Контрольная работа по "Делопроизводству"

 
 

     План 
 

     1.  Ділова нарада, види  ділових нарад.

     2. Офіційні зустрічі та порядок її підготовки та проведення. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Ділова нарада, види  ділових нарад.

     Важливим  і досить поширеним видом управлінської  діяльності керівників усіх рангів є проведення нарад.

     У зв'язку з ускладненням проблем організації  управління керівнику стає все важче  знаходити правильне рішення  самому. Це можна зробити тільки за допомогою колективного розуму, а тому у вирішенні найбільш важливих питань обов'язкова участь-колективу компетентних людей. Ділова нарада несе не тільки інформаційне навантаження, а й дає змогу емоційно впливати на його учасників, адже учасники — це майбутні виконавці ЇЇ рішення.

     Уміння  підготувати і провести ділову нараду — Це обов'язок директора чи будь-якого керівника установи. Нарада — це одна з найдорожчих видів службової діяльності, адже робочий час витрачає не тільки керівник, а й усі присутні. Соціологічні дослідження, проведені в Україні, показали, що 30—40% нарад взагалі не випливають із реальної необхідності — на них розглядаються питання, які не вимагають колективного вирішення.

     А витрати часу на наради тільки в  адміністративного апарату складають 64%. Аналогічні дослідження, проведені  у Фінляндії, дали ще більш разючі результати —'3/4 .нарад є невиправданими і до 80% розмов на них взагалі справи не стосуються. За даними опитування менеджерів, проведеного в Німеччині, від 50 до 80% робочого часу вони витрачають на конференції та наради.

     Колосальні  витрати зумовлені передусім  низьким  рівнем заходів і примітивною організацією. Наради іноді затягуються на 2-3 години і більше.

     Підрахунки  для одного працівника показують, що тільки через запізнення на наради в середньому на 5 хв. втрачається  за рік 5-6 год, затягування нарад  на 1-2 год веде до втрати 30—40 год робочого часу на рік,

     виклики на різні непланові заходи забирають 120—130 год на рік. 

     Ділова нарада — це поширена форма управління для вироблення оптимальних рішень, що дозволяє використовувати колективний розум і знання для вирішення складних актуальних проблем, організувати обмін інформацією, думками й накопиченим досвідом між окремими працівниками, структурними підрозділами які входять до складу апарату ОДВ.

     Залежно від виду наради встановлюється відповідний  порядок її підготовки, проведення, оформлення документів та контролю за виконанням прийнятих рішень. 

     Загальний порядок підготовки та проведення нарад  включає в себе: 

     1. Формування порядку денного наради;

     2. Формування списку учасників наради;

     3. Формування довідкових, аналітичних матеріалів до питань порядку денного;

     4. Підготовка приміщення до проведення  наради;

     5. Оформлення протоколу наради;

     6. Контроль за виконанням протокольних  доручень наради.

     Види  нарад залежать від складу присутніх  та кола питань, що вносяться до порядку денного.

     Наради  можуть бути:

     1.     Апаратні наради – нарада голови та заступників голови ОДВ, керівників структурних підрозділів, які входять до складу апарату ОДВ. 

     Порядок проведення нарад. Апаратні наради

     Апаратні  наради проводяться щотижня. Голова ОДВ або у разі його відсутності перший заступник голови проводить апаратні наради для розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень ОДВ.  Порядок денний апаратної наради формується на підставі пропозицій заступників голови ОДВ та керівників структурних підрозділів. Рішення, прийняті на апаратних нарадах, оформлюються не пізніше ніж у дводенний строк протоколами загального відділу. Протоколи підписуються головуючим і доводяться до відома учасників апаратної наради. Організацію проведення апаратних нарад здійснює загальний відділ.

     Апаратні  наради проводяться, як правило, певного  дня о певній годині, наприклад щопонеділка  о 9 годині головою  ОДВ або, в разі його відсутності, особою, що виконує його обов’язки, для оперативного розгляду та вирішення питань в межах повноважень ОДВ. 

     В окремих випадках за рішенням голови ОДВ нарада може бути скликана в  інший час. 

     Головуючий  відкриває та закриває засідання  апаратної наради, надає слово  учасникам апаратної наради, що доповідають  з питань порядку денного, надає слово для пропозицій, реплік та оголошень.  

     З метою подальшого розгляду та вирішення  питань в межах повноважень ОДВ  головуючий дає доручення відповідним  структурним підрозділам. 

     Під час проведення апаратної наради ведеться протокол.

     Підготовка  приміщення до проведення апаратної наради.

     Підготовку  та розміщення табличок з прізвищем, ім’ям та по-батькові учасників  наради, відповідно до схеми розміщення, затвердженої головою ОДВ, забезпечує відповідальний працівник органу.

     Оформлення  протоколу апаратної наради. 

     Протокол  апаратної наради веде секретар –  відповідальний працівник ОДВ.

     Протокол  апаратної наради має такі реквізити: 

     -  офіційна назва органу;

     -  назва виду документа;

     -  порядковий номер протоколу;

     -  назва наради;

     -  дата проведення;

     -  порядок денний;

     -  текст протоколу (відповідно до розділів чітко сформульовані доручення з визначенням терміну виконання та відповідальних за виконання);

     -  підпис головуючого. 

