Контрольная работа по «Делопроизводству»

ханты – мансийский филиал

НОУ ВПО «ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ»

 

Кафедра общих гуманитарных, социальных,

математических и естественнонаучных дисциплин

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

Дисциплина

 

 «Делопроизводство»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                           Выполнила Ефремова Юлия

                                                                      № зачетной книжки                 _____

                                                                         Группа и специальность ________ _       

             

                                                                          Преподаватель __________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 г. Ханты-Мансийск 

2010

СОДЕРЖАНИЕ

 

1 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

1. Понятие и виды делового письма
1. Виды некоммерческих деловых писем
2. Виды коммерческих деловых писем
3. Электронные письма
2. Реквизиты делового письма
3. Особенности составления различных видов деловых писем
2. ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАКЛЮЧЕНИЮ И ИСПОЛНЕНИЮ ДОГОВОРА

2.1 Общая хаврактеристика

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

1. Понятие и виды делового письма

 

Деловые письма представляют собой  официальную корреспонденцию и  применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих  в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит  протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного  сообщения не исключает необходимости  почтового отправления.

Существует несколько видов  классификации деловых писем, в  основе их лежат различные классификационные  признаки.

 По функциональному признаку  письма можно разделить на  две группы:

- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение;  письмо-предложение и др.). Письма-ответы  должны всегда содержать индекс  того письма, которое явилось  причиной для переписки.

- письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.).

По структурным признакам деловые  письма делятся на регламентированные

(стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает  типичные вопросы регулярных  экономико-правовых ситуаций и  реализуется в виде стандартных  синтаксических конструкций. Нерегламентированное  деловое письмо представляет  собой авторский текст, реализующийся  в виде формально-логического  повествования или этикетного  текста.

По тематическому признаку проводится условное различие между деловой  и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет  экономические, правовые, финансовые и  все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится  к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся  на обычные и циркулярные.

 Циркулярное письмо направляется  из одного источника в несколько  адресов.

По композиционным особенностям деловые  письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

1.1.1 Виды некоммерческих  деловых писем

1)Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении.

 Просьба может излагаться  от первого лица единственного  числа, от первого лица множественного  числа; от третьего лица единственного  числа и от третьего лица  множественного числа.

 2)Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

3)Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

4)Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе.

 Также можно подтверждать  факт либо действие.

5)Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

 6)Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

 7)Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

8)Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

 1.1.2  Виды коммерческих деловых писем

1)Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос представляет собой обращение  лица, желающего заключить сделку.

 В запросе обязательно указывается  наименование товара (услуг), условия,  на которых желательно получить  товар, условия платежа, количество  и качество товара.

2)Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

3)Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация содержит:

- основания для предъявления  претензий;

- доказательства произошедшего  ущерба;

- конкретные требования стороны,  предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых  документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она  переноситься в арбитраж.

 В ответе на рекламацию  сообщается, что: информация принята  к рассмотрению; она рассматривается  полностью, частично либо отклоняется;  денежная оплата произведена.

 

 

1.1.3 Электронные письма

 Электронная почта – совершенно  особый вид коммуникаций, позволяющий  при желании общаться в диалоговом  режиме, в режиме телеконференций  и т.п. и представляющий как  огромные возможности, так и  большие трудности из-за специфики  ведения электронной переписки.  С одной стороны, электронные  письма почти ничем не отличаются  от своих обычных предшественников  – бумажных писем. У электронного  письма есть адрес получателя  и адрес отправителя, в системных  сообщениях "зашиты" дата и  время отправления и получения  сообщения, текст письма и подпись  отправителя, сохраняется строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение.

 

2. Реквизиты делового письма

 

Каждый из реквизитов письма имеет  особенности в использовании  и оформлении.

Государственная символика (Государственный  герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной  формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом  от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов  РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций  всех форм собственности.

Автор письма (реквизит "Наименование организации") - это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).

Для того чтобы документ имел юридическую  силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и  полное название организации или  предприятия. Первое характерно для  государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное  наименование, то оно помещается в  бланке под полным наименованием  и пишется в скобках.

Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное  общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации - автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.

Реквизит "Справочные данные об организации" включается в бланк письма для  осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для  почтовой, телеграфной, телефонной, электронной  связи с организацией, а также  для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

- наименование адресата;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название области, края, автономного  округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых  отправлений);

- почтовый индекс.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных  письмах.

Реквизиты "Код организации", "Основной государственный номер  юридического лица" и "Идентификационный  номер налогоплательщика/Код постановки на учет" являются идентифицирующими  признаками организации-автора. Позволяют  установить, что организация - автор  документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный  номер документа" - это реквизиты, придающие документу юридическую  силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.

Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими  день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005; при этом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

В соответствии с международными стандартами  элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.

В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового  оформления даты, при котором после  цифр, обозначающих год, обязательно  ставится буква "г" с точкой или  слово "год.

Дату на документе проставляет  должностное лицо, подписывающее  документ, непосредственно при его  подписании.

В регистрационный индекс письма рекомендуется  включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма.