Организация и технология ДОУ и пути его совершенствования

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

удмуртский  государственный  университет

Институт  права, социального управления и  безопасности

Кафедра информационной безопасности в управлении 
 

Организация документооборота в «Ижевском Доме культуры» ВОГ и проблемы его совершенствования

Курсовая  работа 
 

                                                            Лю Натальи Сергеевны

                                                            студентки группы ЗН-350800-41

                                                           специальности «Документоведение и                                                                  

                                                           документационное обеспечение

        управления» 

                                                            Научный руководитель

                                                           Старший преподаватель кафедры ИБУ

                                                           Волкова И.А.  
 

Ижевск 2009

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

       Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения,  хранение документов и их использование ведущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки ¹. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

       Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Документооборот в организации. ²

     Выбор пал на тему организация документооборота и проблемы его совершенствования не случайно, так как, она имеет много нерешённых вопросов. Этим обусловлена её актуальность.

     Предметом  курсового исследования является организация  процесса документооборота в «Ижевском ДК» ВОГ. Объектом исследования стали основные правила организации документооборота в «Ижевском ДК» ВОГ. 

       Целью курсовой работы является рассмотреть  организацию документооборота «Ижевского ДК» ВОГ. В связи с этим в работе поставлены следующие задачи:

• дать общую характеристику документооборота и его развития;
• проанализировать организацию документооборота в «Ижевском ДК» ВОГ;
• проанализировать и дать рекомендацию перспективным направлениям совершенствования организации документооборота и его нормативно-правового обеспечения.

     При написании данной работы я руководствовалась  различной литературой. Все использованные материалы можно разделить на 2 группы:

     1. учебные пособия, содержащие сведения  по конкретным вопросам, в частности,  информацию по организации документооборота  на предприятии;

     2. периодические издания, в которых затрагиваются различные темы, касающиеся организации документооборота.

     Первая  группа литературы представлена учебным  пособием Карташова Б.И., Орлов В.В. «Документация и документооборот». Данное пособие посвящено детальному рассмотрению организации документооборота, а также оно раскрывает проблемы совершенствования документооборота на предприятии. Практическое руководство под общей редакцией Ю.Л. Фадеева «Документооборот в организации» анализирует правовые основы организации документооборота, также в издание включены правила приема и первичной обработки, поступающих в организацию документов, перечень их типов, порядок и сроки их хранения, а также требования к их оформлению.

     Вторую  группу литературы составляют периодические издания, такие как «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводитель», «Открытые системы». Автор многочисленных статей Бобылева М.П. затрагивает вопросы нормативно-методического обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации документооборота, а также вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборота. Преимущества компьютерных технологий перед традиционными технологиями рассматриваются в статьях «Программы автоматизации делопроизводства», «Новые программные средства автоматизации делопроизводства» Кузнецова С.Л. Статья 2001 г. Кузнецовой Т.В. затрагивает проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе.

     Источники при разборе темы, следующие:

     - Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»)

     - стандарты: ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; ГОСТ 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

     - нормативно-методические акты: Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

     - нормативные материалы «Ижевского ДК» ВОГ: Устав «Ижевского ДК» ВОГ, Инструкция по делопроизводству «Ижевского ДК» ВОГ, должностные инструкции сотрудников.

       Курсовая работа включает введение, три главы, заключение, и список использованных источников и литературы. Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы. В первой главе описано понятие документооборота и его развитие. Во второй главе рассмотрена организация документооборота в «Ижевском ДК» ВОГ. В третьей главе даны рекомендации по совершенствованию документооборота. Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения. 

1.Понятие   и  развитие  документооборота

1.1 Развитие  документооборота

     Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

  Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.³

     Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».⁴

1.2. Понятие документооборота

     Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

       Документооборот как технологический  процесс делится на несколько  частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению документооборот делится на: горизонтальные документопотоки, связывающие организации одного уровня; вертикальные документопотоки, связывающие организации разного уровня; документы, получаемые вышестоящей организацией от подчинённых организаций; документы, направляемые вышестоящим органам власти и управления подчинёнными организациями.

     Документооборот по отношению к управленческому объекту характеризуется:

• входящий документооборот - документы вышестоящих организаций, директивные указания, нормативные и методические акты; документы от не подчинённых организаций (документы, направляемые на согласование).
• исходящие документы - документы, издаваемые в данной организации и отправляемые за её пределы (инициативные и ответственные).
• внутренний документооборот, документы создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за пределы организации (организационно-распорядительные документы, плановые, отчётные, финансовые).⁵

     Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию  и созданных ею за определенный период.⁶ Объем документооборота рассчитывается по формуле: Уд = Sвх. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год). При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

     Скорость  движения документов:

• Время регистрации одного документа;
• Время передачи документа на исполнение (от поступления документа в организацию до передачи его исполнителю);
• Время передачи документа между структурными подразделениями;
• Время поиска документа по известным атрибутам (где находится документ №___ от _____ из организации ___)
• Время поиска документа с неизвестными атрибутами;
• Время подготовки и согласования типовых документов (протоколов, приказов, договоров, плановых работ и т.п. измеряется с даты получения подготовки до согласования со всеми необходимыми лицами);
• Время, затрачиваемое на подготовку типовых отчётов по делопроизводству (количество входящих, исходящих, состояние исполненных).⁷

     Исходя  из вышесказанного, можно выделить основные требования к документообороту:

• Прямоточность движения документов, т.е. прохождение документов через наименьше количество пунктов
• Однократность выполнения каждой операции
• Избирательность распределения документов между руководителями, специалистами и техническими специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями
• Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий
• Единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов.⁸