Организация и технология ДОУ и пути его совершенствования

      Технология  контроля состоит из постановки документа  на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования директора «Ижевского ДК» ВОГ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота в «Ижевском Доме культуры» ВОГ

3.1. Проблемы и недостатки организации документооборота

«Ижевского  ДК» ВОГ.

     Проведенный анализ организации документооборота в «Ижевском ДК» ВОГ позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в организации делопроизводства (рис. 5): 

Рис. 5. Основные проблемы и направления  их решения 

     Рассмотрим  их подробнее.

     1. Существующий порядок организации делопроизводства «Ижевского ДК» ВОГ обладает рядом недостатков.

     Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности); встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует номенклатура дел Компании. При внутренней переписке сотрудники Дома культуры используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому.²² При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.²³ Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

     Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный  документооборот позволяет получать своевременную и полноценную  информацию для принятия верных решений  и исключает возможность утраты документов и информации.

     2. В результате анализа системы  документационного обеспечения управления «Ижевского ДК» ВОГ были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.

     В связи с тем, что в «Ижевском  ДК» ВОГ создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

     Цель  проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Дома культуры от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем²⁴:

• обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

      3. Отсутствие электронной подписи  при пересылке документов так же является негативным аспектов в документообороте предприятия, которое нуждается в совершенствовании.

      Как уже было сказано выше, в отношениях между контрагентами документооборот  все чаще производится не на бумажных носителях, а при помощи средств  электронной связи. Нередко с использованием средств электронной связи происходит обмен информацией, имеющей юридическое значение: согласование условий о количестве и ассортименте поставляемой партии товара, выставление требований на оплату, направление претензий и др.²⁵ Установленные с помощью средств электронной связи коммерческие отношения «Ижевского ДК» ВОГ, как правило, связаны с финансовыми и иными имущественными рисками.

      В таких отношениях в целях защиты и обеспечения безопасности своих интересов, как правило, необходимо официально удостоверить содержание передаваемых по электронной почте документов, факт их направления («подписания») уполномоченным лицом, дату и время направления/получения таких документов и обеспечить их доказательственное значение при возникновении спора в суде.²⁶

     4. Комплексное решение по организации  электронного документооборота, обеспечивающее  управление информационными потоками  и документами компании должно  быть ориентировано на то, что  предприятие работает на программе  "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

     Рассмотрим  возможные пути решения очерченных проблем.

3.2. Рекомендации по  совершенствованию  документооборота  «Ижевского ДК»  ВОГ.

     Для повышения эффективности документооборота организации и устранения выявленных недостатков нами разработаны следующие мероприятия:

     1. Устранение недостатков в существующем  порядке организации делопроизводства «Ижевского ДК» ВОГ.

      Указанные недостатки в документообороте могут  быть устранены путем полной автоматизации  документирования деятельности предприятия. При этом, как уже говорилось ранее, можно внедрить "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит вести раздельно регистрацию документов личного состава и приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документов будет присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовка документов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее.

     Функциональные  возможности системы "1С: Система  электронного документооборота "Управление делами":

• Управление бизнес-процессами предприятия (BPM);
• Внутренний документооборот предприятия;
• Управление отношениями с контрагентами (CRM);
• Прочие возможности.

     2. Устранение отсутствия положения  об экспертной комиссии, путем  разработки Регламента.

     Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.²⁷

     В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения²⁸:

1. постоянного хранения в государственных архивах;
2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;
4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

     Основным  документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о  постоянно действующей экспертной комиссии.

     При разработке положения следует учитывать  рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты²⁹:

• общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается, кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;
• основные задачи экспертной комиссии;
• основные функции;
• права экспертной комиссии;
• организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

     Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный  специалист в области делопроизводства, утверждаться директором «Ижевского ДК» ВОГ.

     В процессе экспертизы ценности документов должны решаться две основные задачи³⁰:

• во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
• во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

      3. Внедрить электронную подпись  при пересылке документов вне  организации.

     Конфиденциальность  информации (от лат. confidentia - доверие) предполагает введение определенных ограничений на круг лиц, имеющих доступ к данной информации. Степень конфиденциальности выражается некоторой установленной характеристикой (особая важность, совершенно секретно, секретно, для служебного пользования, не для печати и т.п.), которая субъективно определяется владельцем информации в зависимости от содержания сведений, которые не подлежат огласке, предназначены ограниченному кругу лиц, являются секретом. Естественно, установленная степень конфиденциальности информации должна сохраняться при ее обработке в информационных системах и при передаче по телекоммуникационным сетям.

     Другим  важным свойством информации является ее целостность (integrty). Информация целостна, если она в любой момент времени правильно (адекватно) отражает свою предметную область. Целостность информации в информационных системах обеспечивается своевременным вводом в нее достоверной (верной) информации, подтверждением истинности информации, защитой от искажений и разрушения (стирания).

     Несанкционированный доступ к информации лиц, не допущенных к ней, умышленные или неумышленные ошибки операторов, пользователей или  программ, неверные изменения информации вследствие сбоев оборудования приводят к нарушению этих важнейших свойств  информации и делают ее непригодной и даже опасной. Ее использование может привести к материальному и/или моральному ущербу, поэтому создание системы защиты информации, которая делает информацию безопасной, становится актуальной задачей. Под безопасностью информации (information security) понимают защищенность информации от нежелательного ее разглашения (нарушения конфиденциальности), искажения (нарушения целостности), утраты или снижения степени доступности информации, а также незаконного ее тиражирования. Безопасность информации в информационной системе или телекоммуникационной сети обеспечивается способностью этой системы сохранять конфиденциальность информации при ее вводе, выводе, передаче, обработке и хранении, а также противостоять ее разрушению, хищению или искажению.

     Безопасность  информации обеспечивается путем организации  допуска к ней, защиты ее от перехвата, искажения и введения ложной информации. С этой целью применяются физические, технические, аппаратные, программно-аппаратные и программные средства защиты. Последние занимают центральное место в системе обеспечения безопасности информации в информационных системах и телекоммуникационных сетях.

     Можно выделить несколько основных задач, решение которых в информационных системах и телекоммуникационных сетях обеспечивает защиту информации.

     Это:

• организация доступа к информации только допущенных к ней лиц;
• подтверждение истинности информации;
• защита от перехвата информации при передаче ее по каналам связи;
• защита от искажений и ввода ложной информации.

     Использование единой технологии создания эффективных  средств криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ и решающей эти задачи, позволит предприятию не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и утери информации.