Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

Содержание

ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1. ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ . . . . . . . . .3
2. Краткая характеристика информационно-справочных документов . . . 3

3. Оформление и составление справок . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

4. Оформление и составление протоколов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

5. Оформление и составление актов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Список литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

Приложения. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

Особое место в  работе организаций и предприятий занимают информационно-справочные документы. Т.к. подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о практическом положении дел. Информационно-справочные документы служат основанием для принятия распорядительных документов, и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, и в отличии от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документов может только побуждать к действию или только принята к сведению. 

1. ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 

К информационно-справочным документам относят:

1. Справки
2. Служебные записки (докладные и объяснительные)
3. Сводки
4. Акты
5. Письма (письма-запросы и письма-ответы, сопроводительные и гарантийные письма)
6. Телеграммы
7. Телефонограммы
8. Сообщения, передаваемые по факсимильной связи (факсы)
9. Сообщения, передаваемые по электронной почте
10. Расписки
11. Доверенности

 

2. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Справка

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Они бывают двух видов:

- описывающие и  подтверждающие факты или события  в производственной деятельности  организации;

- удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д.

Служебная записка

Служебная записка - документ, адресованный руководителю, применяемый для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. В тексте записки излагаются факт или событие, послужившие поводом для ее написания, а также выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладная записка  – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Готовится по инициативе работника или по указанию руководства. Состоит из констатирующей и рекомендательной частей.

Объяснительная записка  – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного  документа (плана, отчета, проекта и  т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Сводка

Сводка  - сведение информации, данных, показателей в единый список, отчет.

Акт

Акт – справочно-информационный документ, составляется группой лиц  для подтверждения установленных  фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.).

Служебные письма

Письма-запросы и письма-ответы, сопроводительные и гарантийные письма, письма-приглашения, информационные и др.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы составления документа, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.

В письмах-запросах должна содержаться просьба о получении необходимых сведений от организаций-адресатов или об осуществлении действий, которые следует выполнять адресату. В одном письме не следует запрашивать сведения по нескольким разнородным вопросам. Письмо, как правило, должно составляться по одному вопросу.

Письмо-ответ должно содержать сведения, точно соответствующие запросу. В нем в обязательном порядке указывается номер и дата соответствующего письма-запроса.

Сопроводительные письма рассылаются вместе с документами, не имеющими адресующей части. В сопроводительных письмах указывают наименование сопровождаемого документа и цель его отправления, делается отметка о наличии приложения. Сопроводительные письма начинаются словами: "Направляем Вам…."

Гарантийное письмо - это письменное сообщение, гарантирующее выполнение содержащихся в нем обязательств. В последнем абзаце текста пишется: "Оплату гарантируем. Наши реквизиты:……..". Гарантийные письма подписываются руководителем и главным бухгалтером.

Оформление служебных  писем производится на бланках писем  в соответствии с «Порядком прохождения  исходящих и внутренних документов»  и «Общим требованиям к оформлению документов».

Телеграмма

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

Составляется в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы оформляются на бланках телеграммы. Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Телеграммы печатаются прописными буквами, без предлогов, без переноса слов, без исправлений. Знаки препинания употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие искажает смысл телеграммы; они пишутся сокращенно (зпт, тчк, тире).

Телефонограмма

Телефонограмма –  документ, передаваемый устно по каналам телефонной связи и записываемый получателем.

Телефонограммами  передаются несложные тексты (приглашения  на совещания, заседания и т.д.) В  тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Сообщение, передаваемое по факсимильной связи (факс)

Факс – передача информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.), посредством факсимильной связи.

Требования к составлению  и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа - подлинника (письма, договора, протокола и т.д.). Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой.

Сообщение, передаваемое по электронной почте

Сообщение, передаваемое по электронной почте –  документ, передаваемый по каналам электронной почты. Электронная почта используется как для пересылки сообщений между средствами электронно-вычислительной техники внутри одной организации,  и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Требования к оформлению документов, пересылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям к письмам.

Расписка

Расписка – документ с подписью, удостоверяющий получение подписавшим денег, вещей, материальные ценности. Расписка, нотариально заверенная, может служить одним из доказательств факта передачи.

Доверенность

Доверенность –  полномочие, оформленное письменно  и выдаваемое одним лицом другому  для представительства перед третьими лицами.

Текст доверенности фиксирует  факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического  лица). 

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей от имени организации. Бланк официальной доверенности на получение товарно-материальных ценностей хранится в материальном отделе управления бухгалтерского учета и финансового контроля. Данная доверенность визируется у главного бухгалтера (заместителя главного бухгалтера), заверяется гербовой печатью, после чего регистрируется в материальном отделе и выдается под роспись материально-ответственному лицу при наличии у него паспорта.

Личные  доверенности на получение денежных выплат хранятся в отделе документационного обеспечения. Доверенность оформляется доверителем при наличии у него паспорта в присутствии заверяющего сотрудника отдела документационного обеспечения.

Реквизиты доверенности:

- Название вида документа (доверенность);

- Фамилия, имя, отчество, паспортные данные лица, выдавшего доверенность;

- Фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

- Содержание доверенности;

- Наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

- Образец подписи лица, получившего доверенность;

- Срок действия доверенности;

- Подпись лица, выдавшего доверенность;

- Дата выдачи доверенности;

- Должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

 - Дата удостоверения подписи;

 - Печать.  
 

3. ОФОРМЛЕНИЕ  И СОСТАВЛЕНИЕ  СПРАВОК

 

1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей. В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные. Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, "О... за 1 квартал 1997 года". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

Формуляр-образец внешней справки. См. Приложение № 1

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает  составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает  руководитель учреждения. Справки финансового  характера подписывает и главный  бухгалтер учреждения. Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние - на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами. Датой справки является дата ее подписания. Адресат оформляют, как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.  

2. Справки, удостоверяющие  юридические факты: подтверждение  места работы, учебы, занимаемой  должности, места проживания и  т.д. Их выдают по запросам  заинтересованных лиц или учреждений. Это наиболее многочисленная  и ежедневно составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Образец трафаретного бланка справки. См. Приложение № 2

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что, адресат перемещен во вторую часть текста. Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется. Перемененные и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущей машинке. В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и печатью. Образец справки. См. Приложение № 3