Организация и технология ДОУ и пути его совершенствования

     Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

2. Организации документооборота в «Ижевском Доме культуры» ВОГ.

2.1. Общие положения  организации документооборота

в «Ижевском ДК»  ВОГ.

     В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать  такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации.⁹

     Рассмотрим  подробнее их сущность.

     Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.¹⁰

     Система плановой документации. Общим назначением  плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования. 

 

     Рис. 2. Системы документации организации 

     Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения  с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

     Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации.¹¹ При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1. оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;
2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
3. параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

     В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что  обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

     Выделяются  следующие группы документов, участвующих  в документообороте.

     По  месту изготовления назначают документы¹²:

• получаемые извне (входящие документы);
• созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

     Входящие  документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых  они получены):

• от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);
• подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);
• других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);
• частных лиц (письма, заявления, жалобы).

     Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

     Документы, созданные в организации, разделяются:¹³

     а) по видам документов:

• организационно-распорядительные;
• информационно-справочные;
• учетно-отчетные и др.;

     б) по характеру содержания:

• инициативные (требующие ответа или исполнения);
• присланные / отправляемые для сведения;
• ответные;

     в) по направлению движения:

• направляемые руководителю организации;
• направляемые в структурные подразделения;
• направляемые конкретным исполнителям;

     г) по сфере функционирования:

• внутренние;
• исходящие.

     Внутренние  документы разделяются по направлению  движения¹⁴:

• отправляемые в подразделения (филиалы);
• функционирующие внутри организации.

     Таким образом, документы организации  можно изучать с различных  точек зрения и каждый отток будет  иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически¹⁵: 

 

     

     Рис. 3. Документооборот  в организации

 

      Документооборот «Ижевского ДК» ВОГ регулируется инструкцией по делопроизводству.

      Инструкция  по делопроизводству в «Ижевском ДК» ВОГ разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом «Ижевского ДК» ВОГ и иными внутренними нормативными документами «Ижевского ДК» ВОГ.

      Инструкция  по делопроизводству устанавливает  общие требования к функционированию служб документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в «Ижевском ДК» ВОГ.

      Положения инструкции распространяются на организацию  работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

      Организация, ведение и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления на основе единой технической  политики и применения современных  технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются секретарем, на которого возложены функции по документационному обеспечению управления.

      В деятельности «Ижевского ДК» ВОГ образуются следующие группы документов:

      организационно-распорядительные документы - локальные нормативные  документы Дома культуры, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Дома культуры:

      приказы директора по основной деятельности;

      приказы директора по административно-хозяйственным вопросам;

      положения, инструкции, правила, регламенты;

      внутренние  документы (служебные записки);

      служебные письма (поступающие в «Ижевский ДК» ВОГ и создаваемые в Доме культуры);

      договоры (поступающие в «Ижевский ДК» ВОГ и создаваемые в Доме культуры).

      Документы по финансовой деятельности.

      Документы по кадровой деятельности.

      Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

2.2. Этапы документооборота «Ижевского Дома культуры» ВОГ.

      Документооборот предприятия можно разделить  на следующие этапы:

      Регистрация и учет поступающих в организацию  документов

      Подготовка  и регистрация отправляемых документов

      Прохождение внутренних документов

      Учет  объема документооборота

      Контроль  за исполнением документов

      Рассмотрим  этапы более подробно.

      I. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

     Доставка  документов в «Ижевский ДК» ВОГ осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам.

     С помощью почтовой связи в «Ижевский ДК» ВОГ доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

     Письма, поступающие в «Ижевский ДК» ВОГ на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение в административном управлении, регистрацию, рассмотрение директором и доставляются ответственным лицам.

     Конверты  с письмами, адресованными директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки писем. Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на письме адреса отправителя конверт прилагается к письму.

      Конверты  с корреспонденцией, поступившей  в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

     Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение  поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

      Исходя  из оценки документа, и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.

     Полученное  письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель.