Контрольная работа по «Делопроизводству»

В небольших фирмах, не имеющих  структурных подразделений, соответствующий  элемент может быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация транспортных услуг и пр.) или на индекс конкретного  исполнителя.

Реквизит "Адресат" обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).

При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией.

Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации.

При обращении к должностному лицу может употребляться специальное  слово-обращение (господин, академик, профессор  и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии.

Если письмо отправляют в несколько  однородных организаций, их указывают обобщенно.

При отправке письма в разные организации  реквизит "Адресат" не должен содержать  более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым  адресом не пишется. При направлении  письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.

В состав реквизита "Адресат" может  входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

Реквизит "Заголовок к тексту". Практически любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после того, как письмо подготовлено. Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках формата  А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку - быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: "О чем?"

Заголовок располагается над текстом  письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний  в одну или несколько строк, длина  строки - не более 28 знаков.

Заголовок является поисковым признаком  письма. Его наряду с датой, регистрационным  номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при  его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма.

Реквизит "Текст документа" - это основной реквизит документа, придающий  ему юридическую силу. Он позволяет  установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.

Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через  полтора интервала. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

Оптимальным для зрения является шрифт  Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово "Приложение" печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.

Если в тексте письма упоминается  название приложения, то отметка о  нем оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

 

Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров.

Если к письму прилагаются несколько  документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров.

Реквизит "Подпись" - это реквизит, придающий документу юридическую  силу. Позволяет определить, подписано  ли письмо должностным лицом, полномочным  принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации или его  заместителей. Такое право может  быть предоставлено и руководителям  структурных подразделений. Право  подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в уставе, положении о предприятии или структурном подразделении и т.п.

Реквизит "Подпись" располагается  после текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит  из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и  расшифровки подписи. В расшифровке  подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются.

Реквизит "Печать" - реквизит, придающий  документу юридическую силу. Наличие  печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность  подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих  факты, связанные с финансовыми  средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

В государственных учреждениях  применяют гербовую печать организации  и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в  негосударственных организациях - приравненную к гербовой фирменную круглую  печать организации. Каждая организация  на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать.

В деловой переписке печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица.

Оттиск печати следует проставлять  таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать  начало подписи не следует, так как  в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

Отметка об исполнителе - это реквизит, о котором часто забывают, хотя он может значительно облегчить  работу, особенно если письмо подготовлено в крупной организации. Этот реквизит включает в себя фамилию и номер  телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме.

По указанному номеру телефона легко  можно получить всю интересующую информацию, не обращаясь к руководству  организации и не занимаясь долгими  поисками нужного сотрудника.

Отметка об исполнителе размещается  в левом нижнем углу на лицевой  или оборотной стороне последнего листа письма.

 

3.  Особенности составления различных видов деловых писем

 

Чтобы не испортить хорошие отношения  с партнерами, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться.

Первое письмо должно создать благоприятное  впечатление о фирме, ее деятельности и о вас лично. С получением послания начинается первая безличная  встреча с вами. Эта встреча  может привести в дальнейшем к  заключению взаимовыгодной сделки или, наоборот, стать последней.

Деловое письмо должно быть безукоризненным  во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать  его неправомочным с юридической  точки зрения. Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. Вы быстрее получите ответ  в том случае, когда отправите  готовые конверты с адресом и  адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем если бы ему пришлось писать письмо самому.

В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное  решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно быть максимально  корректным, чтобы не потерять партнера.

Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и  выражайте эту мысль как можно  проще и лаконичнее. Помните, что  длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова - короткие фразы (10 - 12 слов) - короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего зрительного эффекта  вы добьетесь, если сохраните такие  его пропорции: в ширину абзац  должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется:

- разрывать абзац так, чтобы  одна строка оставалась на  первой странице, а все остальные  - на второй;

- переносить от абзаца одну  строку на следующую страницу - там должно быть не менее  двух строк;

- заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом  с дефисом.

Письмо не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности о товаре, его  техническое описание и т.д. следует  изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма - две страницы. Психологи  считают, что больший объем не воспринимается адресатом.

Не залезайте на поля. Имейте в  виду, что широкие поля делают письмо более легким для чтения и более  привлекательным. Широкие поля создают  впечатление "свободного пространства" на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему  значимость. В идеале поле документа  не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой); это  придает документу более дружеский  и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект "приведения в порядок" страницы.

В вашем письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно  построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все ваши усилия.

Деловые письма пишутся на аккуратно  обрезанной, только белой бумаге. Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для вашей переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем - в конверт. Складывается письмо текстом внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.

Забота о профессиональной репутации, этикет требуют очень внимательного  отношения и к канцелярским принадлежностям. Естественно, слова вашего письма останутся  теми же самыми независимо от того, будет  ли лента вашей машинки новой  или старой, используете вы для  печати компьютер с лазерным принтером  или с матричным. Но в одном  случае о вас будут говорить как  о деловом человеке, который стремится  укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что вы не хотите думать об удобочитаемости и прочих "пустяках".

Подписывайте письмо цветом чернил, отличным от тех, которыми был напечатан  текст.

Отвечать на полученные вами письма или даже открытки желательно как  можно быстрее, не позднее чем  через три - пять дней после их получения. В случае задержки сообщите о получении, попросите извинения и объясните  причину несвоевременного ответа.

Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать  о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.

 

2. ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАКЛЮЧЕНИЮ И ИСПОЛНЕНИЮ ДОГОВОРА

2.1 Общая характеристика

Допустим, покупатель решил приобрести у поставщика продукцию с оплатой  по безналичному расчету. Каковы будут  его действия, и каковы действия поставщика?

По идее поставщик должен бы предложить покупателю заключить договор купли-продажи, обменяться подписанными каждой из сторон сделки экземплярами договоров и  т.д. Но поставщик может ничего этого  не делать, а просто выписать счет на товар, предложить его оплатить и  забрать товар на складе после  поступления денег. При отгрузке товара поставщик также выпишет  накладную и (если он применяет общую  систему налогообложения) счет-фактуру.

Дело в том, что Гражданским  кодексом, наряду с письменной формой, предусмотрена возможность заключения договора путем направления одной  из его сторон  другой стороне  оферты - предложения заключить договор  на определенных условиях. Если сторона, получившая оферту, выражает с ней  согласие (совершает акцепт оферты), договор считается заключенным  и имеет такую же силу, как и  письменный двухсторонний договор, подписанный и скрепленный печатями сторон.

Гражданский кодекс Российской Федерации.