Контрольная работа по "Делопроизводству"

     У межах одного регіону найбільш доцільно домовлятися за 2—3 дні.

     Особливої ретельності вимагає організація  зустрічі з вищими посадовими особами, іноземцями. До такої зустрічі потрібно, безперечно, готуватися завчасно, передбачивши всі елементи програми їх перебування:

• порядок зустрічі;
• персональний склад учасників;
• участь представників преси;
• вручення квітів;
• вітальні промови;
• розміщення у готелі;
• відвідування культурних об'єктів;
• поїздки по країні;
• неофіційні прийоми;
• проводи.

     Про організацію зустрічі можна домовлятися  за допомогою електронної пошти, по телексу чи, найпростіше,— по телефону. Перед тим, як взяти в  руки телефонну трубку, пропонується намітити всі важливі організаційні моменти зустрічі, бо якщо щось забути, виходити повторно на зв'язок буде не зовсім зручно.

     Протоколом  передбачаються такі основні моменти  домовленості:

• Предмет зустрічі.
• Місце проведення.
• Часові межі.
• Кількість учасників.
• Матеріали для обговорення та підсумкові документи зустрічі.

     Після того, як досягнуто принципової домовленості про рівень і терміни зустрічі, сторони приступають до детального опрацювання проекту його програми. Основна координаційна діяльність з підготовки і проведення зустрічі лягає на приймаючу сторону. Для успішного розв’язання численних питань щодо місця цієї зустрічі, як правило, заздалегідь прибуває підготовча група. Програма зустрічі включає в себе перелік заходів, які, на думку організаторів, повинні сприяти досягненню мети зустрічі. При складанні програми враховуються терміни і рівень зустрічі, характер питань, що обговорюватимуться, побажання гостя та його дружини, продумується зміст представницьких заходів, підбирається склад місцевих офіційних осіб, які будуть вступати в контакт з гостем і, у разі необхідності, супроводжувати його.

     Заходи  з організації безпеки та охорони, розміщення, харчування, обслуговування членів делегації та осіб, які їх супроводжують, обговорюються з  робочою групою, спеціальним представником сторони завчасно з урахуванням принципу взаємності та домовленості.

     Для зустрічі направляється офіційний представник (представники) центральної влади; беруть участь також керівники місцевих (провінційних) органів влади.

     Під час офіційного візиту забезпечується високий і почесний рівень зустрічі та проводів гостя. Зустріч гостя відбувається таким чином:

     —дівчата  в українських національних костюмах вручають високому гостю хліб-сіль;

     — якщо візит відбувається за участю дружини гостя, хлопці в національних костюмах дарують їй букет квітів;

     На  місці урочистої церемонії вивішуються  державні прапори.

     В традицію влаштовувати прес-конференції  для ЗМІ.

     Важливою  складовою частиною програми є представницькі заходи. На честь високого гостя  влаштовується сніданок чи обід.

     За  бажанням гостя і його дружини  можливе ознайомлення з визначними пам’ятками міста (країни), історико-культурними  пам’ятниками, зустріч з представниками ділових кіл, громадськістю країни, відвідування музеїв, виставок, театру. У програму візиту може бути включене покладання вінків до місць національних святинь. Передбачено, що відвідування таких місць відбувається за встановленим місцевим протокольним ритуалом.