Контрольная работа по "Делопроизводству"

1. Состав  документации кадровой службы.

    Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы,

относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по

установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие

задачи:

● организация труда работников;

● заключение трудового договора  и прием на работу;

● перевод  на другую работу;

● предоставление работникам отпусков;

● поощрение  работников;

● наложение  на работников дисциплинарных взысканий;

● аттестация работников;

● ведение штатного расписания;

● учет использования рабочего времени;

● привлечение  работников к работе в выходные и  нерабочие праздничные дни;

● оформление служебных командировок;

● прекращение  трудового договора и увольнение с работы.

    Перечень кадровых документов, которые должны вести организации

независимо  от формы собственности, приведен в  Приложении 1. В нем также

указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность 

работодателя  вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в

соответствии  с Перечнем типовых управленческих документов,

 образующихся  в деятельности организации, с  указанием сроков хранения,

утвержденным  Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

    Организация труда работников осуществляется путем принятия

(утверждения  руководителем организации либо  уполномоченным им 

должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого 

работодателя  в обязательном порядке должны иметься  правила внутреннего 

трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие

локальные нормативные акты, такие как положение  об оплате труда,

нормировании  труда, премировании и материальном стимулировании,

аттестации  и пр., принимаются при необходимости.

    Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ).

    Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для

частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций  в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства  рекомендуется

все же формировать личные дела либо личные папки, а 

порядок их формирования закрепить в локальном  нормативном акте

организации, утвержденном руководителем.

    В личное дело (личную папку) работника можно включить копии

документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный 

билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое 

свидетельство, свидетельство о браке,  свидетельство о рождении детей - для

предоставления  льгот по подоходному налогу; документы  об образовании и 

т.п.) и  впоследствии все основные документы, создаваемые в период

трудовой  деятельности работника, которые характеризуют его трудовую

деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об

увольнении, характеристики, документы о повышении  квалификации, копии 

приказов  о приеме, переводе, увольнении и  др.).

    Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

● инструкции по охране труда по профессиям;

● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);

● журнал прохождения работниками обязательного  медицинского освидетельствования  и другие.

    Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если

в организации  нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.  

2.Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров.

       К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

       Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный  режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

       Трудовой  договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

       Личная  карточка (форма №Т-2) заполняется представителем кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета, документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки), а также сведений, сообщенных о себе работником.

         Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификаций, сведения о количестве  штатных единиц. Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Аналогично в него вносятся изменения.

       Графики отпусков (форма №Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Является сводным графиком, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего).

       Табель  учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12, форма № Т-13,) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

       Личные  заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

3. Приказы по личному  составу – порядок  их издания, оформления, регистрации.

       Приказы по личному составу являются основными  документами, определяющими служебное  положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

       Приказами по личному составу оформляется  прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков по личному составу, оформление отпуска, объявление поощрений или взысканий. Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

       Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках. Хранятся приказы в папке по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются.

       Формулировка  приказа должна соответствовать  действующему законодательству.

       Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

       В отсутствии основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

       Кроме того отделом кадров предприятия  для издания приказов применяются  типовые межведомственные формы  приказов о приеме на работу (форма  № Т-1), о переводе на другую работу (форма №Т-5), о прекращении трудового договора (форма № Т-8).Эти приказы заполняются работниками отдела кадров в одном экземпляре на всех принимаемых, переводимых и увольняемых работников в пределах данного предприятия.         Копии приказов, заверенные работником отделом кадров, передаются в бухгалтерию предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

4. Подготовка, оформление  и порядок утверждения  должностных инструкций  работников.

       Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

       Целями  разработки должностной инструкции являются:

• создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
• повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);
• обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
• Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.

       Должностная инструкция составлена по каждой штатной  должности предприятия, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

       В должностной инструкции указывают  наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.