваются в программное обеспечение существующих рабочих станций и серверов и тем самым позволяют организовать защиту конфиденциальной информации как при ее хранении (в зашифрованном виде) и обработке в информационных системах, так и при передаче по каналам связи телекоммуникационных сетей.

     С помощью рассмотренных программных  криптографических методов решаются такие основные задачи, как:

• защита информации от ознакомления с ней нежелательных лиц;
• обнаружение искажений или ошибок, возникающих при передаче информации по каналам связи телекоммуникационных сетей;
• установление истинности документа и личности подписавшего этот документ лица.

     Первая  задача решается шифрованием информации (данных). Зашифрованное сообщение  становится недоступным для лиц, не допущенных к соответствующей информации, т.е. не знающих ключа, с помощью которого можно расшифровать сообщение. Перехват зашифрованных данных в этом случае бесполезен.

     Для защиты данных от случайных или преднамеренных искажений в канале связи используется контрольная последовательность - имитовставка. Она вырабатывается путем криптографического преобразования шифруемого сообщения и ключа шифрования и представляет собой последовательность данных фиксированной длины. Имитовставка передается по каналу связи вместе с зашифрованным сообщением. Поступившее зашифрованное сообщение расшифровывается, вырабатывается контрольная имитовставка, которая сравнивается с имитовставкой, полученной из канала связи. В случае несовпадения имитовставок все расшифрованные данные считаются искаженными и бракуются.

     Проблема  установления истинности документа  и личности подписавшего этот документ лица приобретает особое значение во многих системах, связанных с юридической  ответственностью за принимаемые решения, таких, как системы государственного и военного управления, финансовые и банковские системы, системы, связанные с распределением материальных ценностей, и другие. Эта проблема решается с помощью, так называемой, электронной подписи (ЭЦП), которая дает возможность заменить традиционные печать и подпись и, не меняя самого документа, позволяет проверить подлинность и авторство полученной информации. Для выработки электронной подписи также используются методы асимметричных криптографических преобразований.

     Каждый  пользователь, обладающий правом подписи, самостоятельно формирует личные закрытый и открытый ключи подписи. Закрытый ключ подписи используется для выработки электронной цифровой подписи и должен сохраняться пользователем в тайне, что гарантирует невозможность подделки документа и цифровой подписи от его имени злоумышленником.

     Открытый  ключ используется для проверки подлинности  документа, а также для предупреждения отказа подписавшего его от своей  подписи. Знание открытого ключа  не дает возможности определить секретный  ключ. Открытые ключи подписи всех пользователей сети конфиденциальной связи объединяются в справочники открытых ключей. Таким образом, каждому пользователю конфиденциальной сети, обладающему правом подписи, необходимо иметь закрытый ключ подписи и справочник открытых ключей.

     Система криптографической защиты информации (СКЗИ) встраивается в различные оболочки программных комплексов, в системы электронной почты, информационно-справочные системы и прикладное программное обеспечение для защиты информации от несанкционированного доступа и искажения при ее хранении на дисках и передаче по каналам связи.

      4. Совершенствование автоматизации  системы электронного документооборота.

     Как уже говорилось ранее, предприятию  необходимо использовать программу "1С: Система электронного документооборота "Управление делами" на базе "1С: Предприятие".

     Управленческая  деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью  и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому  современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

     Управление организацией основано на следующих процессах³¹:

• получение информации и ее обработка;
• анализ, подготовка и принятие решений;
• выполнение решений;
• учет и контроль принятых решений.

     Деятельность  служб делопроизводства направлена на организационное и документационно-информационное обеспечение указанных процессов.

     Делопроизводственные  функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и  отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и как следствие, - управления организацией.

     Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области  работы с документами³²:

• регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
• регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• осуществление контроля за исполнением поручений;
• поиск документов.

     Что же касается эффективности, то автоматизация  делопроизводства преследует следующие  цели³³:

• создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
• повышение оперативности и качества работы документами;
• упорядочение документооборота.

     В области контроля над исполнительской  дисциплиной³⁴:

• обеспечение контроля исполнения;
• обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения до завершения исполнения;
• обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

     В области организации доступа  к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;
• обеспечение оперативного поиска документов.

     Очевидно, что полнофункциональная система, такая как "Управление делами" умеет не только организовывать сложные  маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делает многое другое.

     Исходя  из этого, система как минимум обеспечивает³⁵:

• единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
• единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
• регистрацию движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства, проверку правильности и своевременности исполнения документов;
• поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
• формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

     Эффект  от внедрения системы "Управление делами":

• повышение исполнительской дисциплины, прозрачности и управляемости работы компании;
• экономия времени на всех этапах деятельности персонала за счет использования безбумажной технологии работы с документами;
• обеспечение быстрого поиска информации с возможностью оперативного доступа к информационной базе;
• вовлечение всех сотрудников в единую информационную среду предприятия;
• повышение общего уровня корпоративной культуры предприятия.

     Итак, внедрение полноценной системы  автоматизации делопроизводства предусматривает  комплекс организационно-технических  мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

      Также можно предложить разработать имеющий  доказательственную силу для судов, удобный и практичный правовой механизм организации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение ее деятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий разработку пакета следующих основных документов: