Индивидуальная работа по делопроизводству

Технология  светодиодной печати у нас известна мало, поэтому немного остановимся на ее особенностях. Именно OKI десять лет назад вывел ее на рынок. По способу закрепления отпечатка она не отличается от лазерной. Но по способу переноса изображения отличается. Если в лазерных принтерах используется луч лазера и довольно сложная оптическая система, то здесь на фотобарабан воздействует свет экономичных и надежных светодиодов. Светодиодные принтеры работают в 3-4 раза быстрее полноцветных лазерных. При черно-белой печати выигрыш в скорости еще больше! Дело в том, что печать здесь однопроходная, в отличие от традиционной лазерной, где цветной отпечаток проходит 4 раза через тракт, когда печатается каждый цвет. Это объяснение феноменального выигрыша в скорости. Кроме того, прямой тракт прохода бумаги позволяет использовать плотные носители, до полукартона. Правда, к рассматриваемой модели это не относится. В ней используется бумага до 120 г/кв.м — это примерно плотность визитки.

  Важно: предусмотрены все современные технологии предотвращения высыхания чернил — а это тоже извечный бич струйников.

  Сканер  дает возможность как сканировать графику, так и распознавать текст. Есть три режима работы со сканером: автоматический, простой и профессиональный. В автоматическом все происходит быстро: изображение выбирается, сканируется и сохраняется в выбранной заранее папке. В профессиональном режиме можно изменять тончайшие настройки, вплоть до удаления растра. Есть функции удаления дефектов, коррекции фона и даже восстановления цвета поблекших и выгоревших фотографий!

Копир — это просто комбинация сканера и принтера. Лучше всего им управлять через специальную утилиту, в которой легко устанавливаются все возможные настройки, в том числе и количество копий (не более 20). Хотя можно копировать и автономно. Для этого есть три кнопки: черно- белое копирование, цветной текст и цветное фото. Количество копий не устанавливается. Зато, действуя одними кнопками, можно и увеличивать, и уменьшать оригинал, а также получать копию в экономном режиме.

Минусы  аппарата: медленная  печать или копирование  в чистовом режиме. И чрезвычайная шумность, что для небольшого офиса существенно.

     Из  других инноваций в OKI С3530 MFP используется тонер высокой четкости. С его помощью очень точно передаются цвета, детали изображений и, кроме того, отпечаток получается глянцевым — будто страница дорогого журнала.

     Но  ведь это еще не все! Аппарат соединяет  в себе принтер, копировальный аппарат и сканер. Все три устройства работают с феноменальной скоростью — до 20 стр./мин. Причем в цветном режиме печати или копирования скорость не намного меньше — 16 стр./мин.

     Качество  сканирования доходит до 4800 точек на дюйм. Столько обычно и не требуется.

     Управление  аппаратом производится с помощью жидкокристаллического экрана и кнопочной панели. Самая большая «трудность» — настроить язык сообщений. Дальше можно просто следовать инструкциям, вполне доходчивым. Кнопок минимум, это и хорошо, и не очень: приходится быть внимательным, отдавая команды. Кнопки имеют сменную функциональность.

     В устройстве есть еще и факсовый модуль, так что, в принципе, он успешно заменяет всю необходимую оргтехнику в офисе, особенно если принять во внимание высокую производительность. Правда, не нужно забывать, что использовать сразу все функции МФУ одновременно нельзя.

     О достоинствах МФУ (многофункциональное устройство) спорили и продолжают спорить. В основном потому, что плюсы обычно уравновешиваются минусами. В рассмотренных аппаратах, очевидно, плюсов значительно больше. Не удивительно, что МФУ от заслуженных производителей все чаще встречаются в офисах. 

     Игорь КЛОКОВ

     Журнал  «Секретарское дело» № 3, 2008 год,  стр. 61

 
1.3 СТАТЬЯ «ПРОГРАММЫ-УПРАВЛЕНЦЫ» 

     «Машины должны работать.