     Рішення, прийняті на апаратних нарадах, оформляються протоколом не пізніше ніж у дводенний термін після проведення апаратної наради.

     Підписаний  протокол тиражується та роздається всім учасникам апаратної наради. 

     Керівники структурних підрозділів після  апаратної наради проводять наради в своїх підрозділах.

     2. Оперативні наради (наради з окремих питань) – наради, які проводяться головою, першим заступником, заступником голови ОДВ у відповідності з планом роботи, а також у разі оперативної необхідності. 

     Оперативні  наради

     3 метою розгляду та оперативного  вирішення окремих питань, що  належать до повноважень голови ОДВ, або його заступник проводять оперативні наради. Порядок денний та матеріали до нього подаються учасникам оперативної наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань - у день її проведення. Рішення, прийняті на оперативній нараді, оформлюються у дводенний строк протоколом. Протокол наради підписує головуючий. Організація проведення оперативної наради покладається на структурний підрозділ, до компетенції якого належать питання, що розглядатимуться.

     3. Координаційні міжвідомчі наради, для розгляду та вирішення питань із залученням представників інших органів виконавчої влади тощо. 

     Міжвідомчі  наради

     Для вирішення питань міжвідомчого характеру  у органах ОДВ можуть проводитися  міжвідомчі наради із залученням представників  інших органів виконавчої влади. Порядок денний та матеріали до нього надсилаються учасникам міжвідомчої наради за два дні до початку її проведення.  Організація міжвідомчих нарад покладається на заступника голови ОДВ та структурний підрозділ, до компетенції якого належать питання, що розглядатимуться. Контроль за виконанням доручень, наданих на нарадах, здійснює відповідний структурний підрозділ.  

     Координаційні міжвідомчі наради 

     Для вирішення питань із залученням представників  інших державних органів в  ОДВ можуть проводитися координаційні  міжвідомчі наради робочих груп. 

     Підготовка  та проведення координаційних міжвідомчих  нарад здійснюється відповідно до загальних  правил підготовки та проведення нарад.  

     Організацію підготовки та проведення координаційних міжвідомчих нарад здійснює структурний  підрозділ, до компетенції якого  належать питання, що розглядаються  на їх засіданнях. 

     Порядок денний, аналітичні довідки та обґрунтування  причин внесення питань для обговорення на нарадах надсилаються учасникам наради завчасно. 

     Організація проведення нарад робочих груп покладається на першого заступника та заступників  голови ОДВ та на структурний підрозділ, до компетенції якого належать ці питання. 

     Контроль  за виконанням рішень, прийнятих на нарадах робочих груп, здійснюється відповідним структурним підрозділом, який подає голова ОДВ інформаційну довідку про стан виконання рішень, ухвалених на нараді.

     Підготовка  доповідей доповідачів 

     Структура доповіді має включати: 

     -  короткий аналіз стану справ щодо порушеного питання – тривалість доповіді 2 – 3 хвилини;

     -  конкретні пропозиції щодо перспективи розвитку напряму діяльності, про який доповідається – тривалість 5 – 8 хвилин;

     -  пропозиції щодо доручень та рішень, які мають бути надані/прийняті на рівні голови ОДВ – тривалість 3 – 4 хвилини. 

     Доповіді  мають супроводжуватися відповідною  презентацією. 

     В регламенті роботи засідання наради зазначається тривалість доповідей. Як правило, тривалість доповіді визначається в межах 10 хвилин. 

     Підготовка  матеріалів наради 

     Матеріали наради формуються управлінням організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю відповідно до порядку денного. 

     Матеріали до порядку денного наради (інформаційно-аналітичні матеріали, проект протокольного рішення) готуються та тиражуються у необхідній кількості структурним підрозділом, відповідальним за підготовку питання порядку денного наради, та передаються до організаційного відділу управління організаційної роботи, документообігу та контролю для формування матеріалів наради та проекту протокольного рішення наради у паперовому та електронному вигляді разом з тезами до виступу за 3 робочі дні до проведення наради. 

     Інформація  до порядку денного наради підписується керівником структурного підрозділу та візується заступниками Голови ОДВ. 

     У проекті протокольного доручення  наради визначаються виконавці та  терміни виконання. 

     Повний  пакет матеріалів на нараду готується  для всіх учасників постійного складу апаратної наради. Порядок денний та проект протокольного рішення наради роздається заступникам начальників управлінь та начальникам відділів, порядок денний – іншим учасникам наради. 

     Матеріали роздаються за один робочий день до проведення наради. 

     Підготовлені матеріали за один день до проведення наради розміщуються управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України у відповідній рубриці, а також не пізніше двох днів після проведення наради - тези до виступів виступаючих. 

     2. Офіційні зустрічі  та порядок її  підготовки та  проведення.

     Щоб ефективно провести офіційну зустріч, до неї необхідно серйозно підготуватись і продумати все до дрібниць.

     Про офіційну зустріч прийнято домовлятися заздалегідь, при цьому відрізок часу між домовленістю і самою зустріччю залежить від конкретних обставин та її програми.