     Люди  должны думать»

     Девиз компании IBM

     Начав со скромной функции калькулятора и  пишущей машинки, компьютер постепенно приобретает в офисе все более важное значение. Он «прибрал» бухгалтерский и финансовый учет, затем — весь документооборот, превратив его из бумажного в электронный. А сейчас повсеместно внедряются компьютерные системы управления предприятием. Это не значит, что компьютер заменяет директоров и начальников департаментов. Но становится 
правилом, что управленцы уже не работают без управляющих программ. В развитых странах вообще нет крупных предприятий, где бы такие программы не использовались. Постепенно они приходят и в наши офисы, особенно в те, где в числе учредителей или инвесторов — зарубежные партнеры. Эти последние нынче значительно больше доверяют программам, чем живым людям. Прежде всего, потому, что программы для управления ресурсами предприятия (ERP) и управления отношениями с клиентами (CRM) — самый эффективный инструмент менеджмента на сегодня.

     Бедлам автоматизировать нельзя!

     Было  бы легкомысленным ожидать, что вот  появится компьютер с умным софтом и все управление на предприятии  сразу наладится. ERP- и CRM-системы — это не волшебная палочка, а инструмент. Для его работы нужны подходящие условия, то есть необходимо, чтобы бизнес-процессы были выстроены соответствующим образом. Потому и сами термины имеют двоякое толкование: и как классы программ, и как области менеджмента и маркетинга.

     Итак, ERP-система (Enterprise Resource Planning) в широком смысле — это методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов в производстве или оказании услуг.

     ERP-система в узком смысле — информационная система для идентификации и планирования всех вышеупомянутых ресурсов предприятия.

     CRM (Customer Relationship Management) — это концепция взаимодействия с клиентами и заказчиками предприятия. В широком смысле — это организации работы front-office с ориентировкой на потребности клиента, на так называемую «проактивную» (упреждающую) работу с ним.

     Любопытно, что на протяжении истории нашей  цивилизации взгляды на отношения поставщик товаров/услуг — заказчик (клиент) менялись на противоположные. Со времен средневековья утвердилось уважительное и внимательное отношение к покупателю (потребителю услуг). Предприятия (ремесленники, купцы, банкиры) досконально знали своих клиентов и не скупились в расходовании ресурсов, чтобы ориентировать свою деятельность именно на них. В прошлом веке тон задало серийное производство с его обезличенностью производителя и клиента. А вот теперь, благодаря возможностям информационных технологий и, конечно же, растущей конкуренции на рынке, возвращается конкурентное преимущество, «средневековое» внимательное отношение к клиентам. Удерживать старых клиентов становится дешевле и выгоднее, чем искать новых. Термином CRM обозначают в общем случае всю стратегию ориентации на клиента. Ее суть — объединить разные источники информации о потребителях, продажах, откликах на маркетинговые мероприятия, а также рыночных тенденциях для того, чтобы точнее соответствовать в своих предложениях ожиданиям клиента. Если этого удается добиться, клиент уже никуда не уйдет.

     В целом развитие рынка с обязательным ростом конкуренции просто вынуждает искать конкурентные преимущества. И, как показывает западный опыт, нельзя игнорировать те выгоды, которые дает оптимизация производства (для этого как раз используется ERP) либо лучшая ориентация на потребителя (для этого нужна CRM), либо и то, и другое.

     Функциональность

     Большинство современных ERP-систем построены по модульному принципу. Это значит, что можно постепенно автоматизировать отдельные системы предприятия в порядке их значимости. В целом основные функции ERP- системы следующие:

• ведение конструкторских и технологических спецификаций, которые определяют состав конечного изделия и учитывают материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления;
• управление спросом и формирование планов продаж и производства - для прогноза спроса и планирования выпуска продукции;
• планирование потребностей в материалах, управление запасами и закупочной деятельностью — для централизованных закупок, учета и оптимизации складских запасов и т. д.;
• планирование производственных мощностей, как укрупненное (для оценки планов производства), так и детальное, вплоть до отдельных операционных узлов;
• финансовый учет, управленческий учет, оперативное управление финансами;
• управление проектами, планирование задач проекта и ресурсов для их реализации.

     Основные  принципы, лежащие в основе компьютерных технологий для CRM:

• единая база данных, содержащая все сведения обо всех случаях контактов с клиентами, не обязательно только продажах;
• синхронизация управления каналов общения с клиентами — телефонных, личных, электронных (e-mail);
• аналитический блок, например, для определения приоритетов клиентов по значимости для компании или индивидуального подхода в случае специфических требований.

Имена

     Высокая востребованность управляющих систем, казалось бы, должна была вызвать большое  разнообразие их предложений. На деле это не так. Проблема в том, что такие программы отличаются чрезвычайной сложностью, в результате их разработка по силам лишь очень мощным командам. В настоящее время абсолютными лидерами стали продукты от SAP, Microsoft, Oracle, а на рынках СНГ — «1С: Предприятие».

     SAP — крупная интегрированная система управления предприятием производства немецкой компании SAP AG. Название — аббревиатура от «Systems, Applications and Products in Data Processing», то есть «системы, приложения и продукты в обработке данных». Это крупнейший в мире разработчик универсального программного обеспечения для решения организационно- экономических задач предприятия. Основные модули SAP:

1. модуль производственного планирования (РР);
2. модуль управления материальными потоками (ММ);
3. модуль сбыта (SD);
4. модули контроллинга и финансов (СО/ FI);
5. прочие модули (HR, ОМ, РМ).

     Модули  настраиваются под конкретного  заказчика и в итоге дают полностью автоматизированное предприятие. SAP – высший авторитет в ERP. Когда западный инвестор слышит, что на предприятии внедрена SAP, он расслабляется и с легкой душой выкладывает денежки. К сожалению, это самая дорогостоящая система, в Беларуси их внедрение исчисляется единицами.

     Фирма Microsoft не нуждается в представлениях. Разумеется, софтверный гигант не мог пройти мимо такого емкого рынка, как программы для ERP и CRM. В результате появился программный продукт Axapta (Microsoft Dynamics АХ), который «охватывает весь ваш бизнес, включая производство и дистрибуцию, управление цепочками поставок и проектами, финансовый менеджмент и средства бизнес-анализа, управление взаимоотношениями с клиентами и управление персоналом» — так сказано в описании. На Западе до 3/4 предприятий отдают предпочтение Microsoft.

     Oracle — надежный, стабильный, мощный продукт. Он сфокусирован на приобретении и удержании клиентов. В этом году ожидается появление нового релиза, включающего инновационные решения. Разработки на Oracle предпочитают даже очень крупные компании самой разной направленности.

     На  рынках СНГ издавна пользуются популярностью продукты 1С, в основном, бухгалтерские системы. Но уже несколько лет фирма предлагает и комплексную автоматизацию компаний с помощью своего комплекса «1С: Предприятие 8.0». Этот продукт значительно дешевле западных, к тому же имеет привычный многим лидерам компаний интерфейс и хорошую поддержку на всем пространстве СНГ. Система программ «1С: Предприятие» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Такой подход дает возможность автоматизировать различные виды деятельности — от торговли до строительства, используя одну и ту же технологическую платформу.

     Внедрение ERP- и CRM-систем — удовольствие недешевое. Скажем, SAP обойдется в сумму около 15 млн. долларов. Но, по данным западных аналитиков, эти затраты окупаются за 2-3 года. Всего в стоимости компаний на Западе системы автоматизации составляют около 1 %. По нашему рынку данных нет, поскольку для нас все это в новинку. Но учитывая темпы роста рынка, ситуация изменится в самое ближайшее время.